Die Stellenbeschreibungen der Verwaltungsassistenten sollten auf die Bedürfnisse der Person und Organisation zugeschnitten sein, die sie unterstützen. Sie sollten sorgfältig überlegen und planen, zumal es sich um einen legalen Vertrag handelt. Eine gute Beschreibung enthält eine detaillierte To-Do-Liste und Benchmarks, anhand derer der Verwaltungsassistent arbeiten kann.
Beschreiben Sie die grundlegenden Kategorien für den Job. Dazu gehören Titel (d. H. Verwaltungsassistent bei der VP), Abteilung, direkter Vorgesetzter, allgemeine Aufsichtsbereiche, Aufgaben, Beschäftigungsbedingungen und Qualifikationen.
$config[code] not foundMachen Sie deutlich, wem der Mitarbeiter helfen soll. Dadurch werden mögliche Bürokonflikte in der Zukunft vermieden. Wenn dieser Assistent einen Pool von Positionen besetzt, machen Sie das deutlich. Schriftlich, wenn dieser Assistent im vollen Ermessen einer Führungskraft beschäftigt ist. Geben Sie auch die Befehlskette und die korrekte Berichtsstruktur an.
Definieren Sie die Hauptaufgaben. Achten Sie auf faule, auffängliche Phrasen für die Stellenbeschreibung wie "alle erforderlichen Aufgaben". Sei präzise. Wird der Verwaltungsassistent eine Reise planen, eine Unterkunft buchen, Diktat ablegen, Protokolle für Besprechungen ablegen, einen Kalenderplan verwalten, Dateisysteme organisieren oder andere Assistenten betreuen? Binden Sie diese in eine Aufzählungsliste ein, wobei jedes Aufzählungszeichen mit einem Aktionsverb beginnt (pflegen, sortieren, überwachen, erstellen, definieren, erinnern usw.).
Definieren Sie die notwendigen Eigenschaften für eine hervorragende Leistung. Diese sollten auch so genau wie möglich sein. Bitten Sie beispielsweise um Fachkenntnisse in Word, Excel und Photoshop und nicht um Computerkenntnisse.
Stellen Sie ein angemessenes Bildungs- und Erfahrungsniveau her. Dies sollte sich an den spezifischen Pflichten orientieren. Für einige administrative Assistentenstellen ist nur ein Abitur erforderlich. Ein Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft oder eine andere offizielle Ausbildung zum Sekretär kann jedoch erwünscht sein. Für hochrangige Verwaltungsassistenten sind Vorkenntnisse unerlässlich.
Spitze
Achten Sie darauf, die Jobbeschreibung auf Aussagen zu überprüfen, die als nachteilig oder illegal angesehen werden könnten.
