Für Kleinunternehmer ist das Erstellen einer Social Media-Richtlinie eine effektive Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu helfen, mit Kunden zu interagieren, Ihre Marketingbotschaften zu klären und Ihre Glaubwürdigkeit online zu schützen. Schauen wir uns an, wie Sie eine Social-Media-Richtlinie erstellen.
Was ist eine Social-Media-Richtlinie?
Hier ist eine Definition:
"Eine Social-Media-Richtlinie ist eine Reihe von Richtlinien, in denen beschrieben wird, wie Mitarbeiter online mit Kunden interagieren sollten."
Im Allgemeinen enthalten die meisten Richtlinien Richtlinien für:
- Unternehmensblogs
Denken Sie daran, dass Sie keine individuellen Richtlinien für jede Social Media-Site erstellen müssen. Stattdessen können Sie ein Master-Richtliniendokument erstellen und kurze Kapitel für jede einzelne Site erstellen. Dies erleichtert die Verwaltung des Dokuments und die Kontrolle der Änderungen.
Mitarbeiterhandbücher & Social Media Policy
Aus einem Blickwinkel können Sie Ihre Social-Media-Richtlinie als Teilmenge Ihres Mitarbeiterhandbuchs entwickeln. Das heißt, wenn jemand in das Unternehmen eintritt, werden die Richtlinien für die Online-Interaktion unter diesem Kapitel im Handbuch behandelt.
Sie können auch ein eigenständiges Dokument erstellen und sich ggf. auf das Mitarbeiterhandbuch beziehen. Dadurch wird die Anzahl der Wörter reduziert, da Sie in diesem Dokument beispielsweise auf rechtliche Informationen und Personalrichtlinien verweisen können.
Fertig machen
Wie viele Dinge ist der erste Schritt der schwierigste Schritt bei der Entwicklung einer Social-Media-Politik. Also wo fängst du an? Ein Ansatz besteht darin, die Unternehmen in Ihrer Branche zu untersuchen, ihre Richtlinien zu überprüfen (viele davon sind öffentlich) und diese als Bausteine für Ihre Dokumente zu verwenden.
Berücksichtigen Sie bei der Prüfung der Richtlinien Folgendes:
- Ton - Ist die Richtlinie formal oder verwendet sie einen entspannteren Gesprächsstil? Welches funktioniert Ihrer Meinung nach am besten? Einige Dokumente verwenden Phrasen wie „Der Benutzer muss…“, die etwas hart klingen. Versuchen Sie, einen Ton anzunehmen, der professionell, hilfsbereit und respektvoll ist.
- Länge - Einige Richtlinien sind sehr kurz, während andere dicht und wie juristische Dokumente gelesen werden. Sehen Sie wieder, welche für Sie am besten funktioniert. Es gibt kein richtig oder falsch.
- Informationsstand - Einige Richtlinien enthalten allgemeine Richtlinien, während andere detailliertere Informationen enthalten, z. B. wie sie auf einen negativen Kommentar im Unternehmensblog reagieren.
- Umfang - Beziehen sich die Richtlinien auf soziale Netzwerke auf individueller Basis oder gehen sie breiter vor? Welcher Ansatz würde am besten für Ihr Unternehmen funktionieren? Welches wäre einfacher zu handhaben?
- Verwendungszweck - Können Sie sehen, wie Ihre Mitarbeiter diese Dokumente verwenden? Wenn nein warum? Suchen Sie nach Beispielen, die Sie gerne lesen und die Ihrer Meinung nach gut für Ihr Team funktionieren würden.
Dokumententwurf erstellen
Wenn die Idee, eine Social-Media-Richtlinie zu schreiben, Sie mit Angst erfüllt, dann nehmen Sie sich ein Herz. Es ist nicht so schwierig und ich zeige dir warum. Auf die gleiche Weise wie in Rom nicht an einem Tag gebaut wurde, dauert das Erstellen der Richtliniendokumente eine Weile… aber Sie werden dorthin gelangen. Der Trick besteht darin, es in überschaubare Aufgaben zu unterteilen - beispielsweise eine Richtlinie pro Woche.
Beginnen wir zum Beispiel mit einer Richtlinie für Ihre Facebook-Seite:
- Zweck - Beschreiben Sie den Zweck dieser Richtlinie in einem Satz. Konzentrieren Sie sich darauf und beseitigen Sie Unklarheiten. Schreiben Sie in einem positiven Ton.
- Ziele - Erläutern Sie, wie diese Richtlinie Lesern (d. H. Ihren Mitarbeitern und Facebook-Fans) bei der Interaktion helfen kann.
- Politik - Schreiben Sie eine kurze Richtlinie, die Ihre Erwartungen, Positionen und Maßnahmen beschreibt, die Sie ergreifen können, wenn gegen diese Richtlinien verstoßen wird.
- Kontakte - Fügen Sie Kontaktinformationen hinzu, wenn der Leser eine Klarstellung benötigt.
Hilfe oder Hinder
Warum glauben so viele Menschen, dass Social-Media-Richtlinien eine schlechte Sache sind? Der Hauptgrund, warum Richtlinien nicht funktionieren (oder einen schlechten Ruf haben) ist, dass sie es den Mitarbeitern erschweren, ihre Arbeit zu erledigen. Das ist vielleicht nicht ganz richtig, aber für viele Mitarbeiter gelten diese Richtlinien Gefühl wie ein Eingriff und eine weitere Regel zu folgen. Wie kannst du das umgehen?
Ich denke, es ist das Wort Politik das stört die Menschen. Wenn dies der Fall ist, ändern Sie den Ton des Dokuments und bezeichnen Sie es als Richtlinien, Anweisungen und Beispiele, um Ihren Mitarbeitern mehr Vertrauen in die Online-Interaktion zu geben. Nachdem Sie die Richtlinien erstellt haben, halten Sie einen informellen Workshop ab und stellen Sie das Dokument vor. Denken Sie daran, dass die meisten Mitarbeiter ihre Arbeit gut machen möchten. Manchmal werden sie jedoch frustriert, wenn sie die Art und Weise ändern müssen, in der sie ihre täglichen Aufgaben erledigen. Der Workshop sollte ihre Angst reduzieren und ihnen die Richtung geben, die sie brauchen.
Wenn Sie die Sitzung starten, müssen Sie die folgenden Elemente durcharbeiten:
- Annahmen - Entfernen Sie alle Annahmen oder Missverständnisse über die Richtlinien.
- Beispiele - Gehen Sie die Beispielrichtlinien durch, um zu verstehen, wie die Richtlinie auf ihre Rolle angewendet wird.
- Szenarien - Halten Sie die Sitzung praktisch, indem Sie Szenarien besprechen, in denen die Richtlinien ihnen helfen.
Der Szenarioteil des Workshops ist sehr wichtig. Zeigen Sie Beispiele aus der realen Welt, in denen soziale Medien Probleme verursachen können, z.
- Mitarbeiter teilen vertrauliche Informationen aus Versehen
- Auf negative Kommentare reagieren und in Flammenkriege geraten
- Kommentare auf den Websites der Mitbewerber hinterlassen
Dann zeigen Sie, wie Sie diese Probleme effektiver bewältigen können. Ihre Mitarbeiter werden den Wert der Dokumente erkennen und geneigt sein, sie zu verwenden.
Veröffentlichen
Sobald Sie die Richtliniendokumente fertiggestellt haben, senden Sie ein PDF an alle Mitarbeiter. Bitten Sie sie, es sorgfältig zu lesen, und antworten Sie, wenn Sie Lücken, Fehler oder Tippfehler festgestellt haben. Veröffentlichen Sie die Richtlinie dann auf Ihrer Website, Ihrem Blog und anderen Social-Media-Kanälen. Denken Sie daran, ein Datum, eine Versionsnummer und einen Dokumentbesitzer hinzuzufügen, um Dokumentänderungen nachverfolgen zu können.
Monitor
Die Entwicklung von Richtlinien ist ein Verfeinerungsprozess. Überprüfen Sie die Dokumente alle sechs Monate und aktualisieren Sie sie gegebenenfalls. Wenn Sie beispielsweise eine mobile Website gestartet haben, möchten Sie möglicherweise Richtlinien dazu in das Dokument aufnehmen. Was noch wichtiger ist, betrachten Sie das Feedback, das Sie von Ihrem Team erhalten, und sehen Sie, wie dies verwendet werden kann, um den Text zu verfeinern.
Fazit
Das Schreiben Ihrer ersten Social-Media-Richtlinie ist einfacher als Sie denken. Sehen Sie es als kleines Projekt an, das Sie in den nächsten vier Wochen in Angriff nehmen werden. Erstellen Sie ein Team mit guten Schreibfähigkeiten und Kenntnissen der sozialen Medien, und arbeiten Sie bis zu einem bestimmten Termin.
Wenn Sie bereits Richtlinien für soziale Medien geschrieben haben, was ist für Sie der schwierigste Teil des Prozesses? Wie implementieren Sie Richtlinien, nachdem Sie Richtlinien erstellt haben?
Bild von Dirk Ercken / Shutterstock
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