E-Mail ist zwar eine schnelle und effiziente Möglichkeit, mit Kollegen in Kontakt zu bleiben, aber eine falsche Verwendung ist nicht nur unprofessionell, sondern kann auch Ihre Arbeit kosten. Ein paar Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre professionelle E-Mail-Etikette aufrechtzuerhalten.
Beginnen Sie damit, die E-Mail mit dem richtigen Titel an den Empfänger zu senden, d. H. Sehr geehrte Frau Frau Fräulein. Dr. usw. Ein Mangel an Formalität ist der häufigste Fehler. Unabhängig vom Medium der Kommunikation ist eine bestimmte Etikette unerlässlich. Wenn Sie den Empfänger mit seinem formellen Titel persönlich ansprechen würden, tun Sie dies auch in Ihren E-Mails.
$config[code] not foundWenn die E-Mail an mehrere Empfänger gesendet wird, können Sie Sehr geehrte Herren, Damen, Herren, (Firmenname), usw. ersetzen.
Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie Ihren Inhalt ein - die Informationsaussage, die der Artikel anspricht. Dies sollte niemals Slang, Profanität, Nacktheit, Sarkasmus, Witze, Degradierung einer Person oder andere Informationen enthalten, die als Beleidigung für jeden verstanden werden können.
Halten Sie Ihre Nachricht direkt und auf den Punkt. Richten Sie sich auf Fakten und nicht auf Emotionen.
Vergessen Sie nie, dass E-Mails leicht weitergeleitet werden. Selbst wenn die beabsichtigten Empfänger die E-Mail nicht weiterleiten, überwachen einige Unternehmen die E-Mail-Korrespondenz ohne Kenntnis des Computerbenutzers. Sobald etwas gedruckt ist, sei es elektronisch oder anderweitig, kann auf eine unbestimmte Zeitspanne verwiesen werden. Ein freundlicher Empfänger von heute kann morgen ein Gegner sein.
Überspringen Sie eine Zeile und schließen Sie mit einer richtigen Signatur. Dies sollte Ihren vollständigen Namen, den Namen des Unternehmens, gegebenenfalls die Abteilung, die Adresse des Unternehmens und die Telefonnummer des Kontakttelefons enthalten.
Beispiel:
Freundliche Grüße;
John Smith, Redakteur ABC Entertainment 123 Hauptstraße, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Handy: (213) 654-8768
Benennen Sie die E-Mail in der Betreffzeile so, dass sie leicht identifiziert werden kann.
Immer Rechtschreibprüfung! Rechtschreibfehler wirken sich schlecht auf den Autor aus.
Korrekturlesen Dann lassen Sie es für 20 Minuten oder so lange wie möglich und korrigieren erneut. Wenn ein wichtiger Punkt oder eine wichtige Angelegenheit angesprochen wird, lassen Sie eine andere individuelle Korrektur vor dem Senden an die Empfänger ab.
Es ist sehr einfach, auf die Senden-Schaltfläche zu klicken, aber kontrollieren Sie den Drang, denn sobald die E-Mail gesendet wurde, können Sie Fehler nicht korrigieren.
Verwenden Sie keine Emoticons, so süß sie auch erscheinen mögen.
Vermeiden Sie auch, zu viele Farben zu verwenden. Versuchen Sie, die Farben auf maximal zwei Farben pro E-Mail zu beschränken.
Immer BCC (Blind Carbon Copy) selbst, so dass Sie Kopien Ihrer Korrespondenz haben, auch wenn Ihr E-Mail-Programm automatisch Kopien gesendeter E-Mails speichert.
Sie werden sich bald an die Formalität gewöhnen. Empfänger werden Ihre Professionalität zu schätzen wissen und Sie können dazu beitragen, potenziell schädliche Fehler zu vermeiden.
