Wie man eine gute Rezeption betreibt

An der Rezeption ist eine Person dafür verantwortlich, die Rezeption reibungslos und effizient zu führen, während sie das Unternehmen vertritt. Die erste Person, die Sie sehen, wenn Sie ein Geschäft betreten, ist in der Regel die Empfangsdame. Um eine effektive Rezeptionistin zu sein, muss eine Person ein starkes Verständnis der administrativen und administrativen Fähigkeiten sowie der zwischenmenschlichen Kommunikation besitzen.

Kennen Sie Ihren Umgang mit einem Computer. Um eine gute Rezeption zu führen, muss eine Person die Möglichkeit haben, einen Computer gut zu steuern. Eine Menge an der Rezeptionistin ist das Beantworten von E-Mails, das Ausdrucken der Wochenpläne und das Versenden von Mitteilungen an die Mitarbeiter. Einige Programme, die für Empfangsmitarbeiter hilfreich sind, sind Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks und Access. Das schnelle und genaue Tippen ist ebenfalls ein Plus.

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Probleme anpacken. Ein großer Teil des Empfangs einer effektiven Empfangsdame ist es, zu wissen, wie Probleme effizient und zeitnah behandelt werden. Schnelles kritisches Denken ist ein Muss, egal, ob Sie einen Drucker-Papierstau bewältigen müssen oder Ihr Chef sich zu einem kritischen Meeting in einer anderen Stadt verspätet.

Kommunizieren Sie effektiv mit anderen. Die Rezeption ist ideal für Menschen, die eine freundliche, helle Persönlichkeit und ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten besitzen. Der Job ist sicherlich nicht für das Antisoziale. Um eine Rezeptionistin zu sein, müssen Sie in der Lage sein, mit anderen Menschen klar und präzise zu kommunizieren. Es ist auch wichtig, stets ein gelassenes, entspanntes und professionelles Auftreten zu bewahren, egal wie hektisch oder überfordert Sie sind.

Verwenden Sie das Telefon wie ein Profi. An der Rezeption muss das Telefon Ihr bester Freund sein. Die Angestellten an der Rezeption verbringen einen großen Teil des Tages am Telefon, egal ob sie Nachrichten für den Chef ablegen, Anrufer an die einzelnen Anschlüsse der Mitarbeiter weiterleiten oder Konferenzgespräche einrichten. Um das Telefon richtig bedienen zu können, muss ein Empfangsmitarbeiter immer höflich sprechen, während des Gesprächs nicht essen, keine schlechten Worte verwenden und ernsthaft besorgt sein, wenn er die Person am anderen Ende der Leitung unterstützt.

Zeigen Sie ein ausgeprägtes Organisationsgefühl. Organisatorische Fähigkeiten sind für die einwandfreie Bedienung der Rezeption unerlässlich. Ein Empfangsmitarbeiter zu sein, bedeutet Multitasking.Manchmal sind Sie dafür verantwortlich, ein Dutzend Dinge gleichzeitig zu erledigen, von jemandem in der Warteschleife zu halten, mit jemandem zu sprechen, der auf einen Termin wartet, Faxe zu versenden und Rechnungen einzutippen. Die Position kann chaotisch sein, aber ein erfahrener Empfangsmitarbeiter muss die Fähigkeit haben, leicht damit umzugehen.

Spitze

Seien Sie flexibel und entgegenkommend. Um als Empfangsdame glänzen zu können, müssen Sie bereit sein, neue Rollen zu übernehmen und darüber hinauszugehen, auch wenn dies nicht Bestandteil Ihrer Tätigkeitsbeschreibung ist. Wenn der Praktikant für den Tag frei ist und eine große Besprechung bevorsteht, zögern Sie nicht, einen schnellen Kaffee-Lauf für die Büroleiter durchzuführen.