Sie möchten in Ihrem Unternehmen so praktisch wie möglich sein, aber manchmal ist es die beste Lösung, bestimmte Aufgaben an andere Personen zu delegieren. Das Beantworten Ihrer eigenen Telefone ist zum Beispiel eine der Aufgaben, die von einer Rezeption oder einem Anrufbeantworter besser erledigt wird.
Wenn Sie Ihre eigenen Anrufe selbst entgegennehmen, anstatt sie an eine Empfangsdame oder einen Anrufbeantworter zu delegieren, können Sie Ihrem Unternehmen auf sechs sehr wichtige Weise schaden.
$config[code] not found1. Sie optimieren Ihre Zeit nicht
Wenn Sie Ihre eigenen Telefone entgegennehmen, nutzen Sie Ihre Zeit nicht optimal. Jede kleine Frage zu beantworten ist eine Unterbrechung. Das Telefon nimmt sich Zeit, die für andere Aufgaben aufgewendet werden konnte.
Sie sind damit beschäftigt, Ihr Geschäft zu führen. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre wertvolle Zeit damit verbringen, das Unternehmen tatsächlich zu führen. Kundenanrufe können leicht von einer anderen Person bearbeitet werden.
2. Sie könnten an Glaubwürdigkeit verlieren
Wären Sie nicht ein bisschen überrascht, wenn Sie das Büro Ihres Arztes anrufen und Ihr Arzt tatsächlich das Telefon beantwortet hat?
Sie werden sich wahrscheinlich fragen, warum er keine Rezeptionistin hat, die die Anrufe entgegennimmt. Und dann wundern Sie sich wahrscheinlich, warum er genug freie Zeit hatte, um den Anruf überhaupt zu beantworten. Wenn Ihre Kunden glauben, dass Sie nichts Besseres tun müssen, als sich hinzusetzen und auf Anrufe zu warten, könnten Sie die Glaubwürdigkeit verlieren… und ihr Geschäft.
Wenn Sie eine andere Person (vorzugsweise eine professionelle Rezeptionistin) anrufen, die Ihr Telefon beantwortet, wird Ihr Unternehmen glaubwürdiger und Sie wirken professioneller und etablierter.
3. Sie werden in zu viele Richtungen gezogen
Wenn Sie jeden Anruf entgegennehmen, werden Sie mit Unterbrechungen zugeschlagen, die Sie von dem ablenken, was Sie tun. Dies verringert Ihre Produktivität erheblich und macht Sie letztendlich zu fertig und erschöpft, um das zu erledigen, was Sie tatsächlich tun müssen.
$config[code] not foundDiese Gewinn- und Verlustrechnung, deren Analyse nur eine Stunde hätte dauern sollen, hat plötzlich drei gedauert, und da Sie zweimal unterbrochen wurden, haben Sie möglicherweise etwas Wichtiges übersehen.
Damit Ihr Unternehmen gedeihen kann, müssen Sie sich auf die Ausführung konzentrieren können. Wenn Sie zu viele verschiedene Richtungen im Laufe des Tages einnehmen, werden Sie davon abgehalten.
4. Sie erhöhen die Kosten
Die Beantwortung eigener Anrufe erhöht die Betriebskosten Ihres Unternehmens. Sie können sogar intern von einer Rezeptionistin oder einem Kundendienstmitarbeiter beantwortet werden kostet dich mehr Geld als Alternativen, wie ein Antwortdienst. Bei all diesen Ablenkungen, Produktivitätsverlusten und Kundenabwanderung verlieren Sie Geld.
Weitere große Kosten: Aktualisieren Sie Ihre Telefon- und Messaging-Technologie, ein unglaublich teures Unterfangen für ein wachsendes Unternehmen.
Wenn Sie hinzufügen, dass Sie möglicherweise einen anderen Schlüssel bezahlen, werden die verdienstvollen Mitarbeiter für mehr Stunden bezahlt, weil sie mit Telefonaten, die jemand anderes erledigen könnte, steckenbleiben, das ist ein großer Gewinnverlust, der sich schnell summiert.
5. Sie riskieren, Anrufe zu verpassen… und Kunden
Egal wie viel Sie arbeiten, an Ihrem Tag bleibt nur so viel Zeit. Sie können möglicherweise nicht jeden einzelnen Anruf beantworten, insbesondere wenn Sie mit anderen Kunden telefonieren oder in Besprechungen sind (oder, wissen Sie, schlafen). Selbst wenn Sie sich beim Versuch, jeden Anruf anzunehmen, erschöpft haben, werden Sie niemals alle beantworten können.
Da entgangene Anrufe zu verpassten Kunden und erheblichen Umsatzeinbußen führen, möchten Sie dieses Risiko nicht eingehen.
$config[code] not foundBeachten Sie, dass die Beantwortungsdienste rund um die Uhr verfügbar sind (auch an Feiertagen). Selbst wenn Sie nur während der verkehrsreichsten Stunden des Tages zusätzliche Hilfe benötigen, können sie Ihr Geschäft auf die bestmögliche Weise beeinflussen.
6. Sie könnten unvorbereitet erwischt werden
Als Head Honcho sind Sie die ultimative Autorität für Ihr Unternehmen. Wenn Sie also Ihre eigenen Telefone beantworten und jemand Sie eine Frage stellt, die Sie nicht beantworten können, sieht das für Sie oder Ihr Unternehmen nicht besonders gut aus.
Sie können dies verhindern, indem Sie eine andere Person mit der Beantwortung Ihrer Telefone beauftragen. Wenn Ihre Empfangsdame antwortet und sagt, dass sie sich bei Ihnen erkundigen muss, haben Sie Zeit, die Antwort zu recherchieren oder zu prüfen, bevor Sie sie geben müssen. Sowohl Sie als auch das Unternehmen werden dadurch viel besser aus der Situation herauskommen.
Die Lösung: ein Anrufbeantworter
Beantwortungsdienste Helfen Sie Ihrem Unternehmen und stecken Sie Geld auf vielfältige Weise in Ihre Tasche. Viele hochqualitative Anrufbeantworter können sogar die Notwendigkeit einer Empfangsdame im Büro ersetzen und bieten rund um die Uhr Zugang zu außergewöhnlich geschulten und talentierten Mitarbeitern, die auf die Beantwortung dieser Anrufe warten.
Ein Professioneller Anrufbeantworter Es reicht von der Annahme von Nachrichten über die Beantwortung von Fragen zu Ihrem Unternehmen bis hin zur Verarbeitung von Verkäufen und Registrierungen.
Sie können sogar Ihre persönliche Note hinzufügen, indem Sie dem Dienst bestimmte Skripts zur Verfügung stellen, denen die Agenten folgen sollen. Dies garantiert, dass sie Ihr Unternehmen gut repräsentieren und Ihr Geschäft dabei stärken.
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