Für Unternehmen, die langfristige Kunden und ein stabileres wiederkehrendes Einkommen suchen, kann die Einhaltung der DCAA (Defence Contract Audit Agency) ein echter Segen sein.
Ursprünglich im Jahr 1965 gegründet, um Überschneidungen zwischen den verschiedenen Militärzweigen zu vermeiden, ist die DCAA jetzt das Tor zu praktisch allen Dienstleistungs- und Arbeitsverträgen der US-Regierung. Seine Aufgabe besteht in erster Linie darin, die Aufrechterhaltung der Ehrlichkeit der Auftragnehmer zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Steuerzahler nicht für eine Fahrt mitgenommen werden.
$config[code] not foundLeider haben sich die Regeln für DCAA-konforme Bauunternehmer für viele Bauunternehmer im letzten Jahrzehnt immens geändert. Dies macht es schwieriger, den DCAA-Status zu halten.
Wie haben sich die Regeln geändert?
In der Vergangenheit erlaubte das Einstufungssystem der DCAA einen Grad der Nichteinhaltung der Vorschriften und würde sogar Vorschläge machen, wie ein Auftragnehmer seine Besoldungsgruppe verbessern könnte, indem er seine Mängel bei der Einhaltung der Vorschriften verbessert.
Nach den neuen Regeln hat der DCAA das Notensystem in ein Pass / Fail-System geändert. Auftragnehmer können nicht mehr einen Grad der Nichteinhaltung aufweisen und sind dennoch DCAA-genehmigt.
Nach Angaben der DCAA
„Die DCAA wird in Teilmeinungen nicht mehr unzulänglich berichten. Darüber hinaus werden im Auditbericht die Teile des Systems ermittelt, die von den Mängeln betroffen sind, und es wird empfohlen, dass der Vertragsbedienstete das System (falls vorhanden) ablehnt und die Aussetzung eines Prozentsatzes der Abschlagszahlungen oder die Erstattung von Kosten anstrebt. Weitere Vorschläge zur Verbesserung des Das System wird nicht mehr in den Auditberichten der internen Kontrolle angegeben. “
Die Kosten für den Verlust der DCAA-Konformität
Neben dem offensichtlichen Verlust potenzieller Geschäfte kann der Verlust der DCAA-Konformität schwerwiegende Folgen haben.
Für die Virginia Society of Certified Public Accountants, Tom Marcinko und Bill Foote, hebt CPA einige der Kosten hervor: „Der Eintritt in den Regierungsmarkt ohne Verständnis der Buchhaltung und anderer einzigartiger Anforderungen setzt das Unternehmen der Möglichkeit aus, dass es ihm nicht gelingt, Geschäfte zu tätigen und Geld zu verlieren und zivil- oder (in extremen Fällen) strafrechtlichen Sanktionen. “
Bleiben Sie in der DCAA-Konformität
Es gibt drei Vertragsarten, die Sie berücksichtigen sollten, die die DCAA in ihren Prüfungen bewertet:
- Festpreis
- Kosten erstattungsfähig
- Zeit und Material (einschließlich Gemeinkosten wie erfasste Kosten).
Um Probleme mit den neuen Bestimmungen zu vermeiden, sollten Sie am besten darauf vorbereitet sein, dass Sie vor einem DCAA-Audit die vollständige Einhaltung der DCAA gewährleisten.
David Goldstein, President bei InLine Financials LLC, schreibt:
„Der effektivste Weg zur Vorbereitung auf eine DCAA-Prüfung ist die Standardisierung der Rechnungslegungsverfahren in Unternehmen und die Verwendung eines umfassenden Systems zur Nachverfolgung und Aufzeichnung der Mitarbeiterzeit, lange bevor der Prüfprozess beginnt.
„Buchhaltungs- und Zeitnahme-Software ist von entscheidender Bedeutung, um auch die Umfrage vor dem DCAA-Audit zu bestehen. Unternehmen, die in der Lage sind, einen Überblick über umfassende Buchführungs- und Zeitmanagementpraktiken zu liefern, werden während des gesamten Prüfungsprozesses oft nur mit einem minimalen Überblick überwacht. Im Gegensatz dazu unterliegen Auftragnehmer mit weniger gängigen Verfahren zur Erfassung der Kosten, zur Verfolgung und Verteilung von Material, zur Rechnungsstellung und zur Überwachung der Arbeit einer mühsameren Prüfungserfahrung. Wenn die Buchhaltungssoftware eines Unternehmens sich als unfähig erwiesen hat, die von der DCAA vorgeschriebenen strengen Regeln einzuhalten, ist eine umfassende Überprüfung des manuellen Systems des Unternehmens erforderlich. "
Dies unterstreicht, dass Unternehmen Best Practices bei der Zeiterfassung verwenden müssen, zumal Zeiterfassung fast 75 Prozent der DCAA-Compliance ausmacht.
Der Verlust der DCAA-Konformität kann einen verheerenden Verlust für Ihr Unternehmen sowie für das Wohlbefinden Ihrer Kunden bedeuten. Indem Sie vor einem Audit proaktiv sind und mögliche Probleme angehen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen trotz der strengeren Vorschriften weiterhin die Anforderungen erfüllt.
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