Protokoll ist der Begriff, der verwendet wird, um die Formalitäten und Höflichkeiten zu beschreiben, die die Beziehungen zwischen den Institutionen schmieren. Vor allem im Zusammenhang mit internationalen Beziehungen werden Organisationen häufig Protokolle einhalten, wenn ein VIP einen offiziellen Besuch abhält. Das US-Außenministerium hat eine Protokollabteilung, die für die Erleichterung von Staatsbesuchen zuständig ist und den reibungslosen Empfang von Würdenträgern im gesamten US-amerikanischen Botschaftssystem gewährleistet. Staatliche und städtische Regierungen haben ebenso wie Militärbefehle häufig Protokollbüros.
$config[code] not foundBeratung der Mitarbeiter
Eine wesentliche Aufgabe der Protokollbeauftragten besteht darin, das Personal der Organisation in Bezug auf die bei offiziellen Besuchen erwarteten Etikette und Höflichkeit zu beraten. Sie können beispielsweise Zollleitlinien veröffentlichen, die sich auf das Biegen, das Händeschütteln, die Interaktion mit dem anderen Geschlecht und den Austausch von Geschenken für Ämter beziehen, in denen Besuche ausländischer Würdenträger erwartet werden.
Höflichkeit erweitern
Die Pflichten der Protokollbeamten umfassen das Erstellen von Begrüßungsschreiben, das Vermitteln von kleinen Geschenken und Wertmarken oder das Telefonieren, um die Reisepläne von Würdenträgern zu erleichtern. Gelegentlich planen Protokollbeamte, Zeremonien zu planen, an denen ausländische Funktionäre ankommen. Zum Beispiel sind Staatsdinner eine wichtige und häufige Protokollfunktion im Weißen Haus.
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Ein Verständnis der Veranstaltungslogistik hilft Protokollbeamten, ihre Rolle als Veranstaltungsplaner wahrzunehmen. Offiziere müssen auch Urteilsvermögen, Haltung und zwischenmenschliche Fähigkeiten ausüben, wenn sie mit allen Beteiligten interagieren.
Follow-up durchführen
Nach Besuchen von Würdenträgern sorgen Protokollbeamte häufig für eine ordnungsgemäße Nachverfolgung mit Dankesschreiben und Wertschätzungen wie Erinnerungsfotos, Gedenktafeln und Trophäen. Das Ziel dieses Follow-ups ist es, den Würdenträgern ein Gefühl des guten Willens zu hinterlassen.
