Die Art und Weise, wie ein Brief beginnt, bestimmt seinen Ton. Formale Briefe unterscheiden sich von persönlichen Briefen dadurch, dass sie hauptsächlich im beruflichen Kontext verwendet werden. Die Absicht eines förmlichen Schreibens kann variieren, aber es ist immer wünschenswert, dass Sie als Verfasser sowohl sich selbst als auch den Empfänger des Schreibens ernst nehmen. Es gibt eine Reihe von Konventionen bezüglich Sprache und Format, die diese Informationen vermitteln.
$config[code] not foundÜberlegen Sie, was Sie sagen wollen. Wenn Sie sich klar und prägnant ausdrücken, zeigt die Person, die den Brief erhält, dass Sie sich sicher sind, was Sie sagen. Es zeigt auch, dass Sie die Zeiteinschränkungen berücksichtigen, denen er wahrscheinlich unterliegt. Schreiben Sie einen Entwurf des Briefes, heben Sie hervor, was Ihrer Meinung nach die wichtigsten Informationen ist, und versuchen Sie, diese auf möglichst einfache und direkte Weise auszudrücken.
Schalten Sie Ihren Computer ein und öffnen Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm. Schreiben Sie in Times New Roman-Schriftgröße 12 und verwenden Sie einen Zeilenabstand. Richten Sie den Text rechts so aus, dass Sie in der rechten oberen Ecke der Seite Ihre Kontaktinformationen eingeben können: Name in einer Zeile und Adresse in drei Zeilen. Fügen Sie dann zusätzliche Kontaktinformationen hinzu, z. B. eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse, und stellen Sie sicher, dass jeder Kontakt eine eigene Zeile im Text hat. Lassen Sie eine Lücke von einer Zeile und schreiben Sie dann das Datum.
Lassen Sie einen Abstand von zwei bis drei Zeilen und richten Sie den Text links aus. Beginnen Sie den Brief mit "Lieber" und dann mit dem Titel der Person: Frau, Frau, Herr oder Dr. und dann der Name ihres Herrn, gefolgt von einem Komma. Wenn Sie nicht wissen, wer den Brief erhalten wird, kann "Sehr geehrte Damen und Herren" verwendet werden oder "um wen es sich handelt". Drücken Sie zweimal die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, und lassen Sie vor dem Hauptteil des Buchstabens eine Leerzeile. Dadurch erscheint der Buchstabe lesbarer.
Komm auf den Punkt. Wenn Sie die Person getroffen haben, an die Sie den Brief richten, ist es üblich, sie darüber zu informieren, wo sie sich befunden hat. "Sehr geehrte Frau X, wir haben uns auf der Pinselkonferenz in Tuscaloosa getroffen." Andernfalls sollten Sie direkt zu den Informationen gelangen, die Sie weiterleiten oder beantwortet haben möchten. Hier beziehen Sie sich auf Ihren ursprünglichen Entwurf: Ordnen Sie den Inhalt Ihres Schreibens nach der Wichtigkeit Ihrer Informationen an, d. H. Stellen Sie das dringlichste Anliegen an erster Stelle und ordnen Sie die verbleibenden Bedenken nach der Priorität. Die oben beschriebenen Formalitätskonventionen ermöglichen es dem Leser, die Art des Briefes, den sie erhält, zu kennen, so dass keine lange Präambel erforderlich ist.
Spitze
Stellen Sie sich vor, Sie würden den Brief erhalten, den Sie schreiben. Welche Dinge würden Sie wissen lassen, dass der Brief formal ist?
Die Verwendung eines Briefkopfs verleiht dem Brief mehr Gravitas und spart Zeit bei der fiddly Bearbeitung.
Warnung
Lassen Sie Ihre Sprache nicht informell werden, nachdem Sie die Konventionen für den Beginn eines förmlichen Schreibens befolgt haben, da dies für den Leser verwirrend sein wird.
