Meetings sind eine wichtige Säule der Geschäftstätigkeit - sie ermöglichen Entscheidungen und Maßnahmen. In den produktivsten Meetings werden Aktionspunkte verwaltet, ohne sich von anderen wichtigen Tagesordnungspunkten zu trennen. Wenn die Maßnahmen nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, kann wertvolle Zeit damit verschwendet werden, Aufgaben zu besprechen, die nicht erledigt werden, die beabsichtigten Ziele nicht erreichen oder der Organisation keinen Nutzen bringen. Das effektive Verwalten von Aktionselementen bis zum Abschluss beginnt mit der genauen Erfassung in den Besprechungsprotokollen.
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Definieren Sie die Aufgaben eindeutig und lassen Sie keinen Raum für Fehlinterpretationen. Stellen Sie die Aktion während der Dokumentation erneut ein, um sicherzustellen, dass die Besprechungsteilnehmer mit den erwarteten Ergebnissen übereinstimmen und sie verstehen. Weisen Sie die Aktion einer im Meeting anwesenden Person zu, und weisen Sie diese Person dazu an, die Verantwortung verbal anzuerkennen. Ein schlecht angegebenes Aktionselement, das einer Person zugewiesen wurde, die zum Zeitpunkt des Problems nicht anwesend war, konnte auf unbestimmte Zeit geöffnet bleiben.
Aufzeichnung
Verwenden Sie ein standardisiertes Format für die Aufzeichnung von Meetings, wobei ein Abschnitt speziell für die Liste der Aktionselemente vorgesehen ist. Wenn Sie das Format konsistent halten, können Sie sicherstellen, dass Probleme richtig erfasst werden, um eine effiziente Nachverfolgung zu ermöglichen. Notieren Sie sich, was zu tun ist, wer dafür verantwortlich ist, dass dies geschieht, das Datum, an dem die Ausgabe ausgelöst wurde oder die Aktion zugewiesen wurde, und das Datum, an dem die Aktion voraussichtlich abgeschlossen sein wird. Weisen Sie für jede Aufgabe einen primären Eigentümer und eine Sicherungsperson zu. Die Sicherung kann als Mitarbeiter des primären Eigentümers dienen und die Aufgabe bei Bedarf unterstützen.
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Warten Sie nicht zu lange, um die Protokollprotokolle zu verteilen. Wenn jemand während des Meetings elektronische Notizen macht, kann das Protokoll sofort nach Abschluss des Meetings oder kurz danach zur Verteilung bereitstehen. Lange Verzögerungen können dazu führen, dass die Teilnehmer das Gefühl der Unmittelbarkeit verlieren. Neuere Aktionszuweisungen können dann eine höhere Priorität haben als diejenigen, die während Ihres Meetings ausgegeben wurden.
Verfolgung
Verwenden Sie die Liste der Aktionselemente, um Zuordnungen anhand der ermittelten Fälligkeiten zu verfolgen. Wenn das Meeting Teil einer regelmäßig geplanten Serie war, beginnen Sie das nächste Meeting mit einer Überprüfung der offenen Aktionen. Informieren Sie die Teilnehmer im Voraus, damit sie das erforderliche Präsentationsmaterial für den Berichtfortschritt vorbereiten können. Wenn es sich bei der Besprechung um eine einmalige oder eigenständige Sitzung handelte, konzentrierte sich das Follow-up mit den Aktionseignern einzeln oder in einer neuen Besprechung ausschließlich auf das Verfolgen von Aktionen bis zum Abschluss.
Sichtweite
Wenn Fälligkeiten nicht eingehalten werden oder die gemeldeten Maßnahmen die Erwartungen nicht erfüllen, machen Sie diese Fakten für die Teammitglieder sichtbar. Verteilen Sie die Liste der Aktionselemente neu, einschließlich schriftlicher Kommentare, die klar erklären, was die Verzögerung verursacht hat, warum die Aktion als unzureichend erachtet wurde und was getan werden muss, um wieder auf Kurs zu kommen. Wenn Managementunterstützung erforderlich ist, um Straßensperren zu entfernen, planen Sie mit den entsprechenden Mitgliedern des Managementteams Zeit, um eine kurze Zusammenfassung des Problems und der vom Team empfohlenen Lösung bereitzustellen.
Schließung
Wenn eine Aktion abgeschlossen ist, aktualisieren Sie die Liste der Aktionselemente, indem Sie das Datum angeben, an dem das Problem geschlossen wurde. Verteilen Sie die Liste an die Teammitglieder, damit sie sehen können, welche Aktionen wann abgeschlossen wurden. Nachdem alle Personen die geschlossenen Elemente gesehen haben, entfernen Sie sie aus der Liste. Geschlossene Elemente können je nach den Anforderungen des Teams oder den Erwartungen des Managements archiviert oder gelöscht werden.
