Die Aufgaben eines Administrators variieren je nach Branche. Allerdings sind einige Aufgaben auf breiter Front ähnlich. Eine Schlüsselrolle eines Büroadministrators trägt zur Gesamtorganisation des Büros bei. Administratoren unterstützen ihre Manager in einer Assistentenrolle und erledigen die täglichen Aufgaben, sodass sie sich auf wichtigere Unternehmensaufgaben konzentrieren können.
Vorräte
Ein Administrator stellt sicher, dass das Büro reibungslos läuft, insbesondere für die Führungskraft, an die sie direkt berichten. Als Administrator sind Sie für einige Reinigungsaufgaben zuständig, z. B. um sicherzustellen, dass Büromaterial vollständig gefüllt ist. Dinge wie das Bestellen von Papier, Tintenpatronen und Stiften können zu Ihrer Verantwortung gehören. Zusätzlich zu den Lieferungen können Sie auch als "Vermittler" dienen und für Besorgungen verantwortlich sein, die nicht mit Ihrer Arbeit zusammenhängen. In einigen Branchen werden Sie möglicherweise aufgefordert, persönliche, nicht berufsbezogene Besorgungen für Ihren Chef zu erledigen.
$config[code] not foundTerminplanung
Führungskräfte werden oft mit Meetings überflutet, um teilzunehmen. Als Administrator besteht eine Ihrer Aufgaben darin, den Zeitplan Ihres Chefs zu organisieren. Sie koordinieren die Besprechungen für Ihren Chef und stellen sicher, dass keine doppelt gebuchten Besprechungen stattfinden.Sobald ein Meeting geplant ist, sind Sie auch dafür verantwortlich, den anderen Teilnehmer anzurufen und zu bestätigen, dass er sich treffen kann. Wenn Ihr Chef aus beruflichen Gründen reisen muss, sind Sie möglicherweise auch für die Buchung seiner Reisearrangements verantwortlich.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtKommunikationen
Da Führungskräfte wichtige Mitglieder eines Unternehmens sind, werden viele eingehende Anrufe an sie gerichtet. Administratoren werden für die Überprüfung von Anrufen zuständig sein und sicherstellen, dass nur die Personen, die wirklich mit einer Führungskraft sprechen müssen, dazu berechtigt sind. Neben Telefonaufgaben können Administratoren aufgefordert werden, einige der allgemeinen E-Mails zu lesen und zu beantworten, die eine Führungskraft erhält. Kommunikationsaufgaben, die vom Administrator erledigt werden, erleichtern der Führungskraft das Leben.
Produktivität und Ordnung
Ein Administrator sollte immer darüber nachdenken, wie das Büro effizienter gestaltet werden kann. Dies könnte bedeuten, eine neue Möglichkeit zu entwickeln, auf E-Mails zu antworten, billigere Alternativen zu finden, die die Bürokosten niedrig halten, oder sogar ein Sitzdiagramm zu erstellen, das die Ablenkungen der Mitarbeiter begrenzt. Bei Problemen, die die Produktivität des Büros einschränken können, muss der Administrator Maßnahmen zur Behebung des Problems ergreifen. Wenn bei einem Drucker oder Computer beispielsweise Probleme auftreten, wird der Administrator einen Techniker anrufen, um das Problem zu beheben.
