Es ist eine Verantwortung, die die meisten Kleinunternehmer gerne vergessen würden. Es ist jedoch unerlässlich, dass jeder, der etwas Größeres als ein Einzelunternehmen betreibt, Dies ist Ihre Aufgabe, Aufzeichnungen über Ihre Mitarbeiter zu führen. Dies ist zwar nicht der aufregendste Teil eines Unternehmens, aber es ist wichtig.
Mitarbeiteraufbewahrungsvoraussetzungen
Bund, Länder und Kommunen haben unterschiedliche Anforderungen, wenn es darum geht, eine genaue Dokumentation der Einstellungen und anderer HR-Funktionen zum Schutz von Mitarbeitern und Unternehmen zu führen. Wenn Sie diese Aufzeichnungen nicht bereithalten, können Sie als Unternehmen möglicherweise zu unrechtmäßigen Kündigungsverfahren oder ähnlichen Konsequenzen offen stehen, ohne dass Sie sich selbst zu Papier führen müssen. Hier sind einige Anforderungen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, wenn es um die Führung von Mitarbeiterdaten geht.
$config[code] not foundFühren Sie ein Jahr lang Rekorde ein
Wenn Sie sich für eine neue Stelle bewerben, verlangen Bundesgesetze wie der Americans With Disabilities Act und Titel VII, dass Sie in Ihrem Einstellungsprozess nicht diskriminierend sind. Bewahren Sie daher alle Bewerbungen, Lebensläufe und sonstigen Unterlagen aus dem Einstellungsprozess für mindestens ein Jahr auf, nachdem der Job besetzt wurde, falls eine der Parteien, die den Job nicht erhalten hat, eine Klage erhebt.
Führen Sie die Gehaltslisten drei Jahre lang
Gehaltslisten sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter für die geleisteten Arbeitsstunden angemessen vergütet werden, und um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Überstunden und Mindestlohn einhält. Das Gesetz schreibt vor, dass Sie diese Unterlagen drei Jahre lang für nicht befreite Mitarbeiter bereithalten. Mitarbeiter können sich jedoch auch dafür entscheiden, Klagen einzureichen, wenn sie der Meinung sind, dass sie für geleistete Überstunden eine Gegenleistung zahlen müssen. Daher kann es für Sie von Vorteil sein, sie bis zu fünf Jahre nach der Kündigung bereit zu halten.
Bewahren Sie die I-9-Formulare für ein Jahr nach Beendigung auf
I-9-Formulare sind erforderlich, damit Unternehmen nachweisen können, dass ein Arbeitnehmer für eine Arbeit in den Vereinigten Staaten qualifiziert ist. Nach dem Gesetz müssen Sie diese Formulare drei Jahre nach Einstellung eines Mitarbeiters oder ein Jahr nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später kommt. Sie müssen diese Formulare auch getrennt von anderen Personaldatensätzen aufbewahren.
Bewahren Sie nach der Kündigung fünf Jahre lang Trennungspapier auf
Die Aufbewahrung von Unterlagen im Zusammenhang mit der Kündigung oder Trennung ist auch wichtig, wenn Sie Probleme mit der Kündigung haben. Bewahren Sie die Rücktrittsschreiben für drei Jahre auf, und beenden Sie die Interviewunterlagen, nachdem der Mitarbeiter die Unterlagen für fünf Jahre verlassen hat.
Bewahren Sie FMLA-Urlaubsberichte drei Jahre nach Beendigung auf
Das Family Medical Leave Act (Familienurlaubsgesetz) soll sicherstellen, dass berechtigte Mitarbeiter unbezahlten Urlaub erhalten, wenn ihre Arbeit im Falle eines medizinischen oder familiären Problems geschützt ist. Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag auf FMLA-Urlaub stellt, sollten Sie diese Informationen mindestens drei Jahre lang in Ihren Unterlagen aufbewahren, nachdem dieser Mitarbeiter sich von Ihrem Unternehmen getrennt hat, unabhängig davon, ob der Urlaub gewährt wurde oder nicht.
Bewahren Sie die Vorsorgeformulare sechs Jahre lang auf
Wenn Sie den Mitarbeitern Altersversorgungsleistungen gewähren, sollten Sie diese Informationen mindestens sechs Jahre nach Austritt oder Kündigung des Mitarbeiters nach dem Employee Retirement Income Security Act bereithalten. Darüber hinaus haben Gerichte entschieden, dass das Unternehmen dafür verantwortlich ist, nachzuweisen, dass es eine ausreichende Deckung und Zusatzleistungen für den Fall bietet, dass ein Mitarbeiter klagt, und nicht die Verantwortung des Arbeitnehmers für den Nachweis, dass die Deckung unzureichend war.
Bewahren Sie Drogentestaufzeichnungen fünf Jahre lang auf
In einigen Fällen können Hintergrundüberprüfungs- und Drogentestinformationen unter den Standard anderer Einstellungsinformationen fallen. Wenn es sich jedoch um einen transportbezogenen Job handelt, sind Sie verpflichtet, über alle durchgeführten Drogentests fünf Jahre lang als Teil der Sicherheitsvorschriften des Verkehrsministeriums aufzubewahren.
Bewahren Sie die Steuerbelege der Mitarbeiter vier Jahre lang auf
In Bezug auf Steuern, die sich auf Mitarbeiter beziehen, empfiehlt der IRS, die Aufzeichnungen im Fall einer Prüfung für vier Jahre aufzubewahren. Dies sollte alle Löhne, Rentenzahlungen, Trinkgeldinformationen, W-2- und W-4-Formulare sowie alle anderen damit zusammenhängenden Informationen umfassen.
Bewahren Sie die Aufzeichnungen zu Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter fünf Jahre lang auf
Das Gesetz über Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz verlangt, dass Sie alle am Arbeitsplatz erlittenen Verletzungen und Erkrankungen des Mitarbeiters mit einer kurzen Beschreibung und anderen relevanten Informationen erfassen und aufbewahren. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter mit einem sicheren Arbeitsumfeld versorgt werden und dass Probleme entsprechend behandelt werden.
Behalten Sie die Informationen zur Arbeitslosenversicherung für bis zu sieben Jahre
Die Anforderungen der Arbeitslosenversicherungsaufzeichnungen variieren je nach Bundesstaat. In einigen Fällen müssen Sie diese Aufzeichnungen jedoch zwischen vier und sieben Jahren aufbewahren. Konkret verlangt Washington D.C., dass Unternehmen diese Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufbewahren.
Halten Sie Verträge für bis zu fünf Jahre
Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern oder Dritten zusammenarbeiten, müssen Sie möglicherweise auch einige Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen erfüllen. In Virginia müssen Unternehmen die Verträge fünf Jahre nach Vertragsabschluss vorhalten. Und andere Staaten haben auch ähnliche Anforderungen zwischen drei und vier Jahren.
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