Wir haben alle diese harten Tage bei der Arbeit, an denen wir versuchen könnten, einen Punkt von unserer To-Do-Liste zu markieren. Allzu oft sind es scheinbar unkomplizierte Arbeitsaufgaben, die am meisten zeitaufwändig sind. Endlose E-Mail-Ketten, Dateifreigabe oder Projektzusammenarbeit snafus, eine Unternehmens- oder Kundenwebsite, die nicht geladen werden kann… bevor wir es wissen, hat eine kleine Aufgabe den gesamten Nachmittag aufgebraucht.
$config[code] not foundProduktivität ist das Ergebnis intelligenter Planung. Teilorganisation, Teilpriorisierung und vor allem die Beseitigung sich wiederholender oder zeitaufwändiger Aufgaben durch schnelle, einfache und kostengünstige Lösungen. In diesem Jahr sollten Sie sich entschließen, unnötige Reibungen bei den täglichen Aufgaben zu beseitigen, um die Produktivität zu steigern. Hier sind vier häufig auftretende Produktivitätsfehler und vier einfache, kostengünstige (oder kostenlose!) Lösungen.
Produktivitätsfehler: Teamarbeit und Dateifreigabe
Lösung: locker
Haben Sie schon einmal versucht, eine Datei mit einem Kollegen zu teilen, aber eine veraltete Version per E-Mail gesendet? Selbst DropBox- und Google-Dokumente sind vor gelegentlichem Dateifreigabe-Snafu nicht gefeit. Die Produktivität des Teams sinkt, wenn Ihre Kollegen nicht auf Ihre neuesten Dateiänderungen zugreifen können oder wenn alle Benutzer die falsche Version abarbeiten. Von Basecamp bis Redbooth stehen Ihnen unzählige großartige Tools für das Projektmanagement und die Zusammenarbeit zu günstigen Preisen zur Verfügung. Einer meiner neuen Favoriten ist Slack. Slack vereint die gesamte Teamkommunikation an einem Ort mit Echtzeit-Messaging-, Archivierungs- und Suchfunktionen. Die Dateifreigabe erfolgt nahtlos in der App, sodass Sie Dienste wie Google Drive, Dropbox oder Box für die sofortige Synchronisierung und Suche verwenden können.
Produktivitätsfehler: Benutzerdefinierte PDFs
Lösung: Ice Cream PDF Split and Merge
Dieses häufige Arbeitsproblem (Anpassen oder Bearbeiten von PDF-Dateien) ist die Art von Dingen, über die die meisten von uns nicht nachdenken, bis sie von einer kleinen Unannehmlichkeit zu einer dringenden Notwendigkeit werden. Normalerweise können PDF-Dateien nicht mit der Vollversion von Adobe Acrobat DC bearbeitet werden. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen ein PDF mit zusätzlichen Seiten oder einer falschen Bestellung schickt - und Sie dies schnell zum bestehenden Kundenvorschlag Ihres Unternehmens hinzufügen müssen, der von COB fällig ist - können Sie keine Änderungen vornehmen, ohne den Desktop- oder Monatsabonnementservice von Adobe zu besitzen. Es gibt eine Handvoll preisgünstiger PDF-Editoren von Drittanbietern, die online verfügbar sind, aber Icecream PDF Split and Merge ist zweifellos mein Favorit. Kombinieren Sie mehrere Dateien zu einer, entfernen Sie bestimmte Seiten, teilen Sie vorhandene Dateien auf und bearbeiten Sie die Seitensequenz schnell mit diesem benutzerfreundlichen Tool.
Produktivitätsfehler: Zu viele Website-Domains, kein zentraler Host
Lösung: Konsolidieren Sie in einem einzelnen Host.
Ähnlich wie beim Erstellen von benutzerdefinierten PDFs ist dies ein Produktivitätsproblem, über das die meisten von uns nicht nachdenken, bis es ein großes Problem ist. Die Verwendung mehrerer Hosting-Sites kann ziemlich teuer werden, ganz zu schweigen von der Verwirrung, wenn eine von Ihnen verwaltete Site ausfällt. Welchen Provider sollen Sie anrufen? Konsolidieren Sie alle Ihre Domänen in einem einzigen zentralisierten Host. Ich bin schon seit langem ein Fan von HostGator, auch dank des ausgezeichneten Kundenservice und des erschwinglichen, verwalteten WordPress-Hostings. Für unsere Freunde im ganzen Teich ist UK Smart Hosting aufgrund seiner keine Verträge oder Einrichtungsgebühren, 24/7-Support und des unbegrenzten cPanel-Hostings ein Publikumsliebling.
Produktivitätsfehler: Zeitverfolgung
Lösung: Toggl
Beim Jonglieren mehrerer Projekte an einem Nachmittag ist die Priorisierung der Zeit von entscheidender Bedeutung. Es ist jedoch zu einfach, am Ende Stunden mit einem Client mit niedrigerer Priorität zu verbringen und dann auf die großen Dinge zu hetzen. Aus diesem Grund mag ich Toggl wegen der Zeitmessung und der besseren Verwaltung selbst definierter Fristen. Selbst wenn Sie keine abrechnungsfähigen Stunden nachverfolgen müssen, können Sie durch das Nachverfolgen der Zeit, die Sie für einen bestimmten Kunden aufwenden, besser erkennen, wo sich Ihre produktiven Stunden an einem bestimmten Tag befinden. Dank Toggls Zeiterfassung mit einem Klick verlieren Sie nie eine Minute nachverfolgbare Zeit. Auch wenn Sie vergessen haben, das Programm einzuschalten, geben Sie einfach Ihre Stunden nach dem Vorgang ein. Darüber hinaus können Sie einfach nach Projekten oder Tags organisieren und den abrechenbaren Stunden andere Werte hinzufügen. Für Kunden, die abrechnungsfähige Stunden benötigen, sind die transparenten Berichte ein großes Plus.
Endeffekt
Bei der Arbeitsproduktivität geht es nicht nur darum, Facebook abzuschalten oder eine E-Mail-Pause einzulegen. Durch das Eliminieren der kleinen Aufgaben, die Ihre Energie verbrauchen, können Sie unzählige Stunden am Tag freimachen und die Kundenzufriedenheit und die Teamproduktivität steigern.
Bild: IceCreamApps.com
3 Kommentare ▼
