Mein Unternehmen, Journyx, gibt es bereits seit 16 Jahren. In dieser Zeit haben wir einen der größten wirtschaftlichen Abschwünge der Geschichte, das Entstehen einer gleichzeitig aufregenden und furchterregenden Social-Media-Sphäre und bedeutende Übergänge beim Kauf von Software und durchgemacht geliefert. Wir waren jedoch nicht immer so robust.
Am Anfang waren wir einige Male dem absoluten Scheitern nahe.Es hatte nichts mit unserem Produkt zu tun; Kunden fanden, dass es seine versprochene Funktionalität geliefert hatte und noch mehr. Es hatte auch nichts mit unserem Team zu tun, oder mit einer schlechten internen Politik.
Der Grund, warum ich Ihnen diese Hintergrundgeschichte erzähle, liegt darin, dass wir hier eine Lektion lernen müssen: Wir hatten keine klare Vorstellung von unserer Pipeline und unserem Cashflow. Wir hatten Schwierigkeiten vorherzusagen, wie viel Bargeld wir in der Zukunft in der Bank haben würden. Es war ein ernstes Problem und leider ein allgemeines Problem. Vielleicht sogar eine, die Sie in Ihrem Unternehmen erlebt haben.
Insbesondere für kleine Unternehmen und Startups ist es leicht, sich auf die Aufregung des Hier und Jetzt zu konzentrieren. Die Zukunft ist ein abstraktes Konzept für Unternehmen auf Unternehmensebene, bis es nicht Sie müssen sich von Anfang an auf Wachstum konzentrieren. Erfolg ist kein Traum, aber paradoxerweise kann er Sie zerstören, wenn Sie nicht darauf vorbereitet sind.
Wir waren nicht das erste Unternehmen, dem Wachstumsperioden bevorstanden, die wir nicht bewältigen konnten, und wir werden nicht die letzten sein. Glücklicherweise ist es einfach, ein System zu implementieren, das eine intelligente Prognose ermöglicht.
Im Folgenden sind fünf Schritte aufgeführt, mit denen Sie sicherstellen können, dass in Ihrem Unternehmen nicht dieselben Probleme auftreten:
1. Projekte einzeln verfolgen
Die für Mitarbeiter aufgewendete Zeit für Projekte zu verfolgen, ist großartig, aber Sie können maximalen Nutzen daraus ziehen, wenn Sie jedes Projekt separat verfolgen. Auf diese Weise können Sie jedes Projekt als ein einzigartiges Element der Unternehmensrentabilität betrachten. Diese Erkenntnis ist bei der Ressourcenzuteilung unglaublich wertvoll, da Sie die Parameter für jedes Projekt relativ zur aktuellen Verfügbarkeit des Unternehmens kennen.
2. Überwachen Sie die Aufgaben und Änderungen der Mitarbeiter
In jeder Organisation ist es von Vorteil, zu wissen, was Ihre Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt tun. Sie möchten, dass sie an Aufgaben arbeiten, die tatsächlich für das Unternehmen von Vorteil sind. Es ist jedoch auch wichtig zu überlegen, an welchen Stellen sie am effektivsten sind. Durch die Implementierung eines Systems, mit dem Mitarbeiter die Zeit für bestimmte Aufgaben nachverfolgen können, können Sie erkennen, wo sie am nützlichsten sind. Die Chancen sind, dass sie es am liebsten machen. Es ist nicht notwendig, die Jobrollen der Mitarbeiter täglich zu ändern, aber erwägen Sie eine Änderung, wenn die Beweise nahelegen, dass sie ihre Fähigkeiten in einem neuen Bereich verbessert haben und woanders möglicherweise von Nutzen sind.
3. Erstellen Sie eine Datenbank früherer Projekte
Ein Rückstand an Ihren Projekten ist unglaublich wertvoll, obwohl der Aufbau einige Zeit in Anspruch nimmt. Mit diesen Informationen können Sie ermitteln, wie viele Personen normalerweise zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Budgets je nach Umfang; und perfekte Zeitpläne basierend auf den Gesamtprojektparametern. Selbst die am wenigsten effizienten Projekte werden wertvoll, weil Sie genauso viele Informationen daraus abrufen können. Sie werden wissen, was nicht funktioniert hat, welche Faktoren Sie veranlasst haben, das Budget zu überschreiten und aus den Fehlern zu lernen.
4. Kennen Sie immer Ihre verfügbaren Ressourcen
Ein kritischer Teil jedes Projektplans ist die Erstellung Ihres Teams. Diese Aufgabe ist einfacher, wenn Sie genau wissen, wer verfügbar ist (mit den erforderlichen Fähigkeiten) und welchen Zeitplan sie für die Dauer des Projekts haben werden. Wenn Sie über ein automatisiertes Projektmanagementsystem verfügen, sind die Zeitpläne der Mitarbeiter sofort ersichtlich, und etwaige Urlaubsanträge werden zur Kenntnis genommen. Sie kennen auch die Aufgaben, an denen andere Mitarbeiter arbeiten, um zu vermeiden, dass Ressourcen zu dünn werden oder eine Person Aufgaben zugewiesen wird, für die sie nicht geeignet sind.
5. Überwachen Sie ständig die Ressourcennutzung im Verhältnis zu Budget und Zeitplan
Wenn Sie die für ein Projekt aufgewendete Zeit und Ressourcen mit dem prozentualen Fertigstellungsgrad vergleichen, können Sie feststellen, welche Projekte zu viele Ressourcen in Anspruch nehmen, um rentabel zu bleiben. Auf diese Weise können Sie Assets bei Bedarf neu auf Projekte verteilen oder sogar Projekte abbrechen, die zu weit weg sind, um Ihrem Unternehmen zu helfen. Es ist immer besser, Probleme frühzeitig zu ermitteln, und ein dynamisches Trackingsystem liefert diese Erkenntnis. Manchmal ist es am besten, Ihre Verluste zu reduzieren und weiterzugehen. Die Kosten können schnell außer Kontrolle geraten und Ihre Situation kann sich verschlechtern.
Es ist zwar möglich, diese Systeme mithilfe grundlegender Geschäftsprogramme zu verfolgen (wir haben frühzeitig Excel und QuickBooks verwendet), aber automatisierte, programmierbare Systeme werden die Katalogisierungszeit und Fehler erheblich reduzieren. Unabhängig von der von Ihnen gewählten Methode starten Sie ASAP, falls Sie dies noch nicht getan haben. Wachstum sollte Anlass zur Erregung sein, nicht zur Sorge.
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