Wie schreibe ich ein Firmenprotokoll?

Das Firmenprotokoll dient als offizielles Dokument eines Unternehmensmeeting. Ordnungsgemäß geführte Protokolle bieten eine objektive Zusammenfassung der Verwaltungsrats- und Ausschussverfahren und dienen gleichzeitig als Nachweis für die Einhaltung der aufsichtsrechtlichen und treuhänderischen Verpflichtungen.

Füllen Sie zuerst die grundlegenden Details aus

Notieren Sie wesentliche Fakten im ersten Absatz. Vermerken Sie, wann und wo das Treffen stattgefunden hat und wie lange es gedauert hat, sowie das Vorhandensein oder Nichtvorhandensein eines Kollegiums. Identifizieren Sie alle Teilnehmer, beginnend mit Vorstandsmitgliedern und Direktoren. Geben Sie an, ob welche fehlen. Notieren Sie die Namen der Mitarbeiter oder Gäste in einer separaten Zeile. Geben Sie außerdem an, ob es sich bei der Veranstaltung um eine regelmäßige oder besondere Besprechung handelt.

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Identifizieren Sie die wichtigsten Aktionen

Geben Sie für jeden Antrag einen Absatz an, beginnend mit der Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung. Stellen Sie fest, wer den Antrag und das Ergebnis gemacht hat, aber machen Sie sich keine Sorgen darüber, wer die Abgeordneten benannt haben. Wenn es sich bei der Abstimmung um einen namentlichen Aufruf handelt, geben Sie den Namen jeder Person an. Achten Sie darauf, Bewegungen Wort für Wort aufzunehmen.

Spitze

Wenn Sie nicht sicher sind, wer einen Antrag gestellt hat, haben Sie keine Angst zu fragen. Wenn Sie jedoch einen bestimmten Punkt nicht verstehen, markieren Sie ihn auf Ihrem Steno-Pad - oder grobe Notizen auf Ihrem Laptop -, damit Sie den Vorsitzenden später danach fragen können.

Wesentliche Punkte zusammenfassen

Verdrängen Sie lange Diskussionen. Die Entscheidung der Vorstandsmitglieder über ein Thema ist relevanter als die Methoden, mit denen sie einen Konsens darüber erzielen. Wenn aufgrund regulatorischer oder treuhänderischer Verpflichtungen bestimmte Informationen aufgezeichnet werden müssen, werden nur die Faktoren erfasst, die eine bestimmte Abstimmung beeinflusst haben, wie z. B. die Debatte über die Vor- und Nachteile eines Vorschlags.

Spitze

Verwenden Sie, wo immer möglich, Schlüsselwörter, um Notizen aufzuzeichnen. Schreiben Sie in Schlüsselwörter auf der linken Seite Ihres Steno-Pads, falls Sie eines verwenden. Machen Sie sich zu jedem Stichwort auf der rechten Seite Notizen.

Rekordabweichungen und Enthaltungen aufzeichnen

Feststellen von Ereignissen wie Ablehnung oder Enthaltung wenn Verwaltungsratsmitglieder oder Direktoren diese Ansichten für die Aufzeichnung notieren möchten oder wenn dies aufgrund von Verfahrensregeln erforderlich ist. Beispielsweise kann ein Mitglied aufgrund eines tatsächlichen oder vermeintlichen Interessenkonflikts nicht über ein Thema abstimmen. In diesem Fall schreiben Sie: "Vorstandsmitglied X wurde von der Diskussion oder Abstimmung über Motion Y entschuldigt."

Spitze

Vermeiden Sie detaillierte Notizen für Exekutivsitzungen, wenn der Vorstand eine anruft. Notieren Sie einfach die Teilnehmer sowie Datum, Uhrzeit, Ort und Dauer.

Überprüfen Sie Ihre Arbeit

Korrekturlesen und korrigieren Sie Ihre Entwurfsprotokollevorzugsweise nach dem Treffen, und legen Sie sie dem Vorsitzenden zur Überprüfung vor. Ermutigen Sie keine größeren Bearbeitungen, da dies die Genauigkeit Ihrer Arbeit beeinträchtigen könnte. Unterschreiben und datieren Sie Ihre Minuten, nachdem das Board sie genehmigt hat. Fügen Sie sie allen unterzeichneten Originalexemplaren von Ausschussberichten, Korrespondenz und schriftlichen Berichten bei. Tragen Sie die offizielle Kopie in das Protokollbuch der Organisation ein.

Spitze

Sobald Vorstandsmitglieder und Direktoren das Protokoll erhalten haben, ist es nicht erforderlich, die Anhänge beizufügen. Fassen Sie sie stattdessen in Ihren Minuten zusammen.