Es gibt nichts Schlimmeres als ein langweiliges Arbeitstreffen. Jeden Tag gibt es allein in den Vereinigten Staaten rund 25 Millionen Sitzungen. Um diese Besprechungen zu erleichtern, geben mittlere Führungskräfte schätzungsweise 35 Prozent ihrer Zeit im Büro auf - während jemand im oberen Management bei Besprechungen wahrscheinlich fast die Hälfte des gesamten Tages verliert.
Diese hohen Zeitverpflichtungen wären es absolut wert, wenn all diese Meetings großartige Ideen hervorbringen würden, aber geschätzte 67 Prozent der Meetings werden im Allgemeinen als Abschreibungen eingestuft. Dadurch würden jährlich mehr als 37 Milliarden USD an Produktivität verloren gehen.
$config[code] not foundIn Anbetracht dessen ist es nur sinnvoll, zu versuchen, auf sinnlose Meetings zu verzichten. Wenn Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens nicht über eine Neujahrslösung verfügen, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu verbessern, können Sie stumpfe Besprechungen aus Ihrer Arbeitswoche entfernen, um die Moral zu verbessern und 2017 mit einem Paukenschlag zu beginnen.
So reduzieren Sie die in Meetings verbrachte Zeit
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, gibt es 15 Möglichkeiten, alle Ihre Meetings 2017 zu eliminieren oder zu beschleunigen:
Bring eine Agenda mit
Einer der größten Timewaster in einem Meeting ist der Zweckmangel. Stellen Sie sicher, dass Sie über ein detailliertes Programm verfügen, das Sie so schnell wie möglich durch Ihr Meeting führt.
Nehme es mit nach draußen
Wenn Sie in einem kleinen Team einchecken, ist eine der besten Möglichkeiten, Persönlichkeiten einzubeziehen und Leute zum Reden zu bringen, indem Sie das Meeting nach draußen nehmen. Ein bisschen frische Luft und Sonnenschein wecken nicht nur die Kollegen und bringen das Blut zum Fließen, sondern regen auch das kreative Denken an. Eine Änderung der Umgebung wird fast immer eine Änderung in der Art und Weise bewirken, wie Arbeitnehmer denken und zusammenarbeiten.
Steh auf und bewege dich
Um die Meetingzeiten zu verkürzen, können Sie alle auf die Beine stellen und sich bewegen. Wenn Sie Stühle aus Ihren Besprechungen entfernen, neigen die Beschäftigten im Allgemeinen eher dazu, sich mit wichtigen Dingen zu befassen und zeitraubende Themen für eine andere Zeit abzugeben. Wenn Sie wirklich ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen möchten und Platz haben, überzeugen Sie die Mitarbeiter, sich unterwegs zu unterhalten.
Leckereien mitbringen
Mittagssitzungen haben einen schlechten Ruf als langweilige, tagelange Angelegenheiten. Mitarbeiter an einen Tisch zu bringen, kann jedoch eine der besten Möglichkeiten sein, sie dazu zu ermutigen, offen miteinander zu sprechen. Das Essen bringt die Leute zusammen und bringt immer die Leute zum Reden. Wenn Ihre Meetings mit unangenehmem Schweigen gefüllt sind, versuchen Sie, die Arbeiter mit etwas Pizza (oder etwas gesünder) zu locken.
Achte auf die Zeit
Normalerweise sind nur ein langatmiger mittlerer Manager und drei dumme Fragen erforderlich, um ein schnelles Einchecken in ein schreckliches, zweistündiges Meeting zu verwandeln. Eine der besten Möglichkeiten, um Teammitglieder und Führungskräfte während eines Meetings auf dem Laufenden zu halten, besteht darin, eine Stoppuhr zu nehmen, sie für 15 Minuten einzustellen und alle wissen zu lassen, dass das Meeting nach Ablauf der Uhrzeit beendet ist. Es hilft Ihnen nicht nur, die Dinge genauer zu erklären, sondern auch die Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, wann sie darauf zurückgreifen können.
Brechen Sie es auf
Wenn Sie sich einem vierstündigen Meeting wirklich nicht entziehen können, wird es das Leben viel einfacher und angenehmer machen, wenn Sie es in verschiedene Kapitel aufteilen können. Lassen Sie die Kollegen zu Beginn Ihres Meetings wissen, dass Sie in ein paar mundgerechten Brocken vorgehen werden. Verwenden Sie jeden Chunk, um eine Gruppe von Problemen zu behandeln, und brechen Sie nach der Behandlung jedes Problems auf, um mit anderen Teams in Kontakt zu treten, frische Luft zu schnappen und sich neu zu formieren.
Beenden Sie die Verwendung von PowerPoint
Selbst in 2017 ist PowerPoint noch immer ein Synonym für das Geschäft. Wir verwenden PowerPoint für alles - von Ausgabenberichten und Verkaufsgesprächen bis hin zu Marketing-Updates. Und obwohl es unglaublich nützlich sein kann, können Sie nicht leugnen, dass es ein bisschen müde ist. Es gibt nichts Schlimmeres, als in einen Konferenzraum zu mischen und zuzusehen, wie Ihr Vorgesetzter eine Präsentation mit 30 Folien auflädt. Wenn Sie also Ihre Kollegen wach halten möchten, lassen Sie die Lichter an und sprechen Sie verbal. Es wird alle wach halten und Ideen fließen lassen.
Vorausplanen
Einer der größten Timewasters in Meetings wartet darauf, dass die Leute Vorschläge und Fragen ansprechen. Um das unangenehme Schweigen zu verlieren und alle schneller aus dem Raum zu bekommen, sollten Sie alle Teilnehmer dazu anhalten, mit mindestens einer Idee oder einem Gesprächspunkt vor dem Beginn des Meetings an den Tisch zu kommen.
Drücken Sie auf Aufnahme
Wenn Sie versuchen, eine Besprechung schnell zu überstehen, können einige Aktionspunkte leicht verloren gehen. Dies führt oft zu vielen Folgefragen, da Sie versuchen, alle aus dem Raum zu bekommen, und dies kann zu erheblichen Belastungen führen. Wenn Sie die Fragen gerne aufgeben möchten, sollten Sie die Besprechung auf Ihrem Telefon aufzeichnen und die Audiodatei anschließend an alle Teilnehmer senden, nachdem Sie eine Pause eingelegt haben. Auf diese Weise weiß jeder, was er zu tun hat und wann es getan werden muss.
Popcorn-Sätze
Möchten Sie sicherstellen, dass alle mitmachen? Nehmen Sie es zurück in die Grundschule und bringen Sie Ihr Team dazu, sich mit Popcorn zu beschäftigen. Beginnen Sie einen Satz, ziehen Sie ihn im Kreis herum und lassen Sie jeden Satzsatz beenden, um ihre Ideen bekannt zu machen. Das hält die Menschen nicht nur an, sondern zwingt die Arbeiter dazu, über den Tellerrand hinauszudenken, um einen Beitrag zu leisten.
Stellung nehmen
Wenn Sie häufig feststellen, dass Ihr Team versucht, scheinbar einfache Gruppenentscheidungen zu treffen, versuchen Sie, sie aufzuheben und sich buchstäblich zu Wort zu melden, um eine Entscheidung zu treffen. Zeichnen Sie eine Linie in der Mitte des Raums und bitten Sie jeden Arbeiter, sich auf die Seite zu stellen, die seiner Meinung entspricht. Verwenden Sie das dann als schnelles Sprungbrett, um alle zu zwingen, ihre Wahl zu rationalisieren und voranzukommen.
Gib jedem einen Job
Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass bei jedem Meeting die Dinge schnell erledigt werden, besteht darin, dass jeder Teilnehmer einen Job erhält, der bei diesem Meeting ausgeführt werden muss. Bitten Sie beispielsweise eine Person, sich Notizen zu machen, eine, um Zeit zu behalten, und eine, um Snacks mitzubringen. Indem jeder Person ihre eigene Leistungspflicht auferlegt wird, sollte das Meeting reibungsloser ablaufen und die Teilnehmer werden fokussierter.
Virtuell werden
Müssen Sie viel Zeit zwischen Büros und Standorten verbringen, um sich mit Teams zu treffen? Stoppen Sie, von Ort zu Ort zu laufen, und verwenden Sie Tools wie Skype, Google Hangouts oder FaceTime. Auf diese Weise können die Mitarbeiter wissen, was Sie wollen und was sie tun müssen, ohne ihren Arbeitsplatz verlassen zu müssen.
Hör auf zu reden
Wenn Sie das Gefühl haben, dass sich zu viele Meetings als nutzlose Monologe erweisen, liegt dies wahrscheinlich daran, dass Ihre Meetings nutzlose Monologe sind. Sagen Sie, was Sie sagen müssen, trennen Sie sich dann ab und fragen Sie alle anderen, was sie denken. Dies könnte nicht nur die Zeit reduzieren, die Sie in Besprechungen verbringen, sondern es wird auch anderen die Möglichkeit geben, ihre eigenen Gedanken zu äußern und neue Ideen an den Tisch zu bringen.
Versuch und Irrtum
Am Ende des Tages sind keine zwei Unternehmen gleich. Was für Ihre Besprechungen funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für andere Unternehmen. Daher müssen Sie ein wenig probieren, um herauszufinden, welche Besprechungen für Sie und Ihr Team am besten geeignet sind. Denken Sie daran, geduldig und konzentriert zu sein, um die perfekten Wege zu finden, um Ihre Meetings schneller und weniger schmerzhaft zu gestalten.
Besprechungsfoto über Shutterstock
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