Ein Teamassistent hilft, die Arbeitslast zu tragen, indem er administrative Aufgaben übernimmt, um die Mitglieder des Büroteams für andere Aufgaben freizugeben. Sie helfen sofort bei aktuellen Projekten, sodass erfahrene Mitglieder sich darauf konzentrieren können, das Projekt zu verbessern, Probleme zu beheben oder Kundenanforderungen zu erfüllen. Die zusätzliche administrative Hilfe ist wichtig, um Termine einzuhalten und Projekte rechtzeitig abzuschließen. Assistenten arbeiten unter direkter Aufsicht von Teamleitern.
$config[code] not foundAdministrative Pflichten
Teamassistenten helfen bei administrativen Aufgaben, die wenig Aufsicht erfordern. Sie planen Termine mit Kunden und sorgen dafür, dass Kunden Dokumente und Forderungen rechtzeitig erhalten. Sie organisieren interne Teammeetings und bereiten Reiserouten vor, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf derselben Seite sind. Weitere Aufgaben umfassen das Sortieren von E-Mails nach Wichtigkeit, die Benachrichtigung der Teammitglieder über bevorstehende Fristen, das Erstellen von Kopien, das Ausführen von Besorgungen, das Vorbereiten von Dokumenten und das Organisieren von elektronischen Dateien. Schnelligkeit, effektive Kommunikationsfähigkeit und Liebe zum Detail sind die wichtigsten Anforderungen an den Job.
Daten und Leistungen
Arbeitsteams benötigen häufig zusätzliche administrative Unterstützung, um Datenerfassung, Datenverwaltung und Projektergebnisse zu unterstützen. Teamassistenten machen sich während Besprechungen Notizen und fassen diese in Projektnotizen zusammen. Sie sammeln und geben Daten in elektronische Dateien ein, sodass die Teammitglieder Aufzeichnungen haben, um ihre Analysen und Projektergebnisse zu sichern. Die Assistenten bereiten die Projektergebnisse vor, indem sie Seitennummern, attraktive Cover, Begriffslisten und ein Inhaltsverzeichnis für schriftliche Berichte hinzufügen. Computerkenntnisse, Dateneingabefähigkeiten und Korrekturlesen helfen Bewerbern, sich als qualifizierte Bewerber zu profilieren.
Verpflegung und Reisearrangements
Projektassistenten koordinieren Büro- Mittag- und Abendessen mit Teammitgliedern. Sie bestellen und holen Mahlzeiten für Mitarbeiter ein, die lange arbeiten, um Fristen einzuhalten. Sie treffen Reisevorbereitungen, darunter Flüge, Unterkünfte und Mietwagen. Sie recherchieren die Konferenzroutinen und informieren die Teammitglieder über die Seminardetails. Dadurch haben erfahrene Mitglieder mehr Zeit, sich auf umfangreiche und zeitaufwändige Projekte zu konzentrieren.
Finanzielle Verantwortlichkeiten
Sicherzustellen, dass das Team innerhalb seines Budgets bleibt, ist eine wichtige Jobverantwortung. Teamassistenten überwachen die Projektkosten und Kaufquittungen und protokollieren diese Zahlen in Buchhaltungssoftwareprogrammen und Kalkulationstabellen. Sie treffen keine Kaufentscheidungen für die Führungskraft, aber sie informieren die Teamleiter, wenn das Budget so aussieht, als ob sie ins Minus gehen würden. Assistenten bestellen Vorräte und Produkte, wenn der Lagerbestand niedrig ist. Budgetierung und ein grundlegendes Verständnis der Buchhaltung helfen Projektassistenten dabei, die vorgeschlagenen finanziellen Ziele einzuhalten.
