Ich schrieb in meiner letzten Kolumne über den neuen Amazon Kindle eBook-Reader und sagte:
$config[code] not found"Wir alle haben gespannt darauf gewartet, dass die Prognosen des" papierlosen Büros "in Erfüllung gehen, aber dieses Versprechen scheint eine Täuschung zu sein, die schwieriger ist als je zuvor."
Aber vielleicht ist das papierlose Büro in Sicht. Ja, ich habe denen zugehört, die weiterhin sagen, dass das papierlose Büro immer noch ein Traum ist. Aber ich denke, der Schlüssel dazu ist es, auf das Erreichen des Papiers zu zielen und darauf hinzuarbeiten, nicht auf Perfektion, um dieses Endziel zu erreichen. Das richtige Datenverwaltungssystem kann die praktische Anwendbarkeit von Papier mit der Geschwindigkeit neuer Informationen und Technologien verbinden.
Als Unternehmer und Kleinunternehmer möchten wir die Menge an Papier, die wir verwenden, vermeiden, da es einfach zu viel Zeit (und Geld) für die Produktion, Organisation und Rücknahme von Material erfordert. Dies könnte Ihrem Unternehmen eine Menge Geld sparen und Ihnen helfen, mehr Geld zu verdienen.
Mit der aktuellen Verbreitung von Informationen Wir müssen Informationen für uns und andere in der heutigen Welt verfügbar machen.
Sehen Sie sich an, wie Papier und Dateien in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden.
Wenn Sie wie ich sind, wäre ich so mutig zu behaupten, dass das, was Sie finden, Sie nicht glücklich machen wird.
Sie verfügen zwar über das am besten organisierte Büro der Welt, aber die Zeit, die zur Systematisierung Ihrer Unterlagen und zur Aufrechterhaltung dieser Organisationsmethode benötigt wird, wird in echte Dollars umgerechnet - Stunden, die für Forschung, Entwicklung und Marketing aufgewendet werden könnten.
Verwenden Sie ein "Stapel" -System zum Ablegen, und halten Sie die Dinge in ordentlichen Haufen, damit Sie genau wissen, wo sich alles befindet? Denken Sie an das physische Durcheinander, das dadurch verursacht wird, sowie an die Schuld, die Sie fühlen, weil Sie immer das Bedürfnis haben, diese Stapel durchzugehen - um zumindest sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen haben.
Wenn Papierdateien Ihr Büro vergraben, kann "Papierlos gehen" eine gute Option sein. Was bedeutet es jedoch, papierlos für Ihr Unternehmen zu sein? Es geht darum, die Entscheidung zu treffen und nicht zurückzukehren. Dies bedeutet, dass alle Dateien in den Computer gescannt werden und das Personal für die Verwendung der digitalen Dateien geschult wird.
Die Papiere, die früher von einem Mitarbeiter an einen anderen oder von Ihrem Unternehmen an einen Kunden oder Perspektivkunden gesendet werden mussten, können jetzt dort angezeigt werden, wo sie benötigt werden. Allein in Ihrem Unternehmen können Sie viele Stunden und endlose Dollar an Produktivität und Effizienz sparen.
In der Realität verwendet Ihr Büro immer Papier. Der Begriff „papierlos“ ist zu hoch für einen Standard. Manche Leute müssen Dinge ausdrucken, um sie lesen zu können. Sie drucken Dinge zum Mitnehmen und zeigen sie anderen Menschen. Nicht jede Präsentation kann auf PowerPoint zugeschnitten werden. Sie werden diese Drucker nicht loswerden.
Sie werden jedoch die Aktenschränke oder zumindest einige von ihnen loswerden, wenn Sie Dateien in Ihren Computer scannen und neue Dateien auf dem Computer erstellen. Außerdem müssen Sie diese Dateien ständig organisieren.
Hier sind 4 Dinge zu beachten, wenn Sie papierlos gehen:
1. Beim Scannen von Dateien ist ein dedizierter Dokumentenscanner unerlässlich.
2. Beim Speichern von Dateien ist die beste und am allgemeinsten akzeptierte Methode das PDF-Format oder das Portable Document-Format. Dies ist ein stabiles Format, das die Datei genau so aussehen lässt, wie sie auf Papier aussah. Sie kann online gelesen oder gedruckt werden, nimmt wenig Platz ein und lässt sich leicht mit der von Adobe verfügbaren Software erstellen.
3. Wenn Sie Ihre Dateien digitalisieren, benötigen Sie eine Festplatte für Ihr neues „Archiv“ und ein gutes Datensicherungssystem. Fachleute schlagen vor, zwei tragbare Festplatten zu haben. Sie sichern sich jede Woche nacheinander und bringen die Sicherung an einen externen Standort, beispielsweise in ein Bankfach.
4. Wenn sich Ihre Computer nicht in einem lokalen Netzwerk (LAN) befinden, müssen diese angeschlossen werden, damit jeder auf die Dateien zugreifen kann. Die Einrichtung eines drahtlosen Netzwerks kostet etwa 25 bis 50 US-Dollar pro Computer plus 75 bis 100 US-Dollar für den „Hub“ oder den zentralen Router für vier Computer.
Die meisten Benutzer haben keine Probleme, digitale Dateien anzuzeigen und zu verwalten. Was Sie und Ihre Mitarbeiter möglicherweise Probleme haben, ist, sich an das neue Aufzeichnungs- und Informationsmanagementsystem zu gewöhnen. Holen Sie sich alle an Bord in Bezug auf die Dateiprotokolle. Wie sollen die Verzeichnisse beschriftet werden? Wie sollen Dateien benannt werden? Es ist wichtig, dass jeder die gleichen Standards verwendet. Entscheiden Sie, was diese sein werden, und drucken Sie Kopien für alle. Machen Sie eine Kopie im Firmennetzwerk verfügbar.
Papierlos zu gehen, ist eine Frage der Wahl: Es ist ein bewusster Lebensstil und eine Arbeitsstilentscheidung. Wenn Sie sich vollständig dazu verpflichten, können Sie Ihre Produktivität, Effizienz und Effektivität steigern sowie die Menge an Abfall reduzieren, die jeder einzelne von uns produziert.
Haben Sie die Entscheidung getroffen, papierlos zu gehen?
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