Die Arbeit als Spezialist für administrative Unterstützung kann für eine organisierte Person, die Multitasking mag, die Idee, in einem Büro zu arbeiten, ansprechend ist und über große Kommunikationsfähigkeiten verfügt, sehr lohnend sein. Während sich bestimmte Aufgaben je nach Unternehmen und Position unterscheiden, umfassen Aufgaben normalerweise Büroleitung, Büroaufgaben und Back-Office-Aufgaben. Laut dem Amt für Arbeitsstatistik betrug das mittlere Einkommen für Büro- und administrative Unterstützungspositionen 2016 34.050 USD.
$config[code] not foundBüromanagement
Ihre Arbeit in einer administrativen Unterstützungsrolle erledigt Aufgaben, die für einen reibungslosen Betrieb des Büros erforderlich sind. Sie sind möglicherweise dafür verantwortlich, mit der Überwachung der Beschaffung und des Inventars der Bürobedarf Schritt zu halten und die Wartung der Büroausstattung zu planen. Sie legen auch Verfahren und Abläufe fest, z. B. die Bereitstellung von Kaffee alle zwei Wochen oder das Aktualisieren von Kontaktinformationen für Mitarbeiter im Notfall alle sechs Monate. In einigen Fällen könnten Sie andere Verwaltungsmitarbeiter beaufsichtigen und den Arbeitsfluss innerhalb einer bestimmten Abteilung oder Abteilung koordinieren.
Kommunikationsfluss
Spezialisten für Verwaltungsunterstützung können als Verbindungsperson für die von ihnen unterstützten Führungskräfte dienen. In dieser Funktion sind Sie möglicherweise dafür verantwortlich, E-Mails zu öffnen und zu sortieren, eingehende Anrufe und E-Mails zu prüfen und Termine mit Mitarbeitern, Kunden und Anbietern festzulegen. Sie können auch die Kontaktstelle zwischen den Führungskräften, an die sie berichten, und anderen Mitarbeitern und Abteilungen des Unternehmens sein.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtDatenmanagement
Bei der Administratorunterstützung führen Sie normalerweise eine Vielzahl von Datenverwaltungsfunktionen aus, einschließlich der Verwaltung von Papier- und elektronischen Datensätzen, dem Einrichten und Verwalten von Tabellenkalkulationen und Datenbanken, dem Erstellen von Berichten, dem Zusammenstellen von Informationen und dem Analysieren von Ergebnissen.
Textverarbeitung
Sie können Textverarbeitungsfunktionen ausführen, die vom Erstellen von Memos bis zum Eingeben und Bearbeiten von Berichten, Vorschlägen und anderen Geschäftsdokumenten reichen. Sie können Layouts für Newsletter und Broschüren erstellen sowie Inhalte auf Websites und Blogs von Unternehmen aktualisieren. Sie müssen nicht nur wissen, wie Textverarbeitungsanwendungen verwendet werden, und wie sie schnell und präzise eingetippt werden. Darüber hinaus benötigen Administratoren für die Unterstützung des Geschäftsverkehrs Kenntnisse in den Bereichen Schreiben, Redigieren und Redigieren.
Spezial Projekte
Fachleute, die als Spezialisten für administrative Unterstützung tätig sind, werden häufig beauftragt, spezielle Projekte durchzuführen oder zu beaufsichtigen. Je nach den Anforderungen des Unternehmens und der Abteilung kann dies die Beschaffung von Lieferanten für einen Großeinkauf, die Prüfung von Kundendatensätzen, die Analyse von Trends bei den Abwesenheiten von Mitarbeitern und die Bewertung von Produktangeboten der Mitbewerber umfassen.
Besprechungsplanung
Zu Ihren Aufgaben gehören das Koordinieren von Besprechungszeiten, das Planen von Konferenzraumeinrichtungen, das Buchen von außerhalb des Tagungsgeländes gelegenen Standorten, das Versenden von Einladungen, das Verfolgen von RSVPs, das Erstellen und Verteilen der Tagesordnung sowie die Organisation von Speisen und Getränken. Sie können auch während der Besprechungen Protokolle erstellen und diese anschließend an die Teilnehmer verteilen.
Reiseplanung
Die Planung von Reisen im Auftrag von Unternehmensleitern ist ein wichtiger Bestandteil vieler administrativer Unterstützungsaufgaben. Sie wählen häufig Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenanbieter aus, verhandeln Tarife, buchen Reservierungen und erledigen bei Bedarf Stornierungen. Sie erstellen und erstellen Spesenabrechnungen im Namen von Geschäftsreisenden, indem Sie Reiseausweise verwenden oder Kreditkartenauszüge von Unternehmen abgleichen, die für Geschäftsreisen verwendet werden.
