Stellen Sie sich vor, Sie wären gezwungen, Aktenschränke auf der Suche nach einem alten Ordner mit einem wichtigen Dokument zu durchsuchen, das Sie zur Beantwortung einer Kundenanfrage benötigen.
Nun, das Auffinden solcher Informationen in einem eingereichten Papierdokument kann belastend und frustrierend sein und Sie zweifellos bremsen. Wenn Sie jedoch Ihre alten Dokumente scannen und in einer elektronischen Datenbank speichern, kann dies die Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen wesentlich einfacher und effizienter machen.
$config[code] not foundWas ist das Scannen von Dokumenten?
Das Scannen von Dokumenten, auch als Dokumentabbildung bezeichnet, wird einfach als der Vorgang des Aufnehmens eines digitalen Bildes eines Papierdokuments (oder eines Mikrofilms) definiert.
"Auf diese Weise werden Ihre Papierdokumente in elektronische durchsuchbare Bilder konvertiert, die Ihren Geschäftsprozess erheblich verbessern können", kommentierte Neil McKeever, ein Spezialist für Dokumentabbildung beim britischen Dokumentverwaltungs- und Scandienst Kefron, Small Business Trends in einer E-Mail-Antwort.
Der gesamte Prozess der Konvertierung physischer Dokumente in ein digitales Format umfasst auch das Scannen und Aufnehmen des Bildes mit der OCR-Software (Optical Character Recognition). OCR erkennt die digitalen Bilder auf intelligente Weise und wandelt sie in Textdokumente um, damit Schlüsselwörter innerhalb eines Dokuments gesucht werden können.
„Wenn dies korrekt durchgeführt wird, kann das Scannen von Dokumenten die Arbeitsweise Ihres Unternehmens verbessern und Ihnen Zeit und Geld sparen“, fügte McKeever hinzu.
Geschäftsvorteile beim Scannen von Dokumenten
Laut McKeever, dessen erklärte Aufgabe es ist, Klein- und Unternehmenskunden dabei zu unterstützen, ihr Informationsmanagementsystem möglichst effektiv und zeitnah zu implementieren und zu warten, gibt es eine Reihe von Gründen, warum das Scannen von Dokumenten (oder Imaging) für Ihr Unternehmen wertvoll sein kann.
Er erläutert sechs Hauptvorteile des Dokumentenscannens für Unternehmen:
1. Scannen von Dokumenten spart Zeit und Geld
Durch den einfachen Zugriff auf alle Ihre Dateien und Dokumente auf Knopfdruck müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, durch Boxen und Dateien zu suchen, um das gewünschte Dokument zu finden. Sie werden keine Mitarbeiter für eine Aufgabe bezahlen, die Stunden dauern kann, wenn sie in wenigen Sekunden erledigt sein sollte.
2. Scannen von Dokumenten verbessert Ihren Kundenservice
Mit Document Imaging können Sie jeden Teil einer Datei digitalisieren und mit einer Reihe von Metadaten indizieren. Das heißt, wenn Sie eine bestimmte Information benötigen, beispielsweise eine Rechnungsnummer, können Sie diese sofort finden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden so schnell wie möglich erfüllen möchten.
3. Scannen von Dokumenten reduziert den Speicherplatz
Wenn Sie alle Ihre physischen Dokumente in digitale Dateien konvertieren, müssen Sie sie nicht mehr in unmittelbarer Nähe aufbewahren. Sie können verpackt und an sichere, dedizierte Sites geliefert werden, wodurch in Ihrem Büro Speicherplatz für wichtigere Dinge zur Verfügung steht und die Kosten für die Papierablage reduziert werden.
4. Scannen von Dokumenten verbessert die Sicherheit
Da Sie diese Papierdateien nicht vor Ort benötigen, können Sie sie in dedizierten Speichereinrichtungen mit hervorragenden Sicherheitsprotokollen aufbewahren. Sie müssen sich auch keine Sorgen um die Sicherheit in Ihrem Büro machen, da alle digitalen Dateien und Sicherungen remote auf hochsicheren Servern gespeichert werden können.
5. Scannen von Dokumenten ermöglicht das Teilen und Mitarbeiten
Ein weiterer großer Vorteil digitaler Dateien gegenüber Papierdateien ist der gemeinsame Dokumentenaustausch. Mehrere Kollegen können bei Bedarf auf dasselbe Dokument zugreifen, wodurch erneut Zeit verschwendet wird, während Papierdateien von einer Abteilung in eine andere weitergeleitet werden müssen.
6. Scannen von Dokumenten hilft Ihnen, Compliance-Bestimmungen zu erfüllen
Schließlich stellen Sie möglicherweise fest, dass Compliance-Verfahren in Ihrer Branche erfordern, dass Sie einige Dokumente sowohl digital als auch physisch aufbewahren. Wenn Sie jetzt eine sichere und effiziente Lösung für das Imaging von Dokumenten einrichten, sparen Sie Zeit und Mühe.
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