Besprechungsnotizen behandeln den Zweck der Besprechung, relevante Fakten und wie die Empfänger auf die Informationen reagieren sollen. Halten Sie das Memo so direkt und präzise wie möglich und senden Sie es elektronisch oder legen Sie es in die internen Briefkästen Ihrer Mitarbeiter. Ein solides Memo für geschäftliche Besprechungen hilft Führungskräften, Teamleitern und Mitarbeitern, Informationen über anstehende Besprechungen zeitnah und effektiv mit den Mitarbeitern auszutauschen.
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Befolgen Sie die Standardverfahren für die schriftliche Geschäftskommunikation, wenn Sie ein Meeting-Memo formatieren. Einzelne Leerzeichen und Links richten den Inhalt aus, überspringen eine Zeile zwischen Absätzen, setzen nach jedem Punkt ein Leerzeichen und rücken nicht ein, wenn Sie einen neuen Absatz beginnen. Verwenden Sie bestimmte Überschriften, z. B. "Was bringt das Meeting mit sich?", Um die Empfänger bei der Identifizierung wichtiger Informationen zu unterstützen und nummerierte Listen und Aufzählungszeichen bereitzustellen, damit sie die benötigten Informationen schnell finden können, empfiehlt das Purdue University Online Writing Lab. Lassen Sie oben einen 1,5-Zoll-Rand (sofern Sie keinen Briefkopf verwenden und den Rand vergrößern müssen) und schreiben Sie das Wort "MEMORANDUM" in Fettdruck oben auf der Seite. Dies empfiehlt die Loyola University in New Orleans.
Details und Thema
Geben Sie spezifische Informationen zum Meeting an. Verwenden Sie keine Meeting-Memos, um andere Probleme zu besprechen, die für das Meeting nicht relevant sind. empfiehlt das University of Maryland University College. Fügen Sie Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung, das Hauptthema und den Leiter der Besprechung in die Überschrift ein. Richten Sie das Memo je nach Bedarf an einzelne Mitarbeiter, eine ganze Abteilung, ein bestimmtes Team oder das gesamte Personal. Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der in der Besprechung besprochenen Themen und fügen Sie Anweisungen oder Anhänge bei, wenn die Mitarbeiter vor dem Besprechungsdatum Materialien lesen oder vorbereiten möchten. Behalten Sie Ihr Memo auf einer Seite oder weniger.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtProfessioneller Ton
Verwenden Sie in Ihrem Memo die allgemeine Alltagssprache und vermeiden Sie Slang, Sarkasmus oder Witze. Geben Sie klar an, wann, wo und warum Sie die Besprechung durchführen, und versuchen Sie nicht, die Empfänger mit raffinierten Vokabeln zu beeindrucken. Seien Sie direkt und konkret mit Ihren Besprechungsdetails und -anweisungen, während Sie höflich und höflich bleiben. Vermeiden Sie Emotionen und halten Sie sich an grundlegende Fakten über das Meetinglaut Loyola University. Selbst wenn Sie während des Meetings über emotional aufgeladene Themen, Konflikte oder Unternehmensbedenken sprechen, muss Ihr Meeting-Memo einen ruhigen, neutralen Ton enthalten.
Möglichkeiten, eine Besprechungsnotiz zu senden
Senden Sie ein Meeting-Memo auf dieselbe Weise, wie Sie normalerweise mit Kollegen und Mitarbeitern kommunizieren würden. Ein Grundschulleiter könnte beispielsweise eine Notiz in der internen Mailbox jedes Lehrers ablegen. Oder sie sendet Memos elektronisch an die berufliche E-Mail-Adresse der Lehrer. Schicken Sie Ihren Mitarbeitern nur ein SMS-Memorandum, wenn Sie ihnen bereits vorab mitgeteilt haben, dass Sie dies wünschen. Memos sind im Allgemeinen zu lang, um sie per SMS zu übermitteln, es sei denn, Sie geben nur Datum, Uhrzeit und Ort an. Verwenden Sie die persönlichen E-Mail-Konten Ihrer Mitarbeiter nicht für geschäftliche Zwecke, zögern Sie jedoch nicht, Besprechungsnotizen an geschäftliche E-Mail-Adressen zu senden.
