Als Inhaber eines kleinen Unternehmens ist Freizeit wahrscheinlich nicht viel von Ihnen. Was Sie häufig tun, sind Aufgaben zu erfüllen und Fristen einzuhalten. Wie können Sie diese Aufgaben also in kürzerer Zeit besser erledigen?
Nachfolgend finden Sie 50 Tipps zur Zeitersparnis, mit denen Sie während Ihres Arbeitstages Zeit sparen können.
50 Tipps zur Zeiteinsparung für kleine Unternehmen
1. Ziele setzen
$config[code] not foundSchreiben Sie jeden Morgen eine detaillierte Aufgabenliste der Dinge, die Sie an diesem Tag erreichen möchten.
2. Erstellen Sie einen Plan
Finden Sie heraus, wann und wie Sie jeden Punkt auf Ihrer Tagesliste ausführen werden. Benötigen Sie Hilfe, Verbrauchsmaterial usw.?
3. Priorisierung nach Wichtigkeit
Es ist unvermeidlich, dass Sie manchmal Elemente von Ihrer To-Do-Liste ausschneiden müssen. Entscheiden Sie sich daher früh für die wichtigsten Elemente und legen Sie Prioritäten fest.
4. Priorisierung durch Dringlichkeit
Sie müssen sich zu den Projekten mit dringenden Terminen begeben, lassen Sie die Projekte, die nächste Woche fällig sind, für später.
5. Brechen Sie große Aufgaben auf
Wenn Ihre Liste einige überwältigende Elemente enthält, unterteilen Sie sie in kleinere, überschaubarere Aufgaben.
6. Seien Sie realistisch
Erwarten Sie nicht, alles in einer Stunde zu erledigen. Kennen Sie Ihre Grenzen und Ihre Fähigkeiten.
7. Verfolge deine Zeit
Um besser zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit wirklich verbringen, nehmen Sie sich ein paar Tage Zeit und schreiben Sie alles auf, was Sie tun, und wie lange es dauert. Fügen Sie Pausen, E-Mails, soziale Medien und alles andere hinzu, damit Sie herausfinden, was Ihre größte Zeitverschwendung ist.
8. Fristen einstellen
Benötigen Sie eine Motivation, um ein Projekt abzuschließen? Legen Sie eine Frist für sich selbst fest und informieren Sie andere darüber, damit Sie zur Rechenschaft gezogen werden können.
9. Behalte die Uhr im Auge
Sie wollen nicht ständig Zeit haben, aber Sie möchten auch nicht, dass Ihnen der Tag entgeht, weil Sie nicht darauf geachtet haben. Auf Kurs bleiben.
10. Erinnerungen einstellen
Wenn ein Termin oder eine Besprechung ansteht, können Sie eine Erinnerung an Ihr Telefon einrichten, die kurz vorher abschaltet.
11. Pausen einplanen
Jeder muss im Laufe des Tages Pausen einlegen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie bei der Planung Ihrer Aufgaben für den Tag berücksichtigt werden.
12. Planen Sie die Zeit für E-Mail und Social Media
E-Mail und Social Media können Zeitverschwender sein. Beantworten Sie nicht jede E-Mail, wenn sie eingeht, und lassen Sie Facebook oder Twitter nicht den ganzen Tag geöffnet. Planen Sie stattdessen den ganzen Tag über einen oder zwei kurze Blöcke, um diese Aufgaben auszuführen.
13. Verwenden Sie ein zentrales Social Media Management System
Wenn Sie Social Media zu Marketingzwecken verwenden, haben Sie wahrscheinlich mehr als ein Konto. Wenn Sie ein zentrales Dashboard wie HootSuite verwenden, können Sie das Hin- und Herschalten zwischen den Standorten vermeiden. Sie können sogar Posts im Laufe des Tages planen, sodass Sie sich nicht ständig anmelden müssen.
14. Vermeiden Sie Ablenkungen
Neben Social Media und E-Mail gibt es eine Reihe weiterer Ablenkungen, die dazu führen können, dass Sie im Laufe des Tages Zeit verlieren. Wenn Sie zu Hause arbeiten, schalten Sie den Fernseher aus. Wenn Sie in einem Büro arbeiten, sollten Sie einen anderen Weg zum Wasserkühler nehmen, um gesprächige Mitarbeiter zu vermeiden.
15. Halten Sie sich jeweils an eine Aufgabe
Multitasking kann wie eine Zeitersparnis klingen, ist es aber nicht. Konzentriere dich auf eine Aufgabe, schließe sie ab und fahre dann weiter.
16. Stapelaufgaben
Es kann hilfreich sein, ähnliche Aufgaben nacheinander auszuführen. Führen Sie beispielsweise alle Ihre Telefonate für den Tag hintereinander durch.
17. Aufgaben anregen
Wenn Sie eine wirklich schwierige Aufgabe zu erledigen haben, belohnen Sie sich dafür. Es kann so einfach wie eine Pause sein.
18. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse
Sie sollten wissen, warum Sie jede Aufgabe auf Ihrer Liste ausführen. Fragen Sie sich, wie sich jeder Artikel auf Ihr Unternehmen auswirkt, und konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse.
19. Betonen Sie nicht unwichtige Details
Wenn etwas keinen großen Einfluss auf Ihr Geschäft hat, betonen Sie es nicht. Perfektionismus kann eine große Zeitverschwendung sein.
20. Gute Gewohnheiten schaffen
Erstellen Sie die Gewohnheit, Dateien regelmäßig zu sortieren, E-Mails zeitnah zu beantworten und alle anderen Aufgaben, die auf Ihrer To-Do-Liste angezeigt werden, schnell zu erledigen, sodass sie schnell zur Routine werden.
21. Beseitigen Sie das Unwesentliche
Entferne Gegenstände, die deiner Mission keinen Sinn mehr machen, sowohl physisch als auch elektronisch.
22. Verwenden Sie E-Mail-Filter und Archive
Verwenden Sie E-Mail-Filter und Archive, damit Sie nicht stundenlang nach einer bestimmten Nachricht suchen. Ihr E-Mail-Programm bietet höchstwahrscheinlich einfache Tools, um Ihre Kommunikation zu organisieren und diese Funktionen sinnvoll zu nutzen.
23. Meetings begrenzen
Meetings können von wesentlicher Bedeutung sein, sie können aber auch zu Zeitverschwendern werden, wenn sie zu lange dauern oder zu häufig vorkommen. Akzeptieren und planen Sie nur wichtige Besprechungen.
24. Stelle einen virtuellen Assistenten ein
Virtuelle Assistenten helfen Ihnen bei alltäglichen Aufgaben wie E-Mail, Buchhaltung, Planung und Recherche. Überlegen Sie, ob Sie Hilfe brauchen, wenn Sie sie brauchen.
25. Verwenden Sie eine Projektmanagementplattform
Dienste wie Basecamp bieten Ihrem Team die Möglichkeit, in Gruppen zu kommunizieren, Fristen festzulegen, Dateien zu teilen und zu bearbeiten, ohne sich mit verschiedenen E-Mail-Threads zu beschäftigen.
26. Behalten Sie Projekte an einem Ort
Verfügen Sie über abgeschlossene und laufende Projekte über einen Ordner oder einen Bereich, in dem Sie sie finden können.
27. Hauptverkehrszeit vermeiden
Wenn Sie pendeln oder zu Besprechungen reisen müssen, berücksichtigen Sie den Verkehr und die Bauarbeiten, um unterwegs keine Zeit zu verlieren.
28. Virtuelle Meetings durchführen
Vermeiden Sie wenn möglich Reisen, und ziehen Sie stattdessen die Verwendung von Programmen wie Skype oder GoToMeeting in Betracht.
29. Personalabrechnung automatisieren
Anstatt Stunden und Ausgaben manuell nachzuverfolgen, sollten Sie in ein Abrechnungssystem investieren, das die ganze Arbeit für Sie erledigt.
30. Notizen machen
Halten Sie ein Notizbuch immer bei sich, um Notizen und Ideen zu notieren, oder verwenden Sie eine App wie Evernote, um Ideen, Bilder und vieles mehr zu speichern, damit Sie sich nicht erst später damit beschäftigen müssen.
31. Nutzen Sie die Technologie
Es gibt so viele zeitsparende und organisatorische Apps und Services wie Dropbox, mit denen Sie Ihre Fotos, Dokumente und Videos überall hin mitnehmen können. Finden Sie die, die für Sie arbeiten.
32. Lassen Sie sich nicht mitreißen
Der Versuch, zu viele Produktivitätsanwendungen und -dienste gleichzeitig zu beherrschen und zu nutzen, kann eine Zeitverschwendung sein. Verwenden Sie nicht so viele davon, dass Sie mehr Zeit damit verbringen, als Sie sparen.
33. Delegierter
Bitten Sie Ihr Team, Aufgaben zu übernehmen, für die Sie keine Zeit haben oder für die Sie wissen, dass sie gute Arbeit leisten.
34. Investieren Sie in Buchhaltungssoftware
Endlose Tabellenkalkulationen können zu vielen Kopfschmerzen und Zeitverschwendung führen. Bewahren Sie alle Ihre Kontoinformationen an einem Ort auf.
35. Behalten Sie einen organisierten Arbeitsbereich
Suchen Sie nicht stundenlang durch Ihren Schreibtisch, um nach einem bestimmten Dokument zu suchen, während Sie einfach ein Ablagesystem implementieren und es in Sekundenschnelle finden können.
36. Sichern Sie Ihre Dateien
Erstellen Sie Backups aller wichtigen Dateien für den Fall eines Zusammenbruchs eines Computers, egal ob auf einer externen Festplatte, auf Papier oder Online-Backups. Betrachten Sie dazu einen Online-Dienst wie Carbonite oder Mozy.
37. Behalten Sie Vorlagen für häufig verwendete Formulare bei
Verbringen Sie keine Zeit damit, dieselben Absätze immer wieder zu schreiben, wenn Sie eine allgemeine Vorlage speichern könnten. Machen Sie einfach ein paar Updates und nehmen Sie jedes Mal ein paar Updates vor, anstatt von vorne zu beginnen.
38. Abkürzungen verwenden
Verwenden Sie Tastatur- und Browser-Verknüpfungen, und bewahren Sie alle häufig verwendeten Programme an einem leicht zugänglichen Ort auf Ihrem Desktop auf.
39. Ausgaben automatisieren
Nutzen Sie nach Möglichkeit automatische Zahlungsabrechnungsdienste, um verspätete Zahlungen und Zeitaufwendungen für die monatliche Rechnungsstellung zu vermeiden.
40. Verwenden Sie einen Cloud-basierten Kalender
Kalender-Apps können Sie über wichtige Meetings und Termine auf dem Laufenden halten, und die Aktualisierung dauert nicht lange. Verwenden Sie zu diesem Zweck Google Kalender.
41. Besitze ein Kollaborationssystem
Egal, ob Sie eine Plattform wie Basecamp oder Google Docs verwenden oder sich an traditionellere Methoden halten, Sie sollten über ein festgelegtes System für die Zusammenarbeit verfügen, damit Ihr Team nicht verwirrt und unorganisiert wird.
42. Sag "Nein"
Nehmen Sie keine Aufgaben an, nur weil Sie jemand dazu auffordert. Wenn Sie keine Zeit haben und es Ihrem Unternehmen nicht hilft, tun Sie es nicht.
43. Machen Sie das Beste aus der Ausfallzeit
Die Zeit, die Sie in Warteräumen, in der U-Bahn oder sogar bei langen Fahrstuhlfahrten verbringen, kann dazu verwendet werden, Ihren Kalender zu aktualisieren, Notizen zu schreiben oder andere einfache Aufgaben auszuführen.
44. Alte Dateien bereinigen
Wenn Sie alte Dateien von Ihrem Computer befreien, können Sie nicht nur durchsehen, während Sie nach relevanteren Dateien suchen, sondern auch Ihren Computer beschleunigen und Sie vor dem Schicksal endlos geladener Seiten bewahren.
45. Verwenden Sie mobile Apps
Es gibt mobile Produktivitäts-Apps, mobile Kalender-Apps und mobile Listen-Apps - alle können Ihnen dabei helfen, Aufgaben zu erledigen und Zeit zu sparen, wenn Sie sich nicht vor einem Computer befinden.
46. Kennen Sie Ihre Gewohnheiten
Wenn Sie ein Frühaufsteher sind, bringen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben frühzeitig aus dem Weg. Wenn Sie eine Nachteule sind, zwingen Sie sich nicht, morgens große Projekte einzureichen. Spiele zu deinen Stärken.
47. Verkürzen Sie Ihren Arbeitstag
In einem Blogbeitrag zu Freelance Folder erklärt Lexi Rodrigo, dass die Unterbrechung der Arbeitszeit Sie zwingt, mehr Zeit innerhalb der vorgegebenen Zeit zu erreichen.
48. Lassen Sie Raum für das Unerwartete
Dinge, die Sie nicht geplant haben, werden den ganzen Tag über auftauchen. Berücksichtigen Sie dies bei der Erstellung Ihrer To-Do-Liste.
49. Ruhige Stunden haben
Wenn Sie in einem Büro arbeiten, setzen Sie ein "Bitte nicht stören" -Schild an Ihre Tür, während Sie an einer wichtigen Aufgabe arbeiten. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, schalten Sie Ihr Telefon für diese Zeit aus. Wenn Ablenkungen auftreten, wenn Sie sich in der Zone befinden, können Sie die Konzentration verlieren und viel mehr Zeit als nötig aufwenden.
50. Überschreiten Sie nicht den Zeitplan
Sie sind morgens zu optimistisch, wie viel Sie an diesem Tag erreichen können. Die Erstellung einer zu vollständigen Liste wird Sie jedoch später am Tag überwältigen.
Wenn Sie nur einige der oben genannten Zeitersparnis-Tipps implementieren, werden Sie einen Unterschied in Ihrem Arbeitstag und Ihrer Produktivität feststellen - und Sie stellen möglicherweise sogar fest, dass Sie etwas mehr Zeit haben.
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