Bei all den verfügbaren Kommunikationsmethoden könnten Sie denken, dass Ihre Mitarbeiter keine Schulung zum Inter-Office-Messaging benötigen. Die Wahrheit ist, dass die Auswahl der Optionen oft schwierig ist, den richtigen Weg zu wählen. Durch die Festlegung einiger Regeln und bewährter Vorgehensweisen wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die richtigen Entscheidungen treffen, wenn sich mehrere Büros im Dialog befinden. Wenn Sie über klare Protokolle verfügen, treten weniger Konflikte und Missverständnisse auf.
$config[code] not foundRichtlinien und Prozeduren erstellen
Durch das Erstellen, Verfassen, Überarbeiten und Veröffentlichen von Richtlinien und Verfahren werden die grundlegenden Interaktionen in Ihrem Unternehmen formalisiert. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, um diese Situationen zu berücksichtigen, können Sicherheitsverletzungen und Datenschutzprobleme Ihren Betrieb beeinträchtigen. Sie müssen Standards für das Sammeln, Verarbeiten, Übertragen und Verwenden von Informationen zwischen den Büros festlegen, indem Sie E-Mail, spezielle Briefumschläge für die Post und andere beschleunigte Verfahren verwenden. Achten Sie darauf, Personal- und Kundendaten zu schützen und sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Bilden Sie beispielsweise Mitarbeiter aus, um verdächtige E-Mails zu finden, die Phishing oder andere betrügerische Aktivitäten im Internet darstellen.
Vorlagen entwickeln
Die Schulung der Mitarbeiter in der Interoffice-Kommunikation sollte auch die Verwendung von Vorlagen für E-Mails, Newsletter, Präsentationen und andere Büroinformationen umfassen. Durch das Erstellen eines Standardformats erzwingen Sie die Verwendung des Firmenlogos, der Schriftarten und der Farben. Durch die Veröffentlichung auf einer Intranetseite des Unternehmens sind sie für alle Mitarbeiter leicht zugänglich. In der Schulung wird der Zweck der Vorlage beschrieben, wie sie angepasst und verwendet werden kann.
Durchführung von Rollenspielübungen
Ineffektive Interoffice-Kommunikation tritt auf, wenn sich die Leute nicht deutlich ausdrücken, aufmerksam zuhören und sich vollständig respektieren. Durch die Durchführung von Teambuilding-Übungen bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, die Kommunikation in einer nicht bedrohlichen Praxisumgebung zu üben. Teilen Sie beispielsweise eine Gruppe von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten in Paare auf. Bitten Sie die Teilnehmer, über ein schwieriges Gespräch nachzudenken, beispielsweise einen Mitarbeiter zu beenden. Eine Person spielt die Rolle des Managers und die andere Person die Rolle des Angestellten. Bitten Sie die Teilnehmer nach fünf Minuten der Übermittlung der Nachricht, die Konversation zu besprechen und was für den Prozess funktioniert hat oder nicht. Wir können Unstimmigkeiten oder Verhandlungen am Arbeitsplatz nicht vermeiden. Indem wir lernen, wie man Muster entschlüsselt, die nicht zur Lösung beitragen, können wir ohne Abwehr sprechen, auf die wahre Bedeutung des Gesagten lauschen, trotz Anklagen und Ärger ruhig bleiben und uns auf produktive Problemlösung konzentrieren.
Gute Kommunikatoren belohnen und anerkennen
Sobald Sie Muster für eine effektive Kommunikation etabliert haben, setzen Sie den Trend fort, indem Sie die Personen belohnen und erkennen, die Konflikte zerstreuen und zusammenarbeiten. Sie können beispielsweise Teamplayer belohnen, die verantwortungsbewusst die sozialen Medien nutzen, um Produkte von Unternehmen zu fördern, indem Sie kleine Wertmarken wie Geschenkkarten, Kinokarten oder Coupons verteilen. Sie können sich auch öffentlich bei den Mitarbeitern dafür bedanken, dass sie bei Unternehmensmeetings, Veranstaltungen und Zeremonien informiert sind. Stellen Sie beispielsweise ein Leistungszertifikat für den besten Newsletter bereit, der in Ihrem Unternehmen verteilt wird.
