Kleine Unternehmen, die mit Bargeld handeln, wie beispielsweise Food Trucks und Salons, müssen sich vor Fehlern im Zusammenhang mit Bargeld und Diebstahl schützen. Hier sind 20 Best Practices für das Bargeldhandeln, die Ihr Unternehmen befolgen sollte, damit alles reibungslos funktioniert.
Best Practices für Bargeldhandling
Beseitigen Sie Slush Funds
Von Kassierern in kleinen Einzelhandelsgeschäften wird häufig erwartet, dass sie Engpässe aus eigener Tasche kompensieren. Dies kann dazu führen, dass ein Mitarbeiter-Slush-Fonds Ressourcen bündelt. Es ist im Allgemeinen eine schlechte Idee, die den wahren Grund verbergen kann, aus dem die Schublade zu kurz kommt. Wenn Sie eines davon verwenden, entfernen Sie es.
$config[code] not foundSeien Sie streng bei den Unterschieden
Ein paar Dollar zu kurz hier und dort scheint auf den ersten Blick in einem kleinen Restaurant, in dem es eine gute Mittagspause gibt, keine große Sache zu sein. Ignorieren Sie jedoch Diskrepanzen, und Sie könnten ein größeres Problem übersehen. Das Aufzeichnen aller Verluste und Überstände hilft dabei, alles absichtliche aufzudecken.
Prozess standardisieren
Jeder muss auf der gleichen Seite sein, wenn die Mitarbeiter mit Ihrer kleinen Lebensmittel-Flotte mit Bargeld umgehen. Durch das Zusammenstellen eines einheitlichen Regelwerks können Sie den Umgang mit Bargeld für Mitarbeiter, die autonom arbeiten, vermeiden.
Kennen Sie die IRS-Verpflichtungen
Sie müssen wissen, was die Regierung in Bezug auf Bargeldtransaktionen erwartet. Es gibt keine Möglichkeit, Ihre Due Diligence durchzuführen. Zum Beispiel müssen große Barzahlungen über 10.000 USD auf eine bestimmte Weise gehandhabt werden. Wenn Sie Zweifel haben, wenden Sie sich an den IRS oder Ihren Steuerberater.
Haben Sie ein Petty Cash-Konto
Etwas Bargeld zur Verfügung zu haben, um Kunden in Ihrem Waschsalon zu ändern, ist ein großer Wettbewerbsvorteil. Durch die Eröffnung eines Geschäftskontos zur Finanzierung eines Kontos bleibt Ihre Buchhaltung über Bord.
Rechnungen ausstellen
Es ist kein Problem, wenn Stammkunden in Ihrem Nagelstudio bar bezahlen möchten. Sie müssen ihnen lediglich eine Rechnung ausstellen.
Mischen Sie keine Konten
Das gesamte Bargeld, das Sie für Ihr Geschäft benötigen, muss separat erfasst und aufbewahrt werden, und die ordnungsgemäßen Buchhaltungsverfahren müssen befolgt werden. Nehmen Sie beispielsweise niemals einige Barzahlungen an Ihre Kunden, um Bargeld aufzufüllen.
Haben Sie einen Zeitplan für den Umgang mit Bargeld
Wenn Sie ein kleines Einzelhandelsgeschäft in der örtlichen Mall betreiben, können Ihre Tage hektisch sein. Das Bargeld einzahlen, zählen und ausgleichen, sollte einem strengen Zeitplan folgen. Arbeiten Sie diese Routine um Ihre geschäftigen Tageszeiten herum.
Obere Grenzen haben
Um Diebstahl zu vermeiden und Geld zu verlieren, bedeutet auch, dass Sie die Anzahl Ihrer Einträge in den Registern und auf der Hand halten. Wenn Sie sich für diese einfache Vorgehensweise entscheiden, müssen Sie eine Obergrenze für Ihre Baustelle haben.
Investieren Sie in Cash-Technologie
Intelligente Safes machen den Umgang mit Bargeld effizienter. Diese verfolgen Bargeldtransaktionen und können sogar Abholungen planen. Falschgelderkennungstechnologie ist ein weiteres Muss für Bargeldunternehmen wie kleinere Restaurants.
Begrenzen Sie die Mitarbeiter, die mit Bargeld umgehen
Effektives Cash-Management beginnt mit der Zuweisung der Verantwortlichkeiten an die Vorgesetzten. Sie sollten für die Überprüfung von Transaktionen und anderen Aufgaben wie das Erfassen von Belegen verantwortlich sein.
Kassenladen nicht teilen
Fehler treten in Restaurants und Einzelhandelsgeschäften auf, wenn sich Personen eine gemeinsame Kassenschublade teilen. In einem Restaurant kann es praktisch sein, wenn ein Kellner jemanden abdeckt, der gerade in der Pause ist, aber dort mangelt es an Verantwortlichkeit. Jeder sollte eine eigene zugewiesene Kassenschublade haben.
Zahlen nicht abrunden
Es wird aus einem Grund Dollar und Cent genannt. David S. Peters ist ein Experte für das Thema in der Restaurantwelt. Er sagt, die Abrundung der nächtlichen Einlage durch das Auslassen von Münzen kann nur zu Buchhaltungsproblemen führen. Versuchen Sie nicht, Zeit zu sparen, indem Sie lose Änderungen vermeiden.
Verwenden Sie Buchhaltungstechnologie
Mithilfe der neuesten Technologie können Sie das Bargeld für Ihren Baumarkt verwalten. Gehen Sie nicht davon aus, dass die großen Namen in der Buchhaltungssoftware nur für die großen Box-Stores in Ihrem Bereich geeignet sind. Mit QuickBooks können Sie zum Beispiel ein Konto für kleine Kassen erstellen.
Optimieren Sie den Prozess kontinuierlich
Sie sollten immer ein Auge auf die Verbesserung Ihrer Bargeldabwicklungssysteme haben. Dazu gehört, dass Sie die Verantwortlichkeiten, die Sie den Mitarbeitern zuweisen, beliebig ändern.
Konzentrieren Sie sich auf das Zählen
Sie könnten sogar ein Einzelunternehmer eines beladenen Food Trucks sein. Wenn Sie Bargeldtransaktionen abwickeln, müssen Sie sich konzentrieren. Wenn Sie unterbrochen werden, beginnen Sie beim Zählen immer wieder von vorne.
Sei immer beständig
Wenn Sie das Geld selbst zählen, müssen Sie es immer auf dieselbe Weise tun, um Fehler zu vermeiden. Münzen und dann Rechnungen, die vom niedrigsten zum höchsten Nennwert gehen, sind eine Vorlage.
Verwenden Sie eine Einzahlungsvorlage
Die Texas A & M University empfiehlt eine Best Practice für die Vorbereitung einer Bareinzahlung. Nur eine Währung pro Bündel mit allen Rechnungen nach oben. Verwenden Sie keine Büroklammern. Ein Gummiband ist der beste Weg, um Rechnungen zusammenzuhalten.
Aufgaben getrennt halten
Schecks und Salden sind wichtig, wenn Ihr kleines Unternehmen viel Bargeld abwickelt. Die Leute, die mit dem Geld umgehen, sollten sich von den Verantwortlichen für die Buchhaltung unterscheiden.
Zählen Sie privat
Sicherheit ist für ein kleines Unternehmen, das Automaten besitzt, immer ein Hauptanliegen. Zählen Sie nur Geld, wenn Sie nicht in der Öffentlichkeit oder bei Angestellten sind. Wenn Sie Ihr Geld in einem Safe aufbewahren, ändern Sie die Kombination regelmäßig.
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