Eine der stressigsten Zeiten für die meisten Kleinunternehmer ist, wenn der Cashflow knapp wird, weil Zahlungen nicht von Kunden eingehen. Nicht unbedingt, dass sich Ihr Unternehmen nicht reibungslos weiterentwickelt, sondern weil Ihre Kunden nicht rechtzeitig zahlen.
In diesem Leitfaden zur Rechnungsstellung und zum Bezahlen möchten wir Ihnen einige Best Practices für die Rechnungsstellung Ihrer Kunden mitteilen. Darüber hinaus möchten wir Möglichkeiten offenlegen, um sicherzustellen, dass Sie rechtzeitig (oder so nah wie möglich) bezahlt werden, sodass Sie sich keine Sorgen um den Cashflow machen müssen.
$config[code] not foundRechnungssoftware verwenden
Die Verwendung von Rechnungssoftware wie Hiveage hat für Ihr Unternehmen mehrere Vorteile. Zunächst zeigt es Ihren Kunden, dass Ihr Buchhaltungsprozess professionell und organisiert ist. Sie wissen auch, dass sie nicht durch die Ritzen schlüpfen und eine Zahlung verpassen können.
Auf Ihrer Seite können Sie ganz einfach Sonderaktionen verfolgen, die für bestimmte Kunden angeboten werden, wie schnell oder langsam Kunden zahlen, welche Rechnungen überfällig sind, und vieles mehr.
Sie können auch detaillierte Berichte erstellen, die Ihnen helfen, wenn Kunden an ihrer Rechnungsstellung oder dem Zahlungsverlauf interessiert sind. Sie können diese Berichte auch ausführen, wenn Kunden gegen die Menge der erhaltenen Produkte oder Dienstleistungen im Verhältnis zu den Beträgen protestieren, die sie in Rechnung gestellt haben.
Besprechen Sie die Details zur Rechnungsstellung am Anfang
Wenn Sie mit einem neuen Kunden arbeiten, empfiehlt es sich, die Rechnungsdetails so früh wie möglich zu bestätigen. Einige Kunden werden bei einer Rechnungszahlung einfach stehen bleiben, weil eine Sache, beispielsweise eine Bestellnummer, fehlt. Folgendes ist von Anfang an erforderlich, um eine erfolgreiche Zukunft der Rechnungsstellung zu gewährleisten.
Benötigt Ihr Kunde Ihren W-9 zu Beginn der Zusammenarbeit? Wünscht Ihr Kunde einen bestimmten Projektnamen oder eine Bestellnummer auf jeder Rechnung? Verfügt Ihr Kunde über mehrere Geschäftsadressen und benötigt für die ordnungsgemäße Weiterleitung eine bestimmte Adresse in der Rechnungsstellung? Finden Sie diese Dinge heraus, damit sie keine legitime Entschuldigung haben, um Zahlungen zu verzögern.
Den meisten Kunden steht eine Online-Rechnung per E-Mail zur Verfügung. Aber einige wollen immer noch diese Kopie in der Post. Versenden Sie Ihre Rechnung unbedingt entsprechend.
Unterschiedliche Kunden haben unterschiedliche Regeln für die Rechnungsstellung. Einige Rechnungen müssen zur Genehmigung an den Firmeninhaber geschickt werden und werden dann bis zur Buchhaltung geleitet. Andere müssen zur Buchhaltung mit einem CC an den Projektmanager gehen, mit dem Sie arbeiten, damit sie ihr OK an die Buchhaltung senden können.
Gelegentlich haben Sie einen Kunden, bei dem die Rechnung zur Genehmigung als PDF an eine Person gesendet werden muss. Dann muss es zur Bestätigung an eine andere Person gesendet werden. Schließlich muss es elektronisch an eine externe Buchhaltung gesendet werden.
Finden Sie heraus, was der Prozess für Ihren Kunden ist, und verfolgen Sie ihn entsprechend.
Definieren Sie Ihre Bedingungen eindeutig
Überraschenderweise geben einige Leute keine Zahlungsbedingungen an. Sie belassen den Verzug nach Erhalt auf der Rechnung. Wenn Ihre Zahlungsbedingungen bei Erhalt nicht fällig sind, sollten Sie sie auf Ihrer Rechnung entsprechend ändern. Andernfalls gehen die Leute davon aus, dass Sie die Zahlungsbedingungen nicht von der Standardeinstellung geändert haben, und legen ihre eigenen Zahlungsbedingungen fest.
Apropos Zahlungsbedingungen. Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie bezahlt werden, bevor Sie die Arbeit erledigen oder das Produkt versenden, besteht darin, einen Rabatt für die Vorauszahlung anzubieten. Ihre Kunden werden die Chance, etwas zu sparen, lieben, und Sie werden die Tatsache lieben, dass Sie sich keine Sorgen darüber machen müssen, dass Sie steif werden.
Definieren Sie eindeutig, wann die Rechnungsstellung zu erwarten ist
Teilen Sie Ihren Kunden vorab mit, dass Sie normalerweise am Monatsende, am Monatsanfang, zur Monatsmitte, wöchentlich, zweiwöchentlich oder nach Abschluss eines Projekts in Rechnung stellen. Auf diese Weise wissen sie, wann sie mit dem Erhalt Ihrer Rechnung rechnen können und hoffentlich danach Ausschau halten.
Bieten Sie mehr als eine Zahlungsmöglichkeit
Nur weil 90 Prozent Ihrer Kunden PayPal verwenden oder online bezahlen, bedeutet dies nicht, dass die anderen 10 Prozent dies tun. Indem Sie Ihren Kunden die Zahlung per Kreditkarte oder Scheck ermöglichen, können Sie die meisten Zahlungsbarrieren für die meisten Ihrer Kunden beseitigen.
Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden so bezahlen können, wie sie möchten, geben Sie Ihre Postanschrift in die Rechnung ein und aktivieren Sie zusätzliche Zahlungsoptionen, damit sie außerhalb von PayPal online bezahlen können.
Gute Kreditkarten-Verarbeitungsalternativen für PayPal sind Stripe, Braintree und Authorize. Alle drei haben ähnliche Preise bei 2,9% + 0,30 USD pro Transaktion. Zusätzliche Gebühren beinhalten die folgenden.
- Braintree erhebt keine Transaktionsgebühren für die ersten 50.000, die durch sie verarbeitet werden. Für internationale Währungstransaktionen berechnen sie zusätzlich 1%.
- Braintree und Stripe berechnen eine Rückbelastungsgebühr von 15 USD.
- Stripe berechnet zusätzliche 2% für internationale Währungstransaktionen.
- Die Autorisierung erhebt eine Einrichtungsgebühr von 49 USD, eine monatliche Gateway-Gebühr von 25 USD, eine Gebühr von 1,5% für internationale Transaktionen und eine Rückbelastungsgebühr von 25 USD.
So wie wählst du aus? Hier sind einige Fragen zu Ihrem Unternehmen.
- Möchten Sie Zahlungen per Telefon oder auf Ihrem Mobilgerät persönlich annehmen?
- Möchten Sie nur Standard-Kreditkartenzahlungen (Visa, Mastercard, Discover, AMEX usw.) akzeptieren, oder möchten Sie auch neuere Zahlungsmethoden wie Apple Pay, Bitcoin oder Venmo akzeptieren?
- Benötigen Sie eine Abonnementabrechnung? Split Zahlungsmöglichkeiten?
- Haben Sie Kunden weltweit und in Ländern, in denen PayPal nicht verwendet werden kann?
Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen haben, sollten Sie in der Lage sein, die Funktionen des Zahlungsprozessors mit Ihren Bedürfnissen abzugleichen, um festzustellen, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Beachten Sie außerdem, dass Kunden, die nicht über PayPal bezahlen, weil sie etwas gegen PayPal haben, Braintree möglicherweise nicht mögen, da Braintree von PayPal erworben wurde.
Bestätigen Sie, dass Sie die Rechnung gesendet haben
Sie wissen, dass Sie sich auf Ihre Rechnungssoftware verlassen können. Sie tun dies also nicht unbedingt, weil Sie nicht an Ihre Software glauben, sondern um die erste Erinnerung zu erhalten, dass Sie Ihre Rechnung abgeschickt haben.
Nachdem Sie eine Rechnung an einen erstmaligen Kunden gesendet haben, senden Sie eine E-Mail an die Person, die die Rechnung erhalten soll, und an alle, die kopiert werden müssen, die Sie gerade in Ihrer Rechnung eingereicht haben. Es kann als beiläufige Erwähnung hinzugefügt werden, die zu Ihren Projektaktualisierungen gehört.
In der Regel müssen Sie dies nur bei Erstkunden oder bei routinemäßig verspäteten Kunden tun. Bei Erstkunden können Sie sicherstellen, dass die Rechnungsdaten korrekt sind.
Senden Sie sanfte Erinnerungen
Nicht jeder wird 100% pünktlich zahlen. Einige Leute werden zu Recht so beschäftigt sein, dass sie Ihre Rechnung unbeabsichtigt vergessen. Sie möchten anfangs davon ausgehen, dass Ihre Rechnung versehentlich vergessen wurde, und Ihre Erinnerungen entsprechend einrahmen.
Wenn Sie eine Rechnung erneut senden, können Sie eine Rechnungserinnerung ansprechen, einschließlich einiger Formulierungen für besondere Situationen.
- Ich habe festgestellt, dass Sie meine Rechnung noch nicht angezeigt haben. Für den Fall, dass es nicht richtig durchgekommen ist, sende ich es erneut. Ich füge eine Kopie per PDF in einer separaten E-Mail bei. Mit E-Mail-Spamfiltern wissen Sie heutzutage nie etwas.
- Ich weiß, dass Sie kürzlich mit dem Start des neuen Projekts beschäftigt waren. Für den Fall, dass es in Ihrem Posteingang vergraben wurde, ist hier meine Rechnung für die Arbeit des letzten Monats.
- Ich hoffe du hattest eine gute Reise! Ich weiß, dass Sie wahrscheinlich viel Nachholbedarf haben, deshalb wollte ich sicherstellen, dass dies an der Spitze der Liste steht, seit es 30 Tage ist.
- Dies ist nur eine freundliche Erinnerung an meine Rechnung vom letzten Monat. Die Zeit vergeht, aber seit es 30 Tage ist, dachte ich, ich würde Sie wissen lassen.
Meist sollte dies das Problem lösen und Sie sollten eine Antwort - und eine Zahlung erhalten. Wenn Sie keine Antwort von einer Person erhalten, können Sie jederzeit eine sanfte Erinnerung an eine andere Person senden. Teilen Sie dieser Person mit, dass Sie noch nicht von Ihrer Rechnung gehört haben und dass Sie sicherstellen möchten, dass die Rechnung bei Ihnen angekommen ist.
Wenn Sie keine personalisierten Erinnerungen haben, ist das auch in Ordnung. Sie können stattdessen automatische Erinnerungen senden!
Setzen Sie Ihren Fuß nach unten
Wenn die oben genannten Erinnerungen unbemerkt bleiben, müssen Sie möglicherweise etwas aggressiver werden. Dies ist besonders wichtig, wenn die Rechnung stark überfällig ist. Bevor Sie diesen Weg einschlagen, sollten Sie einige Punkte beachten.
- Möchten Sie, dass diese Firma als Kunde bleibt? Wenn Sie dies tun, kann es Ihnen helfen, mit einer langsamen Zahlung sympathisch zu sein.
- Können Sie die Lieferung oder Leistung wegen Nichtzahlung stoppen? Diese Entscheidung kann wiederum davon abhängen, ob Sie möchten, dass dieses Unternehmen Kunde bleibt.
Handeln Sie entsprechend mit diesen Antworten. Beginnen Sie mit dem erneuten Senden Ihrer Rechnung, sowohl digital als auch per Post. Rufen Sie Ihren Kunden an und lassen Sie ihn wissen, dass Sie wissen, dass die Dinge schwierig sein können, aber Sie haben die vereinbarten Leistungen abgeschlossen oder die Produktlieferungen gesendet. Die laufende Zahlung ist somit sofort fällig.
Ja, das kann unangenehm sein. Aber es geht auch ums Geschäft. Sie sind wahrscheinlich nicht der einzige Anbieter, bei dem Ihr Kunde verspätet Zahlungen vornimmt, daher sind Sie nicht der einzige, der das Problem durchgesetzt hat. Wenn Sie jedoch der Einzige sind, der Druck auf sie ausübt, werden Sie wahrscheinlich zuerst bezahlt. Oder zumindest erst, nachdem wesentliche Nebenkosten, Miete und andere Rechnungen bezahlt wurden.
Wenn Sie an dem Problem festhalten, kann dies sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden frustrierend sein. Es kann jedoch entscheidend sein, dass Sie bezahlt werden. Einige Kleinunternehmer gaben an, bis zwei Jahre nach Fälligkeit einer Rechnung bezahlt worden zu sein. Während spät nie gut ist, ist es besser als nie.
Rechnungsbild über Shutterstock
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