Wenn Sie anderen Kleinunternehmern ähnlich sind, haben Sie in den letzten Jahren wahrscheinlich mehr Zeit für Online-Meetings aufgewendet. Es gibt jedoch knifflige Situationen, in denen diese Art von Meetings involviert ist, im Gegensatz zu dem Treffen der alten Schule, das an einem Konferenztisch abgehalten wird, oder im Büro eines Kunden, an das Sie sich vielleicht erinnern möchten. Um sicherzugehen, dass Sie allen anderen Meetingteilnehmern zuvorkommend sind, finden Sie hier 50 Tipps für die Online-Meetingetikette.
$config[code] not foundTipps zum Umgang mit Online-Business-Meetings
Nur Termine für notwendige Besprechungen
Die erste Regel für Meetings, auch online, ist, dass sie einem bestimmten Zweck dienen. Wenn dies etwas ist, das Sie einfach in einer kurzen E-Mail senden oder auf eine andere, weniger zeitaufwendige Weise lösen können, sollten Sie Ihr Team nicht dazu zwingen, eine ganze Besprechung zu verbringen.
Laden Sie wesentliche Personen ein
In ähnlicher Weise sollte Ihr Meeting nur die Personen einschließen, die für das Gespräch tatsächlich wesentlich sind. Wenn Sie jemanden einladen, für den die Informationen nicht wirklich relevant sind, verlieren Sie nur ihre Zeit.
Keine unangemeldeten Gäste einladen
Sie sollten auch jedem, der an der Gästeliste teilnimmt, deutlich machen. Sie möchten niemanden überraschen, wenn das Meeting beginnt.
Fragen Sie die Leute nach dem Zeitplan
Für Online-Meetings kann es auch eine gute Idee sein, wichtige Teilnehmer nach den für sie geltenden Zeiten zu fragen, anstatt sie nur zu planen und dann Leute einzuladen.
Senden Sie eine offizielle Einladung
Nachdem Sie eine Uhrzeit und ein Datum ausgewählt haben, können Sie eine offizielle Einladung in ein Programm wie Google Calendar senden, damit die Benutzer eine bestimmte Uhrzeit reservieren können.
Bestätigen Sie falls notwendig
Wenn Sie eine Besprechung frühzeitig geplant haben, können Sie die Verbindung zu den Personen, mit denen Sie sich gerade treffen, um einen Tag im Voraus bestätigen.
Senden Sie eine bestimmte Agenda
Senden Sie vor dem Meeting mindestens ein paar Tage bis zu einer Woche, wenn möglich, eine Agenda an alle Teilnehmer, in der die Einzelheiten des Meetings beschrieben werden.
Bieten Sie einen festgelegten Zeitplan an
Sie sollten auch Zeiten auf Ihre Agenda setzen, damit die Teilnehmer den Rest des Tages planen können.
Lassen Sie die Leute wissen, was zu erwarten ist
Wenn Sie möchten, dass Personen während des Meetings Dokumente oder anderes Material zur Verfügung haben, egal, ob es sich um ein wichtiges Dokument oder um Kontaktinformationen des Kunden handelt, machen Sie dies im Voraus klar.
Stellen Sie sicher, dass jeder auf Online-Konferenzräume zugreifen kann
Wenn Sie eine virtuelle Besprechung abhalten, sollten Sie sich vorher mit allen Personen in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass sie auf das Programm zugreifen können, das Sie verwenden möchten. Informieren Sie sie rechtzeitig, falls Sie eine App herunterladen müssen, um an Ihrem Meeting teilzunehmen.
Habe vorher einen Test
Es ist auch eine gute Idee, Ihre eigene Meeting-App oder Ihr Meeting-Programm zu testen, um sicherzustellen, dass das Meeting reibungslos verläuft.
Haben Sie einen geeigneten Benutzernamen und ein Foto
Wenn Sie ein Programm wie Skype für Besprechungen verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihr Benutzername und Ihr Foto für professionelle Besprechungen geeignet sind.
Zeitzonen bestätigen
Bei virtuellen Besprechungen müssen Sie sich auch bei der Planung über die Zeitzone im Klaren sein. Gehen Sie nicht davon aus, dass sich neue Kontakte in Ihrer Zeitzone befinden.
Zeigen Sie sich rechtzeitig
Unabhängig davon, ob Sie das Meeting durchführen oder nur als Gast teilnehmen, müssen Sie pünktlich erscheinen. Realistisch gesehen sollten Sie ein bisschen früher sein, um sicher zu sein.
Rufen Sie an, wenn Sie einen Konflikt haben
Wenn Sie einen Notfall oder einen Konflikt haben, durch den Sie ein Meeting verpassen oder zu spät kommen, müssen Sie den Gastgeber oder die Teilnehmer so schnell wie möglich darüber informieren. Wenn Ihr Konflikt am Tag des Meetings auftritt, bedeutet dies wahrscheinlich, dass Sie die Person anrufen müssen, damit Sie sicher sein können, dass sie die Nachricht erhält.
Warten Sie, bis alle ankommen
Sobald Sie sich in Ihren Online-Konferenzraum eingewählt haben oder diesen betreten haben, begrüßen Sie die Personen, während sie auftauchen, aber warten Sie, bis alle anwesend sind, bevor Sie wirklich eintauchen.
Wählen Sie einen ruhigen Ort
Auch wenn Sie Online-Meetings von praktisch überall aus durchführen können, ist es am besten, einen ruhigen Ort zu wählen, an dem es nicht zu viel Ablenkung oder Lärm gibt.
Stellen Sie Volumes sofort her
Wenn alle Personen in einer Online-Konferenz auftauchen, bitten Sie alle, die Lautstärke zu testen, damit Sie bei Bedarf sofort Anpassungen vornehmen können.
Entsprechend kleiden
Wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, müssen Sie Ihr Aussehen berücksichtigen. Es ist möglicherweise nicht so wichtig wie für persönliche Meetings. Aber Sie müssen trotzdem professionell aussehen.
Einführungen machen
Wenn Sie Personen eingeladen haben, die sich möglicherweise nicht zu einem Online-Meeting kennen, stellen Sie sicher, dass Sie sie persönlich vorstellen oder ihnen die Möglichkeit geben, sich zu Beginn des Meetings vorzustellen.
Erinnere dich an Namen
Egal, ob Sie sich zum ersten Mal oder zum siebten Mal mit jemandem treffen, sich an Namen erinnern und sie tatsächlich verwenden, wenn die Begrüßung von Personen eine große Rolle spielen kann
Bleib beim Thema
Während des Meetings können Sie von Zeit zu Zeit an Nebengesprächen teilnehmen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie das Gespräch immer wieder zum eigentlichen Zweck führen, und behalten Sie die Uhr im Auge, damit Sie die Zeit aller einhalten können.
Laut sprechen
Wenn Sie während eines Meetings sprechen, vergewissern Sie sich, dass Sie laut genug gesprochen werden, damit alle Sie hören können.
Unterbrechen Sie keine anderen
Und wenn andere reden, lassen Sie sie immer zu Ende, bevor Sie sich selbst einen Gedanken machen.
Vermeiden Sie es, sofort zu sprechen
Wenn eine Frage an die gesamte Gruppe gestellt wird, können Sie umständliche Unterbrechungen vermeiden, indem Sie eine Sekunde warten, um sich zu äußern. Wenn andere dies sofort tun, warten Sie, bis Sie an der Reihe sind. Wenn sich niemand meldet, können Sie gut gehen.
Fragen Sie vor dem Teilen langer Gedanken
Wenn Sie einen langen Gedanken oder eine Idee zum Teilen haben, fragen Sie, ob Sie dies vorab tun können, falls Sie nicht genug Zeit haben. Sie können es später jederzeit in einer E-Mail abrunden oder in einem anderen Meeting teilen.
Stummschaltung, wenn Sie nicht sprechen
Um zu vermeiden, dass Hintergrundgeräusche für andere eine Ablenkung darstellen, sollten Sie sich stummschalten, wenn Sie längere Zeit nicht sprechen.
Hör genau zu
Stellen Sie sicher, dass Sie tatsächlich zuhören, während andere sprechen. Sie möchten nichts verpassen und später in einer Frage zur Sprache bringen.
Zeigen Sie, dass Sie zuhören
Sie sollten auch Personen zeigen, die Sie hören, wenn sie sprechen, wenn Sie sich auf einer Videokonferenz befinden. Vergraben Sie nicht einfach Ihren Kopf in Ihren Notizen. Schau sie dir an und übe das aktive Zuhören.
Vorsicht mit Humor
Wenn Sie das Gefühl haben, bei Meetings Humor einsetzen zu müssen, vergewissern Sie sich, dass es für Ihr Publikum geeignet ist. Dies ist viel einfacher, wenn Sie nur mit nahen Teammitgliedern sprechen. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie sich mit Kunden oder Personen treffen, die Sie nicht gut kennen.
Stellen Sie Kopien wesentlicher Dokumente zur Verfügung
Wenn Sie während Ihrer Besprechung auf wichtige Dokumente verweisen, senden Sie diese Elemente vor oder während der Besprechung an die Besprechungsteilnehmer, damit sie diese als Referenz erhalten können.
Seien Sie mit Präsentationsmaterial vorbereitet
Wenn Sie eine Ausrüstung benötigen, um eine Präsentation zu erstellen, stellen Sie sicher, dass alles ordnungsgemäß funktioniert, damit Sie keine Zeit damit verbringen, die Präsentation zum Laufen zu bringen.
Kenne deine Zuhörer
Bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation oder anderer Tagesordnungspunkte ist es auch wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe berücksichtigen und Ihre Nachrichten speziell auf sie abstimmen. Verschwenden Sie nicht die Zeit der Menschen mit Stellplätzen, die nicht relevant sind. Verwenden Sie keinen Ton oder ein Thema, das nicht genau die Personen anspricht, mit denen Sie sich treffen.
Legen Sie Ihr Telefon weg
Sie sollten Ihr Telefon auch während Besprechungen stummschalten, damit es nicht unterbrochen wird.
Vermeiden Sie nervöse Gewohnheiten
In manchen Fällen ist es natürlich, wenn Sie sich mit Teilnehmern treffen, um nervöse Gewohnheiten wie Klickstifte oder Kaugummi zu üben. Aber bemühen Sie sich bewusst, diese bei professionellen Meetings zu vermeiden.
Essen Sie nicht während Sie reden
Sie sollten es auch vermeiden, während Online-Meetings zu essen. Nimm also vorher einen Snack.Und trinken Sie nur dann Wasser, wenn jemand anderes an der Reihe ist, falls nötig zu sprechen.
Haben Sie eine festgelegte Zeit für Fragen
Es ist auch eine gute Idee, eine bestimmte Zeit für die Leute zu haben, um Fragen zu stellen, wenn Sie derjenige sind, der das Meeting leitet. Und wenn Sie teilnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Gelegenheit auf der Tagesordnung finden, damit Sie wissen, wann Sie Punkte ansprechen.
Dominieren Sie nicht den Fragenbereich
Wenn dieser Fragenabschnitt auftaucht, können Sie ein oder zwei Fragen stellen. Aber dominiere das Gespräch nicht. Gib auch anderen eine Chance.
Gutschrift für Ideen
Wenn Sie während eines Meetings etwas ansprechen, das ursprünglich nicht Ihre Idee war, stellen Sie sicher, dass Sie dem Absender eine Anerkennung geben. Wenn Sie das nicht tun, werden die Leute einfach davon ausgehen, dass es Ihre Idee war.
Besprechen Sie persönliche Angelegenheiten nach dem Meeting
Wenn während eines Gruppentreffens etwas auftaucht, das wirklich nur für Sie und eine andere Person relevant ist, sollten Sie sich später Zeit nehmen, um darüber zu sprechen, anstatt die Zeit aller anderen zu beanspruchen.
Rufen Sie keine Leute an
Es kann auch vorkommen, dass ein Mitglied Ihres Teams einen Fehler macht, der sich negativ auf Ihre Besprechung auswirkt. Verwenden Sie jedoch keine Besprechungszeit, um sie zu unterrichten. Rufen Sie anschließend eine private Besprechung mit dieser Person an, um gegebenenfalls zu besprechen.
Bleib ruhig
Und egal mit wem Sie es zu tun haben, verlieren Sie während eines Meetings nicht die Beherrschung.
Gönnen Sie sich Pausen für lange Meetings
Wenn Sie eine Besprechung abhalten, die einige Stunden oder mehr dauern wird, nehmen Sie geplante Pausen in Ihre Tagesordnung auf, damit sich die Menschen etwas zum Essen holen, ihre Telefone abrufen und die Toilette benutzen können.
Ende pünktlich
Behalten Sie während der gesamten Besprechung die Uhr im Auge, damit Sie sicher sein können, die Besprechung zu beenden, wenn Sie dies gesagt haben.
Geben Sie den Menschen die Möglichkeit zu gehen
Wenn Sie durch Zufall nicht die Möglichkeit hatten, in der vorgesehenen Zeit alles zu besprechen, was Sie wollten, können Sie die Leute fragen, ob sie bleiben und das Meeting beenden möchten. Geben Sie den Menschen jedoch die Möglichkeit, rechtzeitig abzureisen, wenn sie zuvor Verpflichtungen eingegangen sind.
Danke an alle fürs Mitmachen
Wenn Sie die Besprechung angerufen haben, vergewissern Sie sich, dass Sie sich bei allen Teilnehmern bedankt haben, bevor sie abreisen.
Kenntnis anderer Sprachen und Kulturen
In einigen Fällen treffen Sie möglicherweise auch Leute mit unterschiedlichen Hintergründen und Kulturen. Machen Sie sich daher vor dem Treffen mit ihrer Sprache und ihren Bräuchen bestmöglich vertraut.
Follow-Up mit Notizen
Nach Ihrem Meeting ist es eine gute Idee, einige Notizen oder Erinnerungen per E-Mail mit Personen zu teilen. Wenn Sie keine konkreten Fragen haben, senden Sie eine kurze Dankesnachricht.
Vermeiden Sie das Teilen von Meetinginformationen mit anderen
Wenn es sich um Besprechungen handelt, sollten die besprochenen Elemente in der Gruppe der Teilnehmer verbleiben, es sei denn, Sie haben etwas anderes erklärt. Teilen Sie die Details daher nicht mit anderen, die nicht anwesend waren.
Schließen Sie alle Aktionselemente ab
Wenn Sie nach dem Meeting freiwillig Aufgaben erledigt haben, sollten Sie sich unverzüglich darum kümmern.
Videokonferenz-Foto über Shutterstock
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