Das Sitzungsprotokoll ist eine wichtige Aufzeichnung der Ereignisse in einer Besprechung, einschließlich der besprochenen Punkte, getroffenen Entscheidungen, durchgeführten und delegierten Aufgaben sowie Fristen für die Fertigstellung. Im Idealfall werden Besprechungsprotokolle von beiden Besprechungsteilnehmern und denjenigen, die die Besprechung verpasst haben, als Referenz für erforderliche Maßnahmen verwendet. Das Protokoll wird auch in Zukunft als Ressource verwendet, falls jemand zurückgehen und eine bestimmte Zeit oder ein bestimmtes Projekt referenzieren möchte. Die Notizen zu Finanzsitzungen müssen besonders detailliert und spezifisch sein, da sie wichtige Zahlen und Statistiken behandeln. Wenn Sie mit der Erstellung von Notizen des Finanzausschusses beauftragt sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Notizen dem Unternehmensprotokoll entsprechen und die grundlegenden Richtlinien für das Aufnehmen von effektiven und effizienten Besprechungsprotokollen einhalten.
$config[code] not foundNotieren Sie den Firmennamen, das Datum und die Uhrzeit oben im Dokument. Umfassen Sie auch alle anderen relevanten Informationen, z. B. einen bestimmten Abteilungs- oder Teamnamen oder einen bestimmten Grund, zu dem die Besprechung einberufen wurde.
Teilnehmer aufnehmen. Zu den Teilnehmern an einer Sitzung des Finanzausschusses gehören in der Regel ein Vorstandsvorsitzender, Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter, die in direktem Zusammenhang mit den Unternehmensfinanzen stehen, beispielsweise einem Wirtschaftsprüfer oder einem Finanzmanager. Wenn es sich um ein Regierungsfinanztreffen handelt, können der Stadtmanager und sogar der Bürgermeister anwesend sein. Darüber hinaus können Fremdfirmen bei der Besprechung vertreten sein, wenn über ein bestimmtes Projekt diskutiert werden soll. Achten Sie darauf, die Titel der Personen zu notieren. Wenn Sie möchten, geben Sie ein Anwesenheitsformular aus, damit Sie die richtigen Namen der Teilnehmer erhalten. Sie können auch die Namen der Teilnehmer aufzeichnen, die nicht anwesend sein konnten, aber eine Kopie des Protokolls benötigen.
Wenn es eine Agenda gibt, notieren Sie Ihre Notizen für jedes Thema, während das Thema besprochen wird. Die Themen einer Finanzausschusssitzung umfassen häufig das Budget, bestimmte Projektfinanzen, Einnahmen oder Finanzberichte, zukünftige Zuweisungen oder Änderungen oder Aktualisierungen des Budgetkalenders. Beziehen Sie wichtige Diskussionspunkte und Unterpunkte in Prosa- oder Aufzählungsform ein, abhängig vom Unternehmensprotokoll. Notieren Sie sich, wer spricht, alle Namen oder Nummern, die erwähnt werden, sowie alle Personen, denen eine Aufgabe zugewiesen wurde, sowie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe.
Rekord "Sonstiges". Erstellen Sie nach dem Abdecken der Tagesordnungspunkte einen neuen Abschnitt mit dem Titel Other Business. Hier werden Sie alle neuen Punkte zur Kenntnis nehmen, die zur Diskussion gestellt werden. Beachten Sie erneut den Sprecher, alle besprochenen Daten oder Zahlen sowie die zugewiesenen Aufgaben und Fälligkeiten.
Korrekturlesen und fehlende Informationen. Bevor Sie Ihre Besprechungsnotizen senden, stellen Sie sicher, dass sie lesbar und grammatikalisch korrekt sind, dass keine Tippfehler vorhanden sind und dass die Namen richtig geschrieben wurden. Wenn Informationen fehlen, von denen Sie wissen, dass sie besprochen wurden, versuchen Sie, die fehlenden Informationen zu finden. Versuchen Sie, das Protokoll so bald wie möglich nach dem Meeting zu schreiben, während Sie sich immer noch daran erinnern können, was besprochen wurde.
