Wenn ein Kunde ein Büro betritt, ist die Rezeptionistin die erste Person, die er treffen wird. Angestellte an der Rezeption sind das Bindeglied zwischen der Öffentlichkeit und den Unternehmen, für die sie tätig sind. Aus diesem Grund sollten sie über alle Bürorichtlinien und -verfahren Bescheid wissen. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, jede Frage eines Kunden zu beantworten, sie sollten jedoch immer in der Lage sein, den Kunden an jemanden zu richten, der dies kann.
Grüße Besucher
Die Hauptaufgabe eines Empfangsmitarbeiters besteht darin, die Besucher zu begrüßen und an die entsprechenden Büros oder Verwalter weiterzuleiten. Die Rezeptionistin ist das öffentliche Gesicht eines Unternehmens und sollte freundlich, hilfsbereit und mit allen Amtsverfahren und Richtlinien vertraut sein. Diese können von Büro zu Büro unterschiedlich sein. Beispielsweise muss ein medizinischer Rezeptionsmitarbeiter wissen, wie er von jedem Patienten Versicherungsinformationen erhält und gegebenenfalls Co-Pays einsammelt. Obwohl sie keine medizinischen Fragen beantworten müssen, sollten sie wissen, an wen sie sich wenden sollen, wenn sie ein Problem haben. Eine Empfangsdame in einer Anwaltskanzlei sollte keine Rechtsberatung anbieten, aber sie muss wissen, wer in ihrem Büro über das Fachwissen verfügt, um mit einem Mandanten zusammenzuarbeiten und ihn unverzüglich an diese Person weiterzuleiten.
$config[code] not foundErzwingen Sie Office-Richtlinien
In einigen Fällen sind Empfangsmitarbeiter für die Durchsetzung von Bürorichtlinien und -verfahren verantwortlich. Bestimmte Bürorichtlinien variieren von Büro zu Büro, sie dienen jedoch gewöhnlich dazu, die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und Kunden im Büro zu schützen. Zu den Bürorichtlinien können Rauchverbot, Alkoholkonsum und sexuelle oder verbale Belästigung im Büro oder an der Rezeption gehören. Viele Büros haben auch eine grundlegende Kleiderordnung und verlangen, dass jeder, der das Büro betritt, Schuhe und entsprechende Kleidung trägt. Andere grundlegende Bürorichtlinien umfassen Geschäftszeiten, Abrechnungen und Informationen zur Information der Kunden über Leistungsänderungen oder Gebühren. Wie alle Mitarbeiter sollte der Rezeptionist die Bürorichtlinien kennen und jederzeit ein Mitarbeiterhandbuch zur Verfügung stellen.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtFragen zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit
In vielen Büros sind die Rezeptionisten für die Abgabe großer Informationsmengen verantwortlich. Dazu gehören die Beschäftigungsunterlagen der Kunden, rechtliche oder medizinische Vorgeschichte, Adress- und Kontaktinformationen oder Finanzinformationen. Obwohl der Arbeitgeber der Rezeptionistin uneingeschränkten Zugriff auf diese Informationen hat, sollte die Rezeptionistin diese Informationen nicht an Dritte außerhalb des Büros oder an unbefugtes Personal im Büro oder am Arbeitsplatz weitergeben. Office-Richtlinien enthalten strenge Regeln für das Recht der Kunden auf Privatsphäre und beinhalten häufig Strafen für die Freigabe von nicht autorisierten Informationen. Da die Empfangsmitarbeiter mit sehr persönlichen Informationen betraut sind, müssen sie sich dieser Richtlinien bewusst sein und sie jederzeit einhalten. Die Rezeptionisten sollten auch in der Lage sein, Kunden über ihre Datenschutzrechte zu informieren und ihre Fragen zu diesen Fragen zu beantworten.
