Wussten Sie, dass Arbeitgeber, die nicht das erforderliche Formular zur Meldung eines bezahlbaren Pflegesatzes (Obamacare) bei der IRS einreichen, möglicherweise mit einer Höchststrafe von 3 Millionen US-Dollar bestraft werden? Das reicht, um dich nachts wach zu halten! Und das ist nur eine gesetzliche Anforderung.
Die Arbeitgeber sehen sich heute mit einer Vielzahl von Anforderungen an die Mitarbeiteraufzeichnungen konfrontiert, da diese Infografik von ComplyRight, einem Unternehmen, das Kleinstbesitzer von Compliance-Belastungen befreien will, deutlich macht. Und diese Anforderungen scheinen jedes Jahr zu wachsen.
$config[code] not foundDie Belastung durch Papier- und Aufzeichnungsaufwand kann für kleine Unternehmen schwieriger sein, da kleinere Einheiten weniger Personal für die Verwaltung von HR-Funktionen haben oder überhaupt keine eigenen HR-Ressourcen haben. Die gute Nachricht ist jedoch, dass die Technologie Ihnen als Arbeitgeber helfen kann, die gesetzlichen Auflagen zu erfüllen.
Hier sind einige Anforderungen an die Aufbewahrung von Mitarbeitern, die Sie überraschen (oder schockieren) können:
Job-Angebote
Wenn Arbeitgeber Anzeigen für neue Stellen veröffentlichen, müssen sie gemäß dem Diskriminierungsgesetz für die Beschäftigung (ADEA) ein Jahr lang eine Aufzeichnung führen.
Bewerbungen
Arbeitgeber, die unter das ADEA-Gesetz, das Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen (ADA) und / oder Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes (Titel VII) fallen, müssen alle Bewerbungsunterlagen mindestens ein Jahr aufbewahren. Die Einjahrespflicht gilt auch für Saison- und Leiharbeitnehmer.
Fährt fort
Die angeforderten Lebensläufe müssen gemäß ADEA und ADA ein Jahr lang aufbewahrt werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, unerwünschte Lebensläufe beizubehalten.
Beendigungsaufzeichnungen
Die ADA und Titel VII schreiben vor, dass alle Kündigungsunterlagen ein Jahr nach dem Kündigungsdatum des Mitarbeiters aufbewahrt werden.
Leistungspläne
Die ADEA verlangt, dass die Leistungspläne ein Jahr nach Beendigung des Plans unter der ADEA geführt werden. Darüber hinaus schreibt das Employee Retirement Income Security Act (ERISA) vor, dass die Pensionspläne sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Leistungsbewertungen
Das Fair Labor Standards Act (FLSA) schreibt vor, dass Leistungsbewertungen zwei Jahre aufbewahrt werden müssen.
Arbeitslosensteuernachweise
Gemäß dem Bundesgesetz über die Arbeitslosenunterstützung (FUTA) sollten Sie die Arbeitslosensteueraufzeichnungen vier Jahre ab dem Fälligkeitsdatum oder der Zahlung der Steuer aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
I-9 Formulare
I-9-Formulare und zusätzliche Überprüfungsinformationen, die bestätigen, dass Arbeitnehmer in den USA arbeiten dürfen, müssen drei Jahre ab dem Zeitpunkt der Einstellung oder ein Jahr nach dem Kündigungsdatum aufbewahrt werden, je nachdem, was später eintritt. Das anwendbare Recht ist das Immigration Reform and Control Act (IRCA).
Arbeitsverträge
Wenn Sie Arbeitsverträge mit Mitarbeitern haben, müssen Sie alle Verträge gemäß FLSA für drei Jahre aufbewahren.
OSHA-Formulare für Verletzungen und Krankheiten
Arbeitgeber mit 11 oder mehr Arbeitnehmern müssen alle Formen, die Verletzungen oder Krankheiten melden, mindestens fünf Jahre nach Ende des Kalenderjahres aufbewahren.
Eine schwindelerregende Compliance-Landschaft
Wie aus der obigen Liste hervorgeht, unterliegen die Arbeitgeber einem ständig wachsenden Flickenteppich der Vorschriften für die Aufbewahrung von Mitarbeitern.
Es ist nicht nur die Anzahl gesetzlicher Anforderungen, die die Einhaltung von Vorschriften schwierig machen. Es ist die Tatsache, dass sich die Gesetze ständig ändern - und komplex sind.
Gesetze sind oft mit Nuancen, Ausnahmen und detaillierten Definitionen gefüllt. Die Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen können einige Arbeitgeber nach ihrer Größe oder Branche abdecken, andere jedoch nicht.
Gesetze ändern sich auch häufig und neue Gesetze und Bestimmungen werden hinzugefügt. Wenn Sie über eine Änderung oder ein neues Gesetz nicht informiert werden, könnte Ihr Unternehmen am Ende hohe Geldbußen zahlen. Denken Sie daran, dass mangelndes Wissen in der Regel keine Verteidigung darstellt.
Technologie: Wesentliche Grundlage für die Einhaltung von Arbeitgebern
Die Mitarbeiteraufzeichnung ist heute einer der Bereiche, in denen das Technologielevel für kleine Unternehmen die gleichen Bedingungen bietet.
Eine gute Mitarbeiteraufzeichnungs-App kann Ihnen dabei helfen, die rechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens besser zu erfüllen.
Die heutige Best-of-Breed-Recordkeeping-Software kann jedoch einen viel größeren Mehrwert bieten.
Die besten Apps unterstützen die Produktivität, indem sie kleinen Unternehmen dabei helfen, intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Tipp: Suchen Sie nach Software, die schnell einsatzbereit, intuitiv und einfach zu bedienen ist. Suchen Sie auch nach Funktionen wie automatischen Eingabeaufforderungen und Erinnerungen, um die Effizienz zu steigern.
Eine gute App für die Aufzeichnung von Angestellten kann durch das Risikomanagement Geld sparen. Sie können sich beruhigen und schlafen besser, wenn Sie wissen, dass Ihr kleines Unternehmen über die richtigen Werkzeuge verfügt, um die komplexen Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu erfüllen, genau wie große Unternehmen.
Hier ist ein weiterer großer Vorteil der Technologie: elektronische Aufzeichnungen anstelle von Papier. Das Halten von Ausdrucken von Mitarbeiterdatensätzen erfordert nicht nur viel physischen Platz, sondern erfordert auch eine extreme Organisation. Der durchschnittliche Mitarbeiter verbraucht jedes Jahr 400 Stunden bei der Suche nach Papierdokumenten.
Laut ComplyRight gewinnt die elektronische Dokumentation auf Papier an Bedeutung. Es ist keine Überraschung warum. Wenn Aufzeichnungen elektronisch gespeichert werden, werden die Informationen an einem Ort zusammengeführt und können leicht durchsucht werden. Mitarbeiter können Mitarbeiterdaten mit wenigen Klicks abrufen.
Während Ihr Unternehmen wächst und mehrere Daten aufzeichnet, erleichtern elektronische Aufzeichnungssysteme das Organisieren und Abrufen wachsender Datenmengen. Ohne ineffizienten Papierfluss können Sie Ihr Geschäft auch schneller skalieren.
Wo finde ich Hilfe zur Mitarbeiteraufzeichnung?
Um eine vollständige Liste der Anforderungen an die Aufbewahrung von Mitarbeitern zu erhalten und die für Ihr Unternehmen geltenden Anforderungen zu ermitteln, laden Sie die kostenlosen „Richtlinien zur Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten für Arbeitgeber und Personalleiter“ von ComplyRight herunter.
Und schauen Sie sich die Employee Records App von HRDirect an. Der Einstieg ist kostenlos und schnell - und die Verwaltung der Mitarbeiterdaten wird vereinfacht.
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