Eine ordnungsgemäße Telefonetikette ist für die Präsentation eines professionellen Images und einen reibungslosen Betrieb des Büros unerlässlich. Die richtige Abstimmung der Nuancen ist wichtig, da ein Anruf normalerweise die erste Begegnung eines Kunden mit dem Unternehmen darstellt. Dieselben ungeschriebenen Regeln gelten auch für Beziehungen zu Mitarbeitern, bei denen eine unhöfliche Person eine ansonsten harmonische Umgebung leicht stören kann. Wenn Sie jetzt die Grundregeln der Etikette im Büro kennenlernen, ersparen Sie sich später Verlegenheit.
$config[code] not foundKündigen Sie sich umgehend an
Lassen Sie die Anrufer bei der Beantwortung Ihrer Identität nicht raten. Antworten Sie mit Ihrem vollständigen Namen und der formellen Firmenbegrüßung, falls Ihr Arbeitgeber eine solche verlangt. Eine Rezeptionistin an der Rezeption könnte beispielsweise sagen: "Guten Morgen, hier spricht Jane Doe, wie kann ich Ihnen helfen?" Essen oder kauen Sie niemals Kaugummi, während Sie telefonieren. Wenn der Anrufer eine Nachricht hinterlässt, wiederholen Sie die Details laut, damit Sie wissen, dass Sie sie verstehen. Notieren Sie sich die Uhrzeit und das Datum jedes Anrufs, bevor Sie den Mitteilungsschein einreichen.
Begrenzen Sie Ihre Freisprecheinrichtung
Beschränken Sie die Freisprecheinrichtung auf private Einstellungen wie Konferenzgespräche, bei denen Sie die Lautstärke leicht hinter geschlossenen Türen einstellen können. Halten Sie sie von Kabinen oder offenen Räumen fern, um störende Mitarbeiter zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, dass Sie ein Freisprechgerät verwenden, und dass Sie einverstanden sind, bevor Sie beginnen. Stellen Sie nach Beendigung eines Meetings sicher, dass Sie die Verbindung zum Lautsprecher getrennt haben, um zu verhindern, dass Nichtteilnehmer gelegentliche Kommentare von Ihnen oder anderen hören.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtLegen Sie die Kopfhörer ab
Lassen Sie Kopfhörer oder Bluetooth-Headsets auf Ihrem Schreibtisch, wenn Sie sie längere Zeit nicht benutzen, z. B. die Toilette benutzen oder eine persönliche Pause in einem öffentlichen Bereich machen. Ansonsten wird es für Kollegen schwierig sein, Ihre Aufmerksamkeit zu erlangen, da sie keine Ahnung haben, ob Sie einen Anruf entgegennehmen.Das Tragen von Ohrhörern oder Kopfhörern, wenn Sie sie nicht verwenden, ist ebenfalls unhöflich, da Sie davon ausgehen, dass Sie nicht mit anderen Menschen in Kontakt treten möchten.
Verringern Sie die Lautstärke
Verpassen Sie nie die Umgebung, während Sie telefonieren. Sprechen Sie zu jeder Zeit in ruhigen Gesprächen - aber senken Sie Ihre Stimme, wenn Kollegen verärgert blicken, rät Barbara Pachter, eine Karriere-Trainerin, die im Business Insider-Artikel "Die acht Telefonetikettenregeln, die jeder Fachmann wissen sollte" interviewt wurde. Befolgen Sie ähnliche Regeln für Geräte wie Mobiltelefone. Lassen Sie sie vibrieren, um die Arbeitsfunktionen nicht zu stören, und wählen Sie normale Klingeltöne. Kollegen teilen möglicherweise nicht Ihre Liebe zu abrasivem Hip-Hop oder Speed Metal.
Achten Sie auf Ihre Voicemails
Geben Sie Ihren Namen, Titel und Anweisungen für Anrufer in Voicemail-Begrüßungen an. Befolgen Sie die Benutzerrichtlinien Ihres Arbeitgebers. Zum Beispiel verlangt die University of the Pacific, dass Mitarbeiter ihre Begrüßungen regelmäßig aktualisieren. Anrufer fragen sich daher nicht, ob sich ein Arbeitnehmer noch im Urlaub befindet. Seien Sie kurz in Ihren Sprachnachrichten, da der Empfänger möglicherweise nicht mehr Zeit hat, um mehr als grundlegende Details zu hören. Sagen Sie Ihre Telefonnummer jedoch langsam, damit der Anrufer Ihre Nachricht nicht immer wieder abspielt.
