Ob Ihr Mitarbeiter chronisch verspätet ist oder abwesend ist, seine Arbeit nicht gewissenhaft erledigt, Konflikte mit anderen Mitarbeitern hat oder andere chronische Probleme am Arbeitsplatz hat, kann es passieren, dass Sie diesen Mitarbeiter "aufschreiben" müssen. Ein auf Fakten basierendes Dokument, das Ihrem Arbeitsplatzprotokoll folgt, ist die einfachste Methode, um Ihren Mitarbeitern Probleme zu vermitteln. Diese schriftliche Mahnung dient als Beweis dafür, dass Sie Schritte unternommen haben, um den Mitarbeiter zu verbessern. Es ist eine wichtige Aufzeichnung, wenn Sie den Mitarbeiter entlassen müssen. Wenn der ehemalige Mitarbeiter beschließt, eine Anklage zu erheben, dient die schriftliche Dokumentation als Papierführung Ihres Prozesses.
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Viele Arbeitsplätze verfügen über klare Protokolle, wie mit der Leistung von Mitarbeitern oder Verhaltensproblemen umgegangen wird. Der erste Ort, an dem Sie nachschauen können, ist Ihr Mitarbeiterhandbuch. Sie können sich aber auch an Ihren Personalverantwortlichen oder an die Rechtsabteilung Ihres Arbeitsplatzes wenden, um Anleitungen oder eine Vorlage oder ein Formular zu erhalten, dem Sie folgen müssen. Oft folgt auf eine schriftliche Mahnung oder Aufschreibung eine mündliche Warnung. Wenn Sie feststellen, dass dies für Ihren Arbeitsplatz der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie diese verbale Warnung abgegeben haben, bevor Sie sich an die schriftliche Beschwerde wenden. Wenn Sie die mündliche Warnung bereits abgegeben haben, müssen Sie Datum, Uhrzeit und Details dieses Gesprächs dokumentieren, falls Sie später nachweisen müssen, dass Sie das Protokoll befolgt haben.
Legen Sie die Fakten heraus
Ein Mitarbeiterbrief enthält normalerweise drei Elemente, schlägt der Personalberater Steve Kane in einem Artikel von Mai 2010 in Inc. vor. Erstens sollte er detailliert auf das inakzeptable Verhalten oder die Fakten des Fehlverhaltens eingehen. Dann geben Sie an, wie das richtige Verhalten sein soll. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise chronisch zu spät kommt, geben Sie an, wie oft sich der Mitarbeiter in den letzten Wochen oder Monaten verspätet hat, und geben Sie die Ankunftszeiten an. Geben Sie dann an, zu welcher Uhrzeit der Mitarbeiter ankommen soll. Dann müssen Sie sagen, welche zukünftigen Folgen es haben wird, wenn der Mitarbeiter weiterhin gegen die Regeln verstößt. Dies ist ein wichtiger Teil des Prozesses, der oft übersehen wird, sagt Kane.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtWie bringe ich den Brief?
Nachdem Sie das Dokument geschrieben haben, können Sie sich mit dem betreffenden Mitarbeiter persönlich treffen. Überprüfen Sie die Elemente des Berichts, damit der Mitarbeiter versteht, was er falsch macht und welches Verhalten Sie von ihm erwarten. Da die Dokumentation in diesem Prozess so wichtig ist, muss der Mitarbeiter den Bericht unterschreiben, um anzuerkennen, dass er gelesen und verstanden hat, was Sie von ihm erwarten. Wenn Sie dem Bericht etwas hinzufügen möchten, lassen Sie am unteren Rand des Berichtes Platz, damit Sie weitere Details angeben können. Dann schreiben Sie den Bericht in die Personalakte des Mitarbeiters.
Der Verbesserungsplan
Um wirklich Ergebnisse zu erzielen, gehen Sie weiter und erstellen Sie mit dem Mitarbeiter einen Plan zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit. Sprechen Sie mit dem Mitarbeiter, um herauszufinden, ob er zusätzliche Ressourcen oder Schulungen benötigt, um seine Leistung oder sein Verhalten am Arbeitsplatz zu verbessern. In einigen Fällen kann das Problem auch gelöst werden, wenn der Mitarbeiter einem anderen Job, Zeitplan oder einer anderen Aufgabe zugewiesen wird. Helfen Sie dem Mitarbeiter, SMART-Ziele zu entwickeln, die spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sind, und legen Sie einen regelmäßigen Termin fest, um die Ziele mit dem Mitarbeiter zu überprüfen. Folgen Sie den Konsequenzen für den Mitarbeiter, der die Ziele nicht erreicht, und lassen Sie ihn dann den Plan zur Leistungsverbesserung unterschreiben, damit Sie eine Dokumentation des Prozesses haben.
