Wenn Sie auf Non-Profit-Boards arbeiten, können Sie Ihr Profil in Ihrem Beruf verbessern. Dies ist ein Ziel, das Sie in Ihren Karriereweg einfließen lassen sollten. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie das Rad neu erfinden müssen, um eine Non-Profit-Vorstandssitzung korrekt abzuhalten. Die meisten Organisationen schreiben die spezifische Methode vor, die ein Vorsitzender zur Durchführung einer Vorstandssitzung anwenden muss, und stellt eine Kopie der Regeln zur Verfügung, die während der Sitzung zu befolgen sind. Wenn Sie Präsident einer gemeinnützigen Organisation werden, haben Sie an zahlreichen Vorstandssitzungen teilgenommen und gelernt, wie Sie selbst eine führen.
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In Ihrer Organisation gibt es höchstwahrscheinlich Verordnungen, die Anweisungen zum Ausführen von Besprechungen enthalten. Lesen Sie die Satzungen, die häufig auf der Website der Gruppe oder von deren Sekretär verfügbar sind, um zu bestimmen, ob sie Anweisungen für Besprechungen enthalten. Die Satzung erfordert möglicherweise, dass Sie ein proprietäres Meeting-System verwenden, das von ihm erstellt wurde, oder eines, wie beispielsweise Robert's Rules of Orders, die am häufigsten verwendeten Method Boards. Die Satzung legt das Quorum für eine Sitzung fest. Dies ist eine Mindestanzahl von stimmberechtigten Verwaltungsratsmitgliedern, die anwesend sein müssen, um verbindliche Abstimmungen abzuhalten. Ein Vorstand mit sieben Mitgliedern kann beispielsweise die Anwesenheit einer Mehrheit der Vorstandsmitglieder oder von mindestens vier Mitgliedern erfordern, um an einer offiziellen Sitzung teilzunehmen.
Roberts Regeln für Bestellungen
Sie sind möglicherweise bereits mit Roberts Ordnungsregeln vertraut, wenn Sie jemals an einem Treffen Ihres Stadtrates, Ihrer Kirchengruppe oder einer gemeinnützigen Organisation teilgenommen haben. Das System hilft, Meetings durch die Einführung in die Vertagung zu verschieben. Die Geschäftsordnung von Robert legt bestimmte Methoden fest, um einen Antrag zu stellen, Diskussionen zu führen, einen Antrag zu ändern und eine Abstimmung zu starten. Die offiziellen Regeln sind auf der Website von Robert's Rules of Orders zur Überprüfung verfügbar. Während einige Organisationen die Verwendung der Roberts-Regeln in ihren Statuten nicht zwingend vorschreiben und stattdessen ein eher informelles Treffen abhalten, folgen die meisten einer organisierten Tagesordnung und verwenden einige der Grundregeln der Roberts-Regeln, um an Abstimmungen teilzunehmen. Wenn die Organisation ein anderes System verwendet, bitten Sie den Sekretär um eine Kopie dieser Regeln und prüfen Sie sie vor Ihrer Besprechung.
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Buchen Sie den Ort für das Meeting und senden Sie eine Ankündigung per E-Mail mit Datum, Uhrzeit und Ort des anstehenden Meetings an Ihr Board. Fügen Sie dazu das Protokoll des letzten Meetings bei. Fragen Sie, wer kommt, um zu bestimmen, ob Sie ein Quorum haben, und geben Sie eine Frist an, bis zu der sie antworten müssen. Bitten Sie alle, das Protokoll der letzten Vorstandssitzung zu lesen, über das bei der nächsten Sitzung zur Genehmigung abgestimmt wird. Bitten Sie die Vorstandsmitglieder, die nicht an der nächsten Sitzung teilnehmen können, um Anmerkungen zum Protokoll. Bitten Sie darum, dass alle Berichte, die gedruckt und verteilt werden müssen, wie z. B. der Bericht eines Schatzmeisters, früh genug an Sie gesendet werden, um Kopien zu erstellen.
Vorbereitung
Verwenden Sie eine Kopie des Protokolls der letzten Vorstandssitzung, um sich auf eine bevorstehende Vorstandssitzung vorzubereiten. Das Protokoll könnte auch Maßnahmen enthalten, die Vorstandsmitglieder vor der nächsten Vorstandssitzung ergriffen haben sollten. Drucken Sie Kopien von Dokumenten, die von Ausschuss- oder Vorstandsmitgliedern zur Weitergabe an den Vorstand eingereicht werden. Halten Sie eine Kopie des Unternehmensleitbilds der Organisation, der Satzung, der Protokolle der früheren Meetings und der Geschäftsordnung von Robert für die Beantwortung eventueller Fragen bereit. Planen Sie Erfrischungen, wenn die Besprechung zwei oder mehr Stunden dauert.
Verwenden einer Agenda
Non-Profit-Vorstandssitzungen verwenden eine Agenda, die einen Überblick über den Inhalt der Sitzung gibt. Erstellen Sie eine Bestellung mit einem Bestellungsaufruf, der Vorstellung der Gäste, der Berichte des Präsidenten und des Schatzmeisters, der Genehmigung früherer Protokolle, der Ausschussberichte, des Neugeschäfts, des alten Geschäfts und der Vertagung. Ihre Sekretärin sollte ein detailliertes Protokoll Ihrer Besprechung aufnehmen. Wenn die Sekretärin nicht anwesend sein wird, bestimmen Sie, wer die Minuten in Anspruch nimmt. Wenn Sie ein Protokoll für frühere Besprechungen von mehreren Jahren haben, können Sie feststellen, ob für ein früheres Board bereits Richtlinien festgelegt wurden, die Sie in Betracht ziehen, oder ob diese diskutiert und abgelehnt werden.
Wählen
Befolgen Sie die Regeln Ihrer Organisation, um an Bord der Stimmen teilzunehmen, um sicherzustellen, dass sie später nicht mehr aufgehoben werden. Die Geschäftsordnung von Robert setzt beispielsweise voraus, dass ein Vorstandsmitglied einen Antrag stellt, ein anderes Vorstandsmitglied den Antrag ablehnt, den Präsidenten um Erörterung bittet und dann den Präsidenten, um die Abstimmung zu veranlassen. Der Präsident fragt, wer den Antrag befürwortet, wer dagegen ist und wer sich enthält, gibt bekannt, ob die Abstimmung gefallen ist, und bittet den Sekretär, die Abstimmung aufzuzeichnen. Wenn kein Mitglied einen Antrag ablehnt, gibt es keine Diskussion oder Abstimmung.
