Unabhängig davon, wie gut Sie beim Priorisieren und Jonglieren Ihrer To-Do-Listen sind, gibt es immer noch Zeiten, in denen Sie Ihre lästigsten Geschäftsaufgaben verschwinden lassen möchten. Sie kennen die: Datenerfassung, Dateneingabe, Terminplanung, Verwaltung Ihres Posteingangs usw. Diese Aufgaben verbrauchen Ihre Energie, aber sie müssen erledigt werden, um den Erfolg Ihres kleinen Unternehmens sicherzustellen.
Wenn diese Probleme Ihnen bekannt vorkommen, haben Sie Glück. Dort sind Tools, mit denen Ihre langwierigsten Geschäftsaufgaben verschwinden oder zumindest viel Zeit in Anspruch nehmen. Es gibt drei grundlegende Prinzipien, von denen jedes dazu beiträgt, den Zeitaufwand für Ihre langwierigsten Aufgaben zu reduzieren: Automatisierung, zentrale Einstiegspunkte und Selbstbedienung für Kunden und Mitarbeiter. Alle werden von den unten aufgeführten Tools angesprochen.
$config[code] not foundSmall Business Dashboard-Tools
Ein detaillierter Einblick in die Vitalfunktionen Ihres Unternehmens kann eine der langwierigsten Aufgaben sein. Zuerst müssen Sie die Daten sammeln, die Sie benötigen, indem Sie viele Quellen online und offline besuchen. Dann müssten Sie alle diese Daten korrekt zusammenfügen, bevor Sie aussagekräftige Berichte erstellen und anzeigen können.
Die Tools in diesem Abschnitt sparen Sie von diesen beiden Schritten. Sie erfassen Ihre Geschäftsdaten automatisch, führen die Daten aus allen Ihren Quellen zu einem soliden Ganzen zusammen und präsentieren dann sehr nützliche, leicht verständliche Berichte in einem Dashboard. Was für eine Zeitersparnis!
Klipfolio
Klipfolio ist eines der vielseitigsten Dashboards für den Preis und kann automatisch Daten aus über 900 Quellen erfassen. Sie können sogar Daten manuell hochladen. Klipfolio mischt diese Daten dann auf beliebige Weise zusammen, auch wenn sie aus mehreren Quellen stammen. Anschließend werden die Daten, wie Sie unten sehen können, in einem nützlichen Dashboard auf Ihrem Desktop- oder Mobilgerät angezeigt.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, Schwellenwerte und Indikatorgrafiken festzulegen (z. B. rotes Ausrufezeichen, wenn ungültige Schwellenwerte überschritten werden), können Sie die potenziellen Vorteile erkennen.
DashThis
Ein weiteres robustes Dashboard-Tool, DashThis, kann Daten aus vielen Quellen beziehen. Was aber wirklich auffällt, ist, dass das Tool einen zusätzlichen Service bietet. Es wird eine Verbindung zu einer beliebigen Quelle hergestellt, die noch nicht enthalten ist. Auf diese Weise können Sie möglicherweise zusätzliche Daten finden, die Sie möglicherweise nicht finden.
Numerik
Numerics ist eine nur für iOS-Geräte geeignete App, mit der Daten automatisch von vielen der beliebtesten Online-Lösungen wie Google Analytics, PayPal, Zendesk und WordPress abgerufen werden können. Das Ergebnis ist ein Drag-and-Drop-Dashboard auf einen Blick, in dem jedes Panel berührt werden kann, um tiefer in einen Bereich zu graben. Siehe das Bild unten.
Eine schöne Funktion: Sie können über Airplay oder HDMI eine Verbindung herstellen, um Ihr Dashboard auf einem großen Bildschirm anzuzeigen.
Automatisierungstools für kleine Unternehmen
Die Automatisierung regelt die Ruhe, wenn es darum geht, den Zeitaufwand für langweilige Geschäftsaufgaben zu reduzieren. Diese Tools entlasten alle kleinen, täglichen (oft mehrmals täglichen) Aufgaben von Ihrem Teller. So können Sie an profitableren Aufgaben arbeiten.
Zapier
Mit Zapier können Sie eine Aktion in einer App auslösen, wenn in einer anderen App etwas passiert. Hier ein Beispiel für einen Befehl, den Sie eingeben könnten: „Wenn sich jemand für meinen Newsletter anmeldet, erstellen Sie einen Eintrag in meinem Customer Relationship Management-System.“ Wie viel Zeit würde Ihnen das an einem Tag sparen? Hier ist noch ein anderer: "Hinzufügen von Twitter-Nutzern zu einer Google Drive-Kalkulationstabelle, wenn sie eine meiner Tweets bevorzugen"? Du hast die Idee. Dies ist eine praktische Möglichkeit, warme Leads zu sammeln.
Die Möglichkeiten für über 200 Web-Apps sind enorm.
Wenn dies dann das (IFTT)
If This Then (IFTT) ist Zapier sehr ähnlich, nur dass es kostenlos. Sie sind derzeit auf 145 "Rezepte" beschränkt. Dies ist der Begriff von IFTT für "Wenn dies der Fall ist". Trotzdem scheinen die Möglichkeiten auch hier endlos zu sein. IFTT bietet sogar die Möglichkeit, eine Aktion basierend auf dem möglichen Standort Ihres Android oder iPhones durchzuführen. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine SMS, wenn Sie sich in der Nähe eines Kundenbüros befinden und Sie daran erinnern, dass Sie vorbeischauen und "Hi!"
Noch besser, Sie können Rezepte verwenden, die bereits von anderen IFTT-Benutzern erstellt wurden. Dies ist ein echter Anfang, wenn Sie dieses Tool optimal nutzen möchten.
Oasis Workflow
Das letzte aufgeführte Automatisierungswerkzeug ist Oasis Workflow, ein WordPress-Plugin, mit dem Sie einen Inhaltsgenehmigungsprozess mit Schritten erstellen können. Der Prozess umfasst Bedingungen (wenn dies genehmigt wurde, wenn dies nicht genehmigt wird) und Rollen (Autoren, Genehmigende Personen) mit bestimmten Spielern (z. B. tatsächliche Mitarbeiter).
Oasis Workflow scheint aus zwei Gründen eine unglaubliche Zeitersparnis zu sein. Erstens müssen Sie nicht daran denken, eine E-Mail oder einen Text zu senden, um die nächste Person im Prozess darauf hinzuweisen, dass es an der Zeit ist, dass sie handelt. Das Plugin übernimmt dies für Sie. Zweitens müssen Sie nicht in Nachrichten suchen, um genau zu wissen, in welcher Phase sich der jeweilige Inhalt gerade befindet. Dies könnte ein nützliches Werkzeug für Content-Manager sein.
E-Mail-Tools für kleine Unternehmen
Dank der Flut von E-Mails, die Sie täglich erhalten, ist die Verwaltung Ihres Posteingangs zu einer unnachgiebigen, alltäglichen Aufgabe geworden. Mit den Tools in diesem Abschnitt können Sie den Zeitaufwand für diese langwierige Aufgabe reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Nachrichten übersehen.
ActiveInbox
ActiveInbox wandelt Ihren Google Mail-Posteingang in eine To-Do-Liste für Steroide um. Mit nur wenigen Mausklicks können Sie Ihre E-Mails in Gruppen sortieren, z. B. „Heute erledigen“, „Warten auf“, „Zu erledigende Maßnahmen“ und mehr. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mails schnell und nützlich bearbeiten, sodass wichtige Nachrichten nach oben schweben und auf dem Radar bleiben, während weniger wichtige Nachrichten in einem Eimer landen, den Sie bearbeiten können, wenn Sie sie erreichen können.
Hier gibt es zwei weitere nette Funktionen. Zum einen können E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden. Eine weitere Möglichkeit ist das Hinzufügen von Projektordnern, mit denen Sie E-Mails und Aufgaben nach gemeinsamen Zielen gruppieren können.
Mailstrom
Mailstrom verwendet künstliche Intelligenz zum Scannen von E-Mail-Kopfzeilen (jedoch niemals den Inhalt.) Anschließend werden die einzelnen Nachrichten in Bündel sortiert, die Sie als Gruppe behandeln können. Im Gegensatz zu ActiveInbox kann Mailstrom mit jedem E-Mail-System verwendet werden, einschließlich Gmail, AOL, Outlook und Apple.
Es gibt auch eine Funktion zum Abbestellen, mit der Ihre E-Mails aus den Mailinglisten entfernt werden, die Sie verlassen möchten.
Tools zur Buchung von Terminen für kleine Unternehmen
Wie oft hat es länger gedauert, bis Sie einen Termin vereinbart haben, als die eigentliche Veranstaltung dauert? Diese Tools beseitigen diese Frustration, indem sie einen "Self-Service" einführen, mit dem Kunden Termine während der als verfügbar gekennzeichneten Zeitnischen planen können. Der Prozess eliminiert ständige Unterbrechungen, sodass Sie sich auf außergewöhnlichen Service konzentrieren können.
MINDBODY
MINDBODY ist ein Tool zur Terminbuchung, das einige wirklich nützliche Funktionen bietet. Kunden können Ihre Website nicht nur zum Planen von Terminen verwenden, sondern auch ein unten gezeigtes Facebook-Widget. Sie können auch ihre mobilen Geräte einplanen. Es gibt sogar eine kostenlose App für Ihre Kunden.
Eine interessante Funktion ist die Warteliste, mit der sich Kunden für ein bereits belegtes Zeitfenster anmelden können. Das Feature verschiebt sie dann in Position und benachrichtigt sie, wenn der vorherige Client abbricht. Es gibt auch eine Vielzahl von Reporting-, Client-Login- und Marketing-Funktionen, die Sie mit diesem Tool erhalten.
ScheduleOnce
Wenn Sie ein Werkzeug zum Erstellen von Zeitplänen für Kunden, Kollegen und Besprechungsräume suchen, sollten Sie ScheduleOnce in Betracht ziehen. Kunden können dieses Tool verwenden, um Termine zu planen, und Kollegen können damit eine gute Zeit für ein Meeting finden (eine sehr mühsame Geschäftsaufgabe, wie jeder Kleinunternehmer weiß!). Sie können jedoch auch Besprechungsräume reservieren und bei Bedarf sogar eine andere Person einplanen Genehmigung. Dies scheint also ein sehr vielseitiges Werkzeug zu sein, um es gelinde auszudrücken.
Mitarbeiterplanungstools für kleine Unternehmen
Findmyshift
Wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben, in dem Mitarbeiter im Schichtdienst arbeiten (z. B. Einzelhandelsgeschäfte, Restaurants und andere Dienstleistungsunternehmen), sollten Sie sich Findmyshift ansehen. Erstens können Sie einen Zeitplan für Ihre Mitarbeiter festlegen, auf den jederzeit und von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann. Zweitens können Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre eigenen Zeitfenster zu beanspruchen und Änderungen und Swaps auf der Grundlage ihrer Berechtigungen selbst zu verwalten.
Das Tool bietet außerdem eine Drag-and-Drop-Planung, verschiedene Rollen und Berechtigungen, automatische Benachrichtigungen zur Schichterinnerung und Arbeitszeitnachweise, sodass Unternehmer, die Mitarbeiter mit strengen Zeitplänen verwalten, einen Blick darauf werfen möchten.
Tools zum Sammeln und Organisieren von Small Business-Daten
Wenn Ihr Unternehmen viele Formulare, Checklisten und andere Datenerhebungsmethoden verwendet, ist dies der richtige Abschnitt für Sie. Diese Tools beseitigen die gefürchtete doppelte Dateneingabe. In diesem Fall geben Sie das, was auf einem Blatt Papier steht, erneut in Ihre digitalen Systeme ein. Es ist eine langwierige Aufgabe, die Zeit verschwendet und fehleranfällig ist. Hier sind einige Tools, die es beseitigen können.
Segeltuch
Canvas nimmt Ihre Formulare in mobile Apps auf, die Sie überall verwenden können, um Text, Bilder und sogar Signaturen zu erfassen. Sobald ein Formular ausgefüllt ist, können die Daten mit Ihren Geschäftssystemen synchronisiert werden, sodass eine doppelte Eingabe entfällt.
Was jedoch die Unternehmer noch mehr beeindrucken kann, ist der Canvas-App Store, in dem Tausende von Apps verfügbar sind, die diesem Tool Formulare und Funktionen hinzufügen. Wenn Sie nicht finden, was Sie benötigen, können Sie in Canvas auch eigene Apps erstellen.
FileThis
FileThis fungiert als ein äußerst effizienter persönlicher Assistent, der alle Ihre Online-Kontoauszüge, Rechnungen und anderen Dokumente von Unternehmen wie American Express, Chase, PayPal und Amazon sicher abruft, ohne dass Sie sich einzeln bei deren Websites anmelden müssen.
Nach der Hinterlegung in einem Online-Spot Ihrer Wahl wie Dropbox, Evernote oder Google Drive werden Ihre Daten sortiert, eindeutig benannt und in eine PDF-Datei konvertiert. Mit FileThis online oder auf Ihrem mobilen Gerät können Sie Ihre Daten nach Name, Datum, Schlüsselwort und Tag durchsuchen.
Es gab möglicherweise Zeiten, in denen langweilige Aufgaben in Ihrem Unternehmen unvermeidlich waren. Bevor Sie sich jedoch damit einverstanden erklären, dass dies immer noch zutrifft, sollten Sie einige der Tools in dieser Liste überprüfen. Die Technologie kann zeitraubende Aufgaben in Ihrem Unternehmen beseitigen, sodass Sie mehr Zeit haben, um ein besseres Produkt oder eine bessere Dienstleistung zu entwickeln und Ihre Kunden besser zu bedienen.
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