Sie haben also Ihr kleines Unternehmen erweitert, Sie haben ein paar Leute eingestellt und generieren einen Eindruck von Einnahmen.
Sie müssen ein Gehaltsabrechnungssystem einrichten, unabhängig davon, ob Sie einen oder 50 Mitarbeiter haben. Das US Census Bureau berichtet erstaunlicherweise, dass etwa drei Viertel aller US-amerikanischen Unternehmen keine Gehaltsliste haben. Und die meisten davon sind Kleinunternehmer wie Sie.
Wie Sie Ihr Abrechnungssystem zusammenstellen, umfasst mehr als den Lohn, den Sie für Ihre ersten Einstellungen zahlen. Ein gutes Gehaltsabrechnungssystem schützt Sie vor dem Ärger der IRS und spart Ihnen Zeit und Geld. Es kann jedoch eine Herausforderung sein.
$config[code] not foundKevin Busch von CFOToday sagt Small Business Trends: „Die neuen Bestimmungen machen es für Kleinunternehmer immer verwirrender, rechtzeitig die richtigen Berichte einzureichen. Es ist eine gute Idee, einen Steuerberater bei diesen wichtigen Anmeldungen zu unterstützen. "
Stellen Sie sicher, dass Sie die Empfehlungen des US Census Bureau als Faustregel und nicht als Wahrheit über das Evangelium betrachten. So empfiehlt das Präsidium kleinen Unternehmen, die Personalkosten auf 15 bis 30 Prozent des Bruttoeinkommens zu beschränken (Einkommenserlöse abzüglich Warenkosten).
Die Wahrheit ist, dass die Gehaltsabrechnung je nach Geschäftsart erheblich variiert.
„Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Einzelhandel und Produktion kann bei rund 30 Prozent liegen. In vielen Dienstleistungsbranchen kann die Lohnsumme jedoch 50 Prozent oder mehr erreichen“, sagt Busch. "Der Schlüssel ist die Notwendigkeit zu verstehen, wie man die Lohnbuchhaltung verwaltet, um die Rentabilität zu verbessern."
Hier sind Abrechnungsunterlagen, die Sie bei Ihrer Abrechnung im ersten Jahr berücksichtigen sollten.
1. Neue Einstellungsberichte rechtzeitig einreichen
Jedes kleine Unternehmen, das Einkommensteuer, Sozialversicherungssteuer oder Medicare-Steuer vom Gehaltsscheck seiner Angestellten zurückhält oder seinen Teil der Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuern zahlt, muss das Formular 941, die vierteljährliche Steuererklärung des Arbeitgebers, einreichen.
"Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Einzahlungen für das Jahr vornehmen", sagt Busch. "Sie müssen alle Neueinstellungsberichte rechtzeitig bei allen zuständigen Regierungsbehörden einreichen lassen."
Oder aber.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihre W-2s ordnungsgemäß abgelegt sind
Reichen Sie für jeden Angestellten oder unabhängigen Auftragnehmer (einschließlich des von Ihnen gemieteten Neffen oder sonstigen Angehörigen) ein Formular W-2 ein, wenn Ihr kleines Unternehmen ihnen jährlich 600 USD oder mehr zahlt (abzüglich einer Einbehaltung von Einkommen, Sozialversicherung oder Medicare-Steuern).
3. Unterschätzen Sie nichts, besonders die Form W-3
Das Steuerformular W-3 wird an die Sozialversicherungsverwaltung weitergeleitet. Es zeigt den Gesamtverdienst, die Gehälter für Medicare und die Sozialversicherung sowie die Einbehalte aller Mitarbeiter, die für ein bestimmtes Jahr auf Ihrer Gehaltsliste stehen.
Die Sozialversicherungsbehörde verlangt, dass Sie sie vor Ende Februar an sie senden.
„Der W-3 ist für Kleinunternehmer oft verwirrend“, stellt Busch fest. "Dies erfordert möglicherweise, dass Sie einen Buchhalter einstellen, um sich darum zu kümmern."
4. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, ihre W-4s zu aktualisieren
Mitarbeiter füllen ein W-4-Formular aus, damit Sie wissen, wie viel Bundessteuer von ihrem Gehaltsabzug einbehalten wird.
"Die Einhaltung der Gehaltsabrechnung kann wie eine Hydra sein, das neunköpfige Monster des griechischen Mythos", bemerkt Busch. "Stellen Sie sicher, dass Sie über aktuelle W-4 von allen Ihren Mitarbeitern verfügen, einschließlich derer, die im laufenden Jahr abgereist sind."
5. Jeder Mitarbeiter muss berechtigt sein, in den USA zu arbeiten.
Laut Bundesgesetz müssen Sie für jede Person, die Sie in den USA einstellen, ein Formular I-9 ausfüllen, die Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit. Auf diese Weise können Sie die Identität jedes Mitarbeiters bestätigen und überprüfen, ob er zur Arbeit in diesem Land befugt ist.
"Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass eine Bundesbehörde einen Arbeiter identifiziert, der sich illegal im Land befindet", sagt Busch.
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