Vor Ihnen liegt ein Schreibprojekt … und ein leeres Blatt Papier. Bei kaltem Wetter beginnen Sie zu denken, dass es einfacher sein könnte, einen Texter anzuheuern (schließlich sind Sie nicht als Schriftsteller tätig geworden). Denk nochmal. Mit fünf einfachen Schritten und etwas Übung können Sie Ihr eigener Texter sein und das Geld, das Sie für die externe Unterstützung Ihres Unternehmens ausgegeben hätten, reinvestieren.
Warum Business Writing so wichtig ist
Der Grund für das Schreiben oder jede Art von Geschäftskommunikation ist derselbe Grund, aus dem wir geschäftlich tätig sind: um positive Geschäftsergebnisse zu erzielen. Effektives Business Writing kann in vielerlei Hinsicht positive Geschäftsergebnisse fördern, darunter:
- Wert schaffen für Stakeholder
- Unterstützung bei der Abstimmung der Stakeholder mit den Unternehmensstrategien und -zielen
- Erlauben, dass der Schreiber sich ständig weiterbildet
Die folgenden Schreibvorschläge verbessern die Art und Weise, wie Sie schreiben, von einer informellen E-Mail bis zu einem vollständigen Geschäftsvorschlag. (Das einzige, was variieren wird, ist die Zeit, die für jede Schreibaufgabe aufgewendet wird.)
Schritt 1: Kennen Sie Ihr Publikum.
Kommunizieren Sie nach oben, unten oder seitlich? Ist Ihre Zielgruppe intern oder extern in Ihrer Organisation? Dies sind die grundlegendsten Fragen, die sich auf Ihr Publikum beziehen. Wenn Sie hier in Ihrer Untersuchung aufhören, haben Sie wahrscheinlich nicht genügend Informationen, um im Schreibprozess weiterzugehen.
Lernen Sie Ihren Leser so kennen, wie Sie können. Wenn es sich um eine bestimmte Person handelt, haben sie einen Assistenten, der Ihnen einen Einblick verschaffen kann? Vielleicht können Ihnen die direkten Berichte der Person einige Hinweise geben. Gibt es ein Profil der Person, das Ihnen hilft, ihre Interessen und ihren Kommunikationsstil zu bestimmen? Wenn Sie die Befehlskette verkaufen oder kommunizieren, können die Antworten auf diese Fragen ein entscheidender Faktor dafür sein, ob Ihr Publikum Ihr Schreiben liest und entsprechend handelt.
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den bevorzugten Kommunikationsstil Ihres Lesers zu berücksichtigen. Überlegen Sie, wie sie mit Ihnen und anderen kommunizieren. Wollen sie, dass Sie „auf den Punkt kommen“ oder beginnen Sie mit der Frage, wie es Ihrer Familie geht? Die in der amerikanischen schriftlichen Kommunikation vorherrschende Weisheit besteht darin, direkt zur Sache zu kommen. jedoch; Viele Geschäftsleute ziehen es vor, zuerst eine Beziehung aufzubauen, und sie werden Ihre E-Mails nicht lesen, wenn sie sich durch Kommunikation, die sich direkt auf das Geschäft auswirkt, als entwertet fühlen. Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, müssen Sie wissen, wo Sie Ihren Hauptpunkt setzen sollen: am Anfang oder am Ende.
Das Wichtigste bei der Betrachtung Ihres Publikums ist, dass Sie wissen, worauf es Ihnen ankommt. Es gibt nichts Falsches an der Frage "Was ist für mich drin?" Wenn Sie sie nicht im Namen Ihres Lesers fragen, wird Ihre Nachricht möglicherweise übersehen.
Schritt 2: Legen Sie den Kommunikationskanal fest.
Sobald Sie Ihr Publikum kennen, können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, welchen Kanal Sie verwenden möchten. Kanäle oder Kommunikationsmodi können in interne oder externe, formale oder informelle Kanäle unterteilt werden. Wieder ist dies nur der erste Schritt. Überlegen Sie, ob der Leser Ihre Informationen weitergibt. Wenn ja, an wen wird er oder sie weitergeben? Diese Fragen helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie eine Broschüre, ein Schreiben, ein Memo, eine E-Mail oder eine andere Geschäftsform benötigen.
Ein Beispiel: Wir werden an unseren Vorgesetzten schreiben, um ihn davon zu überzeugen, dass eine neue Richtlinie in Bezug auf die Beantragung einer bezahlten Arbeitszeit eingeführt werden muss. Da dies eine formalere, internere Anfrage ist, verwenden wir ein Memo-Format. Das Memo wird so verfasst, dass der Vorgesetzte es dem HR-Direktor zur Diskussion vorlegen kann.
Schritt 3: Verbalisieren Sie die gewünschte Aktion.
In Workshops in Business Writing verstehen die Teilnehmer oft das Publikum und den Kommunikationskanal, aber an dem Punkt, an dem sie ihr übergeordnetes Ziel festlegen müssen, denken sie: „Ich möchte, dass sie es lesen.“ Dieses Ziel verfehlt den Geschäftszweck Schreiben - Verhalten ändern. Durch das Verbalisieren dessen, was Sie vom Leser erwarten, werden bestimmte Maßnahmen ergriffen. Soll der Leser einer neuen Richtlinie folgen? Möchten Sie, dass sie ein Show- oder Testangebot anfordern? Schlagen Sie eine Änderung vor oder stellen Sie eine Anfrage, die sofortige Maßnahmen erfordert?
Wenn Sie sich bezüglich der idealen resultierenden Aktion nicht klar sind, ist auch Ihr Leser unklar - und wirkt weniger wahrscheinlich. Auf der anderen Seite, wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, was das Ziel Ihrer Kommunikation ist, können Sie Ihren Leser eher davon überzeugen, zu handeln. Zeit ist im Geschäftsschreiben von entscheidender Bedeutung. Sie haben nur einen Moment, um das Publikum wissen zu lassen, dass das, was Sie zu sagen haben, wertvoll ist und Handeln erfordert.
Schritt 4: Denken Sie wie ein Reporter.
Antworten Sie wie ein Reporter auf die „Fünf W“ - wer, was, wo, wann, warum (und wie). Denken Sie daran, dass Business Writing klarer ist, wenn es zur Sache geht. Geben Sie keine Historie und "interessante" Hintergrunddetails an, es sei denn, sie beziehen sich direkt auf das, was der Leser tun soll.
Wenn Sie über einen Leser verfügen, der sehr ausführlich ist, sollten Sie folgende Fragen in Ihrem Schreiben beantworten:
- Warum kümmert sich der Leser?
- Wie profitiert der Leser?
- Was soll der Leser tun?
- Wann sollte der Leser das tun?
- Was passiert, wenn der Leser etwas unternimmt?
- Was passiert, wenn der Leser? nicht Handeln Sie?
- Wer wird sonst noch davon profitieren? Warum?
- Wohin geht der Leser für weitere Informationen?
Schritt 5: Schließen Sie den Verkauf.
Fragen Sie nach dem Verkauf am Ende Ihrer Geschäftskommunikation. Fordern Sie vom Leser die Aktion an, die Sie erwarten und wann Sie sie erwarten. Dies ist die „schließende“ Technik, die bei US-amerikanischen Zuschauern am effektivsten ist. Wenn Sie für ein internationales Publikum schreiben, gibt es verschiedene Schritte. Wenn Sie jedoch ein überzeugendes Ziel setzen, wird Ihre Kommunikation gestärkt.
Schauen wir uns ein Beispiel an, das alle fünf Schritte des Schreibvorgangs verwendet.
An: Evan Datta Aus: Soma Jurgensen, x555 Datum: 29. Dezember 2010
Betreff: Steigerung der Effizienz von PTO-Anfragen Bei einem kürzlich abgehaltenen Mitarbeitertreffen war ich von Ihrem Wunsch berührt, die Effizienz unserer Prozesse zu verbessern, um unsere Zeit zu priorisieren und eine bessere Work-Life-Balance als Organisation zu finden. Ihre nachdenklichen Ideen an diesem Tag haben mich dazu inspiriert, eine eigene Idee anzubieten. Bitte beachten Sie dieses Memo als eine Aufforderung zur Änderung eines Prozesses, der unser Unternehmen unzählige Stunden Ineffizienz und Nacharbeit kostet. Mit dieser Änderungsanforderung können Sie eine weitere Taktik hinzufügen, um Ihre Strategie zu unterstützen, sich auf die Menschen zu konzentrieren, indem Sie Prozesse rationalisieren. Die derzeitige Richtlinie sieht vor, dass Mitarbeiter ihren Vorgesetzten für PTO per E-Mail benachrichtigen. Der Vorgesetzte untersucht dann die Anzahl der Tage, die der Angestellte hat, und füllt teilweise ein Formular aus, das der Angestellte ausfüllen und unterschreiben muss, bevor er die Anfrage genehmigt. Da unser Unternehmen die Anzahl der Mitarbeiter, die während der Umstrukturierung im vergangenen Jahr an jeden Vorgesetzten gemeldet wurden, erhöht hat, ist der Zeitbedarf der Vorgesetzten für PTO-Anfragen exponentiell gestiegen. Mit nur einem Assistenten wird der Personalchef mit Anträgen für Rücknahmeanträge einzelner PTO-Mitarbeiter überschwemmt. Das Ergebnis ist ein erheblicher Zeitaufwand für die Recherche und Befriedigung von Anfragen, der ebenfalls zu zahlreichen Fehlern geführt hat. Durch die Verwendung des Unternehmensintranets zur Verteilung der Formulare und das Anpassen des HRIS-Systems mit den Mitarbeiteranmeldungen konnte ein Großteil der Recherchen und Formulare von den Mitarbeitern selbst durchgeführt werden. Das neue System würde folgendermaßen funktionieren: Die Übernahme dieser Verfahrensänderung wird Mitarbeitern, Führungskräften und Personal Zeit geben. Die gesparte Zeit könnte in einem persönlichen Kontakt mit Mitarbeitern verbracht werden, die mehr als gewöhnliche Fragen haben, um den Kundenservice zu verbessern, der von HR angeboten wird. Wenn Sie die aktuelle Richtlinie fortsetzen, gehen Zeit und Ressourcen verloren. Für weitere Informationen zu den Frustrationen bezüglich der aktuellen Politik stehen der Personalassistent und ich nach dem ersten Jahr zur Verfügung. Wir sind in einer Besprechung mit dem HR-Direktor für spezifische Details zur Unterstützung dieser Änderung verfügbar. Dieser neue Prozess kann im Laufe von sechs Monaten implementiert werden, sodass das Unternehmen dieses Kalenderjahr (2011) profitieren kann und schnell Ihre Strategie der Fokussierung auf die Mitarbeiter durch Straffung der Politik hervorhebt. Ich werde mich innerhalb einer Woche nach dem ersten Jahr mit Ihnen in Verbindung setzen, um diese Gelegenheit weiter zu besprechen. Wenn Sie in der Zwischenzeit Fragen haben, wenden Sie sich bitte an meine Nebenstelle in der Kopfzeile des Memos. Mit freundlichen Grüßen, XXXX
Schlußbemerkungen Denken Sie daran: Auch wenn Sie sich nur ein paar Sekunden mit der Organisation Ihrer Gedanken in fünf Schritten beschäftigen, kann Ihre Arbeit unabhängig vom Inhalt verbessert werden. Wenn Sie sich gegenseitig einbeziehen, können Sie als Verfasser der Kommunikation eine starke Kommunikation mit positiven Ergebnissen für Ihr Unternehmen ermöglichen.
