Anmerkung des Herausgebers: Wir freuen uns, Ihnen diese Gast-Kolumne von Gastautor Dan Hoffman vorstellen zu können. Anfang dieses Jahres hatte ich das Vergnügen, Dan Hoffman in meiner Radiosendung zu moderieren, und die Show wurde sehr interessiert. Dan erläutert die Vorteile von VoIP und wann es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
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VoIP, kurz für Voice over Internet Protocol, ist eine Technologie, die Sprache in kleine Datenpakete umwandelt, diese Pakete über Breitbanddatenverbindungen statt über herkömmliche Telefonleitungen sendet und sie wieder in Sprache übersetzt, sobald sie ihr Ziel erreicht haben. Die Radicati Group hat kürzlich prognostiziert, dass 74 Prozent aller Telefonanschlüsse in den nächsten drei Jahren VoIP nutzen werden. Für Geschäftsinhaber, die den Sprung von herkömmlichen Telefonsystemdiensten zu VoIP machen, führt die Fähigkeit, Sprachverkehr über Datennetze zu senden, zu großen Vorteilen.
Was ist so toll an VoIP?
Viele Unternehmer setzen VoIP auf Kosteneinsparungen, vor allem wegen der weit verbreiteten Werbekampagnen, die auf VoIP-Angebote von Verbrauchern abzielen. Günstigere Telefonanrufe sind jedoch nur ein kleiner Teil der Geschichte für den Geschäftsmarkt, der ganz andere Telefonsystemfunktionen erfordert. Für den Geschäftsmarkt können die Vorinvestitionsinvestitionen und die fortlaufenden technischen Ressourcen, die für die erfolgreiche Installation und Verwaltung eines IP-basierten Telefonsystems erforderlich sind, abhängig von der Bereitstellung beträchtlich und kostspielig sein. Ein umfassendes Verständnis der Auswirkungen von VoIP über die monatlichen Ferngespräche hinaus erfordert eine umfassende Bewertung der Vorteile, Kosten und Möglichkeiten, die mit VoIP verbunden sind.
Neben der Vorabinvestition zögern viele kleine und mittlere Unternehmen nicht, VoIP-Telefonsysteme einzurichten, da sie nur über begrenzte interne technische Ressourcen und Fachwissen verfügen und keinen Zugang zu den umfangreichen IT-Mitarbeitern haben, die in größeren Unternehmen eingesetzt werden. Darüber hinaus können kleine und mittlere Unternehmen oft nicht die Zuverlässigkeit und die Qualität der VoIP-Telefondienste für Verbraucher gefährden, die über das öffentliche Internet bereitgestellt werden.
Dennoch sind sich viele Unternehmen einig, dass die Vorteile von VoIP die Kosten deutlich übersteigen. Mit VoIP können Sie Ihr Telefonsystem problemlos auf einem Computer neu konfigurieren, ohne dass ein externer Techniker damit beauftragt wird, das Telefonsystem manuell neu zu programmieren und die Bewegungen, Hinzufügungen oder Änderungen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Das Hinzufügen neuer Mitarbeiter und das Verschieben von Arbeitsstationen wird zu einem einfachen, kostengünstigen Prozess, der eine geschmeidigere, schlankere Organisation schafft.
Fernarbeiter, Telearbeiter und reisende Führungskräfte schätzen auch die Remote-Nutzungsmöglichkeiten von VoIP. Unabhängig davon, ob sie sich zu Hause oder am Flughafen befinden, können Mitarbeiter außerhalb des Standortes virtuelle Erweiterungen verwenden, um von jedem entfernten Standort mit Breitband-Internetzugang eine Verbindung zum Bürotelefonsystem herzustellen. Remote- und Wanderarbeiter können auch ein IP-fähiges Telefon oder ein Softphone (spezielle Software, die auf einem Laptop oder PC installiert ist, um als Telefon zu fungieren) verwenden, um Anrufe so zu tätigen und entgegenzunehmen, als würden sie an ihrem Schreibtisch arbeiten.
„Genau wie ein PC kann ich Telefone sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros anschließen und wiedergeben und ohne Service-Dispatch Umzüge, Erweiterungen und Änderungen durchführen“, sagt Jeff Edelstein, Vizepräsident für Informationstechnologie bei Lazare Kaplan, einem führenden Diamantenschliff Unternehmen. Edelstein wechselte zu einem IP-basierten Telefonsystem, als sein Unternehmen seinen Hauptsitz in New York City verlegte.
VoIP ermöglicht auch die nahtlose Verbindung zwischen den mehreren Büros eines Unternehmens über eine einzige Empfangsdame, einen automatischen Anrufbeantworter und ein Voicemail-System. Unternehmen mit mehreren Niederlassungen können auch interne vierstellige Anrufe zwischen Standorten verwenden. Zum Beispiel hat Lazare Kaplan Niederlassungen auf der ganzen Welt - in Ländern wie Israel, Japan, Belgien und Afrika. Mit einem VoIP-Telefonsystem vermeiden Mitarbeiter teure internationale Gebühren. Diese Funktionen tragen dazu bei, dass Unternehmen sowohl externe als auch interne Mitglieder kohärent vertreten können.
Weitere Vorteile von IP-Telefonsystemen sind konsolidierte Sprach- und Datennetze. Während analoge Telefonsysteme separate Sprach- und Dateninfrastrukturen erfordern, ermöglicht VoIP, dass ein einziges konvergiertes Netzwerk beide Arten von Anwendungen ausführt, was die Bandbreitenkosten für Unternehmen senkt.
Was sind meine VoIP-Optionen?
Geschäftsklassen-VoIP gibt es hauptsächlich in zwei Varianten: Räumlichkeiten und Outsourcing. Wie bei einer herkömmlichen Telefonanlage oder einem Schlüsselsystem befindet sich ein auf dem Gelände basierendes IP-Telefonsystem beim Kunden. In dieser Konfiguration sind Kunden in der Regel dafür verantwortlich, alle erforderlichen Geräte zu kaufen, zu installieren und zu warten und lokale, Ferngespräche, Konferenz- und Internet-Serviceverträge von mehreren Diensteanbietern auszuhandeln.
Im Gegensatz dazu verfügt der Client bei einem ausgelagerten Modell über keine physische Hardware vor Ort, außer den Mobilteilen an jedem Schreibtisch und einem verwalteten Router. Ein einzelner Anbieter bietet einen Dienst über eine gemeinsam genutzte, gehostete PBX-Anlage über private IP-Verbindungen an, bei denen es sich in der Regel um T-1- oder DSL-Leitungen handelt. Ausgelagerte Anbieter bieten in der Regel All-Inclusive-Dienste für eine pauschale monatliche Gebühr an, die den Wählton-, Orts-, Fern- und internationalen Service, Konferenzen, Wartung und Support sowie Internetzugang bieten.
Ausgelagerte Lösungen für IP-Telefonsysteme erfreuen sich bei kleinen Unternehmen immer größerer Beliebtheit, insbesondere bei Unternehmen, denen das interne Personal und die internen Ressourcen fehlen, um ein derart komplexes System alleine betreiben zu können. Die erwartete Nachfrage nach ausgelagerten VoIP-Telefonsystemen ist so groß, dass die Beratungsfirma InfoTech Research Group, die sich auf die IT-Anforderungen von mittelständischen Unternehmen konzentriert, prognostiziert, dass 48 Prozent der mittelständischen Unternehmen bis 2010 eine gehostete Lösung verwenden werden Da ein dritter Anbieter Installation, Upgrades, Wartung und Support bereitstellt, können sich wertvolle interne Mitarbeiter auf wichtigere, strategische Angelegenheiten konzentrieren - z. B. das Wachstum des Unternehmens.
Unternehmen, die ausgelagerte VoIP-Lösungen in Betracht ziehen, arbeiten möglicherweise auch mit IT-Beratern oder Systemintegratoren zusammen, die ihre Netzwerk- und Datenanforderungen kennen. In diesen Fällen ist es wichtig, dass der Berater oder Integrator eng mit dem VoIP-Dienstanbieter zusammenarbeitet, damit alle Probleme, die während der Integration auftreten, umgehend behandelt werden. „Wir empfehlen M5s Outsourced IP Phone System vielen Kunden, die ein neues Telefonsystem suchen“, sagt Jayesh Punater, Präsident, Gründer und CEO von Gravitas Technology, einem auf Hedge-Fonds und Private-Equity-Märkte spezialisierten IT-Dienstleistungsunternehmen. „Durch das Outsourcing von Informationstechnologie und Kommunikation können sich Unternehmen auf das Wachstum ihres Unternehmens und die Erfüllung der Bedürfnisse ihrer Kunden konzentrieren, anstatt wertvolle Kosten für die Wartung von Telefonsystemausrüstung aufzuwenden.“ Bist du bereit für VoIP?
VoIP-Telefonsysteme bieten erhöhte Flexibilität und Produktivitätssteigerungsfunktionen, die bisher nur von Fortune-500-Unternehmen erreicht werden konnten. Die Technologie ist jetzt für ein breiteres Publikum zugänglich und kann kleine und mittlere Unternehmen so zuverlässig, zugänglich und serviceorientiert machen wie ihre größeren Unternehmen. Wenn noch nicht klar ist, ob Ihr Unternehmen VoIP-fähig ist, kann die Beantwortung der folgenden Fragen die Entscheidung erleichtern: Wenn Sie Ihr Unternehmen mit VoIP vertraut machen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie mit einem kompetenten, zuverlässigen Dienstanbieter zusammenarbeiten, dem Sie vertrauen. Treffen Sie alle wichtigen Akteure in der Organisation und sprechen Sie mit bestehenden Kunden mit ähnlichen Anforderungen. Wenn Sie nicht über die internen Ressourcen verfügen, wenden Sie sich an einen qualifizierten Dritten, um die Technologie zu bewerten, bevor Sie Ihre Auswahl treffen. Über den Autor: Dan Hoffman ist Präsident und CEO von M5 Networks in Manhattan (www.m5net.com). Das Unternehmen bietet sein Outsourced-IP-Telefonsystem derzeit an mehr als 450 kleine und mittlere Unternehmen in der Metropolregion New York an. Dan ist erreichbar unter email protected
