Die Geschäftsetikette für das Signieren von Dokumenten und Briefen entwickelt sich mit jedem technologischen Fortschritt weiter. Dennoch erfordern einige Aspekte traditionelle Methoden, um anzuzeigen, dass Sie entweder das Dokument geschrieben haben oder dass Sie das Dokument und seinen Inhalt akzeptieren. Best Practices und eine angemessene Unterschrift für Unterschriften umfassen nicht nur das Wissen, wann unterschrieben werden soll, sondern auch, wie ein Dokument signiert wird.
Unterschrift als Beweis
Wenn Sie Ihren John Hancock in ein Dokument einfügen, kann dies für das Memo gelten, das Sie tatsächlich zu Ihrem Einverständnis mit einem Dokument und allen darin enthaltenen Dokumenten einschließlich vertraglicher Vereinbarungen verfasst haben. Neben dem Hinzufügen Ihrer Unterschrift zu einem Dokument bedeutet das Platzieren Ihrer Initialen in Bereichen, in denen Sie oder ein anderer Teilnehmer Änderungen vornimmt, dass Sie die Änderungen akzeptieren, auch wenn sie als Änderung der förmlichen Vereinbarung handgeschrieben sind.
$config[code] not foundUnterzeichnung für jemand anderes
In Fällen, in denen der Autor eines Dokuments dieses nicht unterschreiben kann, legt die Geschäftsetikette nahe, dass die Person, die das Dokument erstellt hat, oder eine andere autorisierte Partei im Namen des Autors unterschreiben darf. Beispielsweise könnte eine Verwaltungsassistentin, die einen Brief abschreibt, den ihr Chef sofort verteilen möchte, den Namen ihres Chefs unterschreiben, wenn ihr Chef nicht im Büro ist, um ihre tatsächliche Unterschrift auf dem Brief zu hinterlegen. Wenn in diesem Fall der Assistent Mary Smith und der Chef Jane Doe heißt, ist der richtige Weg für Mary, das Dokument zu unterschreiben: "Jane Doe / von ms unterschrieben" oder einfach "Jane Doe / von ms" bedeutet, dass Mary in Janes Abwesenheit unterschreibt.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtWenn nasse Signaturen erforderlich sind
Die Technologie bietet uns die Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen, ohne den Stift tatsächlich zu Papier zu bringen. Wenn Sie ein Dokument mit Tinte signieren, wird dies als "nasse" Signatur bezeichnet. Viele offizielle Dokumente, wie Bundesverträge, persönliche Bescheinigungen oder Dokumente, die ein Notar unterschreibt, erfordern eine feuchte Unterschrift. In Fällen, in denen ein Notar seine Unterschrift und sein Siegel hinterlegt, bedeutet dies, dass die Person, die das Dokument unterschreibt, derjenige ist, von dem sie behauptet, dass er dies ist. Die Unterschrift eines Notars bestätigt nicht die Richtigkeit des Inhalts des Dokuments oder die ordnungsgemäße Unterzeichnung des Unterzeichners das Dokument.
Elektronische Unterschriften
Elektronische und digitale Signaturen sparen Zeit und Geld. Mit diesen Optionen müssen Sie keine Ausdrucke hin und her schicken, indem Sie Dokumente per E-Mail übertragen und nicht den US-Postdienst oder ein Faxgerät der 90er Jahre. Mehrere Anbieter bieten Methoden zum Anhängen Ihrer elektronischen oder digitalen Signatur an ein Dokument. Sie sollten jedoch am besten fragen, ob diese Art von Signatur akzeptabel ist, bevor Sie sich die Mühe machen, eine Signatur zu erstellen. Sie müssen nur feststellen, dass Sie das Dokument tatsächlich mit einem Tintenstift signieren müssen.
Es ist persönlich
Unterschreiben Sie den Brief immer mit Tinte, wenn Sie einem Kollegen einen Glückwunschbrief schreiben oder einem Ihrer Mitarbeiter eine Empfehlung schreiben. Eine digitale Signatur ist einfach nicht dasselbe, wenn Sie Wertschätzung für jemanden vermitteln möchten, der gute Arbeit leistet oder Ihre persönlichen Gedanken zum Ausdruck bringt. Viele Menschen legen Wert auf einen handsignierten Brief, weil der Schriftsteller den zusätzlichen Schritt unternommen hat, um ihre persönlichen Wünsche zu erweitern.
