Eine der größten Herausforderungen, denen sich viele Unternehmen gegen die Einhaltung bestimmter behördlicher Vorschriften stellen müssen, ist die ordnungsgemäße Implementierung von Zeiterfassungssoftware. Mit einer Fülle von Optionen, die sowohl Low-Tech als auch High-Tech umfassen, kann es eine Herausforderung sein, die richtige Software, die richtigen Methoden und die besten Vorgehensweisen für die unternehmensweite Implementierung zu ermitteln.
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Arbeitszeittabelle, die einige der grundlegendsten und wichtigsten Methoden für die Suche nach der richtigen Zeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen enthalten.
$config[code] not foundImplementieren Sie die Zeiterfassung von oben nach unten
Nichts kann Mitarbeiter mehr demoralisieren als das Gefühl, dass es einen doppelten Standard gibt, insbesondere wenn es darum geht, ihre Zeit zu verfolgen. Wenn der Chef die Zeiterfassung nicht nur fördert, sondern diese auch verwendet, wird den Mitarbeitern die Wichtigkeit der Zeiterfassung für alle Beteiligten betont.
Es gibt viele kreative Möglichkeiten, die gesamte Organisation zur Rechenschaft zu ziehen. Die Werbeagentur Colle + McVoy implementierte nicht nur ein Arbeitszeittabellen-System, sondern auch eine Softwarelösung, mit der ein unternehmensweiter Bierkühlschrank jeden Freitag geöffnet werden kann, vorausgesetzt, alle Arbeitszeittabellen werden rechtzeitig eingereicht.
Laut Adweek:
„Colle + McVoy hat eine wundersame Maschine namens TapServer entwickelt - ein„ Multi-Keg-Bier-Deployment-System “, das mithilfe von RFID und kundenspezifischer Software überprüft, ob Sie aufgehört haben, faul zu sein, Ihre Arbeitszeitnachweise zu beenden und Ihr kostenloses Pint verdient haben. ”
Vor allem bei etwas so Unpopulärem wie Time-Tracking kann das Wissen, dass der Chef es selbst genug wahrnimmt und unternehmensweit dieselben Regeln anwendet, eine starke Motivation für alle anderen sein, ihren Teil dazu beizutragen.
Bieten Sie die notwendige Schulung an
Kommunikation ist alles. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Mitarbeiter wissen, worum es bei der genauen Zeiterfassung geht, kann sich die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter auf Ihre neuen Arbeitszeittabellenrichtlinien reagieren, sprunghaft ändern. Trotz der guten Absichten eines Mitarbeiters kann es zu Fehlern und fehlenden Informationen in den Arbeitszeittabellen kommen, wenn sie nicht verstehen, worum es geht.
Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit Regierungsbehörden zusammenarbeiten, entweder über stunden- oder gehaltbezogene Personentypen verfügen oder andere Organisationen, die strenge Zeiterfassungsanforderungen haben. Richtige Schulungen können oft den Unterschied zwischen dem Compliance-Verhalten und dem Verlust eines wertvollen Vertrages insgesamt bedeuten.
Automatisieren Sie den gesamten Prozess
DCAA News ist eine Organisation, die Informationen für Auftragnehmer bereitstellt, die DCAA-konform werden wollen und staatliche Aufträge sichern möchten. Da die Einhaltung der DCAA-Konformität eine genaue Zeitverfolgung erfordert, ist eine der Empfehlungen, die DCAA News empfiehlt, zu beachten:
„… Jede manuelle Buchhaltung überspringen; Machen Sie es sich einfach mit einem automatisierten Softwaresystem, das DCAA-konform ist. Diese Softwarepakete können Informationen darüber enthalten, welche Daten verfolgt werden müssen, können Genehmigungen automatisieren, Mitarbeiter können von jedem Ort aus ein- oder auschecken, erstellt Rechnungen, ermöglicht das Herunterladen in QuickBooks, verfolgt Zeit, erstellt äußerst detaillierte Ad-hoc-Berichte, stellt Kennwort bereit Schutz und so weiter. Diese Softwarepakete ermöglichen Managern, Managern bei konkreteren Aufgaben zur Seite zu stehen und gleichzeitig genaue Arbeitszeittabellendaten anzeigen zu können. “
Durch die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse werden Sie nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften einhalten, sondern es wird auch massiv zur Sicherung Ihrer Unternehmensdaten beitragen. Einer Studie von IBM zufolge "beinhalten 95 Prozent aller Sicherheitsvorfälle menschliche Fehler." wahnsinnig hoch.
Die Automatisierung Ihrer Prozesse verringert nicht nur dieses Datenrisiko, sondern trägt auch dazu bei, dass Sie die Anforderungen erfüllen. Solange Sie Ihre Mitarbeiter ordnungsgemäß für die Einhaltung dieser neuen Systeme schulen, kann Ihr Unternehmen das Arbeitszeittabellen-System optimal nutzen.
Wechseln Sie zu den stündlichen Mitarbeitern
In der Praxis klingt ein Angestellter vielleicht gut, in der Praxis klappt die Vereinbarung jedoch selten für den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer. Für einen Mitarbeiter ist es viel zu einfach, von dem nicht ergebnisorientierten Gehaltsscheck zu profitieren, während viele Arbeitgeber versuchen, mehr als ihren Geldwert von dem Mitarbeiter zu erhalten. Das Ergebnis ist oft ein Tauziehenkampf, bei dem die Produktivität der ultimative Verlust ist.
April Dykman, der für Get Rich Slowly schreibt, beschreibt einige dieser Herausforderungen:
„Bei einem anderen Job wurde mir gesagt, dass das Bezahlen bedeutet, dass„ wenn wir das Büro vorzeitig schließen, Sie trotzdem bezahlt werden. “Aber wir haben das Büro geschlossen, vielleicht zwei oder drei Nachmittage außerhalb des Jahres, und es gab viele, Viele Veranstaltungen, die mehr als 8 Stunden brauchten. Einmal habe ich einen 22-Stunden-Tag für eine besonders große Veranstaltung angelegt. “
Eine weitaus bessere Lösung ist, alle Mitarbeiter auf Stundenlohn umzustellen, wobei jede Partei klar versteht, was erwartet wird, und es ist weitaus weniger Raum für eine Person, um die andere zu nutzen.
Zeichne deine Zeit täglich auf
Einer der größten Fehler, die viele machen, ist das Aufzeichnen von Arbeitszeitplänen am Ende der Woche. Viele von uns können sich kaum daran erinnern, was wir gestern zum Frühstück gegessen haben, geschweige denn, sich daran zu erinnern, die gesamte Arbeitstage danach wieder herzustellen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens mindestens einmal täglich ihre Arbeitszeiterfassung aufzeichnen.
Um dies zu erleichtern, stellen Sie sicher, dass das Aufzeichnen einer Arbeitszeittabelle nicht so kompliziert ist, dass dies eine große Aufgabe ist. Das Aufzeichnen eines Arbeitszeitblattes sollte nicht mehr als ein paar Minuten pro Tag dauern.
Diese Best Practices für die Arbeitszeittabelle sind zwar sicherlich nicht erschöpfend, aber sie sind einige der wichtigsten und werden leider übersehen.
Wenn Ihre Organisation diese während der Implementierung des Arbeitszeittabellen-Systems implementieren kann und weiterhin klar und effektiv mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren kann, wird Ihr Unternehmen umso besser funktionieren.
Stoppuhr Foto über Shutterstock
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