E-Mail ist der Segen und Fluch des modernen Geschäfts. Ein Tool, das Ihr Marketing, Ihre Kommunikation, Ihren Kundenservice und Ihr Projektmanagement für ein Unternehmen aus einer Hand verändern kann. Gleichzeitig ist E-Mail zu einem nie endenden, unnachgiebigen Kommunikationsweg geworden, der im Geschäft eine unmögliche Belastung darstellt.
Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt jetzt 28% seiner Zeit damit, per E-Mail zu wechseln. Daher wäre es nur sinnvoll, dass wir Unternehmen dabei unterstützen sollten, die E-Mails in ihrem Posteingang zu reduzieren.
$config[code] not foundE-Mail-Durcheinander heute reduzieren
Haben Sie eine bestimmte Uhrzeit, um die E-Mail zu überprüfen
Wenn Sie Ihre E-Mail ständig überprüfen, werden Sie nie etwas erledigen.
Timothy Ferriss, Autor der 4-Stunden-Arbeitswoche, ist der Meister davon. Er überprüft einmal pro Woche seine E-Mail. Während dies für die meisten Unternehmer ein bisschen extrem sein kann, müssen Sie daran denken, dass Sie nicht den ganzen Tag vor Ihrer E-Mail sitzen müssen. Das ist eine große Ablenkung.
Erstellen Sie Boilerplate-Antworten
Wahrscheinlich haben Sie einige E-Mails, die Sie ständig per E-Mail versenden müssen. Erstellen Sie einige Boilerplate-Vorlagen, die Sie leicht ersetzen können, sodass Sie nicht ständig dieselben Informationen schreiben müssen.
Zum Beispiel fragen mich die Kunden als freiberuflicher Schriftsteller ständig nach meinem Schreibportfolio. Ich habe eine E-Mail im Entwurf, die ich wiederholt verwende, mit Links zu verschiedenen Blogbeiträgen, die ich im Laufe der Jahre geschrieben habe. Dies erspart mir die Mühe, sie ständig neu zu schreiben, und der Kunde erhält eine gute Darstellung meiner Arbeit. Bitte beachten Sie jedoch: Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail für jeden Empfänger ausreichend anpassen. Während einige Teile der E-Mail möglicherweise Standard sind, sollten andere spezifische Fragen an den Empfänger richten.
Eine andere Idee ist, anstelle von Boilerplate-Vorlagen einige dieser Vorlagen in Videos oder Blogbeiträge zu verwandeln. Auf diese Weise können Sie sogar einige generische Fragen abwenden und neue Interessenten, die zu Ihrem Blog oder YouTube-Kanal kommen, erfahren mehr über Ihr Unternehmen.
Richten Sie einige E-Mail-Konten ein
Eine der größten Herausforderungen für die meisten Unternehmer ist, dass sie eine E-Mail für alles haben. Wenn Sie jedoch wachsen, möchten Sie die E-Mails je nach Aufgabe trennen. Während Sie E-Mails an eine einzige E-Mail weiterleiten können, können Sie die verschiedenen E-Mail-Adressen verwenden, um Aufgaben an Assistenten zu delegieren.
Darüber hinaus wird empfohlen, dass Sie ein Spamkonto haben, um Ihre E-Mail zu schützen. Ich verwende Google Mail, weil ich unerwünschte E-Mails über Unroll blockiere (siehe unten).
E-Mail-Ketten stoppen
Hassen Sie diese kleinen E-Mail-Ketten mit ein paar Wörtern in jeder E-Mail? Auch die 4-Stunden-Arbeitswoche ist hervorragend geeignet, um diese Zeit zu reduzieren, die E-Mails saugt. Senden Sie detaillierte E-Mails mit mehreren Optionen, um die Anzahl der E-Mail-Ketten zu reduzieren. Eine lange E-Mail kann insgesamt weniger Zeit in Anspruch nehmen als 5-10 kurze E-Mails.
Entrollen
Es ist erstaunlich, wie sehr ein Produkt Ihr Leben verändern kann. UnRoll ist ein Google Mail-Produkt, mit dem Sie alle E-Mail-Abonnements in einer täglichen E-Mail zusammenfassen können. Anstatt im Laufe des Tages E-Mails zu erhalten, können Sie auswählen, welche E-Mails in eine tägliche E-Mail aufgenommen werden sollen.
Für diejenigen, die ihre E-Mail-Prozesse wie oben beschrieben stapeln, ist dies ein ideales Werkzeug für Sie, um alle Ihre E-Mails gleichzeitig zu stapeln. Sie erhalten täglich eine E-Mail, in der Sie auswählen können, welche E-Mails für Ihre Bedürfnisse relevant sind.
Ich würde dies jedoch nicht für die persönliche Kommunikation mit Kunden verwenden. Dies ist jedoch besonders für regelmäßige Abonnements und Ereigniserinnerungen geeignet.
E-Mail-Genie
Dieses Outlook-Plugin verwendet einen Algorithmus, um zu bestimmen, ob die Informationen wichtig sind oder nicht. Im Wesentlichen sortiert Email Genie die wichtigen E-Mails, die Sie zuerst lesen können, indem Sie die wichtigen hervorheben, sodass Sie wissen, welche E-Mails zuerst gelesen werden sollen.
Die große Herausforderung bei diesem Plugin ist, dass es nur mit Microsoft Outlook Exchange funktioniert, das nicht jeder verwendet.
E-Mail für Ihr Unternehmen verwenden
E-Mail ist ein hervorragendes Werkzeug, um Ihre Produktivität zu steigern. Sie müssen es jedoch ordnungsgemäß verwalten, um Ihr Geschäft aufzubauen. Wie sie sagen, in … Arbeiten gegen arbeiten an Ihr Unternehmen arbeitet E-Mail in ähnlicher Weise.
Stellen Sie sicher, dass Sie damit arbeiten, um Ihr Geschäft zu verbessern, und seien Sie nicht überfordert, wenn Sie es zu oft verwenden. Die oben diskutierten Ideen helfen Ihnen, Ihre E-Mail-Nutzung produktiver zu gestalten.
Computerfoto über Shutterstock
6 Kommentare ▼
