In vielen Unternehmen übernimmt die Personalabteilung alle Personaldatensätze aller Mitarbeiter der Vergangenheit und der Gegenwart. Diese Aufzeichnungen wurden traditionell auf Papier gehalten, was zu Problemen mit der Speicherung, der Möglichkeit zum Auffinden von Aufzeichnungen und der Langlebigkeit führte. Die Umstellung auf ein computergestütztes Personalsystem kann dazu beitragen, einige dieser Probleme zu lösen.
Platz
Das Führen von Papieraufzeichnungen erfordert viel Platz. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto mehr Speicherplatz wird für die Speicherung aller Datensätze benötigt, insbesondere wenn das Unternehmen Datensätze für frühere Mitarbeiter aufbewahrt. Ein computergestütztes System ermöglicht es einem Unternehmen, Papierdokumente in eine digitale Form zu übertragen, die nur den Platz für den Computer beansprucht. Die meisten Computer verfügen über ausreichend Festplattenspeicher, um alle erforderlichen Mitarbeiterdaten zu speichern. Ein Unternehmen kann dann den früheren Speicherplatz für die Papierdatensätze für ein anderes Büro oder eine andere Art von Speicher verwenden.
$config[code] not foundZugänglichkeit
Die Aufzeichnungen in Papierform können, egal wie gut sie archiviert werden, einige Minuten dauern, um nach bestimmten Informationen zu suchen. Sie müssen die Datei für den richtigen Mitarbeiter finden, was normalerweise einfach ist, solange die Dateien in einer guten alphabetischen Reihenfolge gehalten werden. Je nach Anzahl der Aktenschränke müssen Sie jedoch noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Danach müssen Sie immer noch das Dokument finden, das Sie benötigen, was einige Zeit in Anspruch nehmen kann, insbesondere wenn die Mitarbeiterakte dick ist. Wenn das Personalsystem jedoch auf einem Computer gespeichert ist, dauert es nur wenige Sekunden, um mithilfe der Suchfunktionen des Computers nach den gewünschten Informationen zu suchen. Arbeitgeber können Dateien auch von mehreren Computern aus und sogar von Büros in verschiedenen Städten anzeigen.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtZeit
Neben der Zeitersparnis bei der Suche nach bestimmten Dokumenten in Papierakten kann der Arbeitgeber auf andere Weise Zeit sparen. Wenn ein Arbeitgeber aufgrund disziplinarischer Maßnahmen oder aufgrund einer Leistungsüberprüfung eine Papierakte verlangt, muss er warten, bis jemand die Akte gefunden hat und sie ihm übergeben kann. Wenn das System computergesteuert ist, kann sie die Informationen einfach auf ihrem Computer abfragen, ohne warten zu müssen. Das Ablegen von Dokumenten erfolgt ebenfalls schneller und spart Zeit bei der Ablage.
Statistiken
Die Arbeitgeber verlassen sich manchmal auf Statistiken, um ihre Mitarbeiter und die Bedürfnisse des Unternehmens zu bewerten. Wenn die Personalakten computergesteuert sind, kann ein Arbeitgeber den Computer anweisen, bestimmte Statistiken wie Ausgabewerte, Abwesenheiten oder Fluktuationsraten zu erfassen, um Möglichkeiten zur Verbesserung des Unternehmens zu finden. Diese Statistiken können einen Arbeitgeber mit einer Fülle wichtiger Informationen versorgen. Wenn das obere Management diese Statistiken anfordert, erleichtert der Computer das Zusammenstellen der Informationen und kann schnell ein Diagramm erstellen, um die Statistiken besser darzustellen.
Trends
Einige Mitarbeiter zeigen Trends in ihren Arbeitsgewohnheiten, die einen Arbeitgeber auf mögliche Probleme hinweisen können. Beispielsweise hat ein Mitarbeiter die Angewohnheit, sich alle zwei Wochen am genau gleichen Wochentag einmal krank zu melden. Einige Angestellte entscheiden sich für Montag oder Freitag, um ein Wochenende zu verlängern, während andere eine diskretere Route wählen, indem sie einen Tag in der Mitte der Woche verwenden. Ein computergestütztes Personalsystem kann einem Arbeitgeber dabei helfen, solche Trends leichter zu erkennen, als sich auf Unterlagen und Speicher in Papierform zu verlassen.
