Ein gut organisiertes Büro spart Zeit und macht Sie glücklicher - und glücklichere Mitarbeiter.
Das Durchwürfeln von Papierstapeln, durcheinandergebrachten Schubladen, verwirrten Drähten und Kisten mit herumstehenden Dingen scheint keine große Sache zu sein, aber es ist eine echte körperliche Belastung, wenn Sie die Zeit in Betracht ziehen, in der Sie Dinge suchen, die leicht zu finden sind. aber nicht Desorganisierte elektronische Dateien und Verwirrung sind ebenso ein großes Problem.
$config[code] not foundDann gibt es die mentale Belastung. Unabhängig davon, ob Sie es bewusst wahrnehmen oder nicht, die Unordnung kann alle belasten.
Es gibt 21 Möglichkeiten, Ihre physischen und elektronischen Arbeitsräume zu organisieren.
Holen Sie es aus dem Boden
Gehen Sie mit Bücherregalen und Regalen vertikal. Oft haben wir keine Arbeitsfläche mehr. Durch die vertikale Lagerung wird der Raum effizienter genutzt und mehr auf Augenhöhe erzielt.
Erstellen Sie "Aktivitätscenter"
Legen Sie alles an, was Sie zum Abschließen einer Aktivität benötigen, insbesondere wenn Sie regelmäßig eine Aktivität ausführen. Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, nach dem zu suchen, was Sie brauchen. Verpackungs- und Versandzubehör und -werkzeuge sollten sich beispielsweise in einem Bereich befinden. Oder legen Sie ein Regal für Gegenstände an, die Sie auf Reisen mitnehmen, z. B. Ihre Reisetasche, Neoprenhüllen und tragbare Ladegeräte.
File It, Scannen, Zerreißen
Verwenden Sie Ihren Desktop nicht als Posteingang, da wichtige Dokumente (wie Schecks!) Verloren gehen können. Signierte Verträge und andere Artikel, die Sie in Papierform aufbewahren möchten, sollten umgehend abgelegt werden. Scannen Sie alles andere in digitale Form. Das Papier zerkleinern und entsorgen oder recyceln.
Ein Ordner für alles
Besitze einen Ordner für alle Papierdokumente. Pendaflex-Hängemappen und Manila-Innenmappen sind eine kostengünstige Lösung. Beschriften Sie beide. Pendaflex-Ordner sind Ihr Platzhalter im Aktenschrank und sollten immer dort gelassen werden. Der innere Manila-Ordner ist der Ordner, den Sie nach Bedarf herausziehen. Wenn Sie fertig sind, können Sie den Manila-Ordner problemlos in seinen Pendaflex umwandeln.
Wickeln Sie Computerkabel ein
Haben Sie Computerkabel und Stromkabel in einem Durcheinander? Du bist nicht der einzige. Glücklicherweise können spezielle Kabelbinder und Schnurabdeckungen die Dinge ordentlich halten. Beschriften Sie Ihre Kabel, damit Sie das richtige Kabel finden, wenn Sie die Verbindung trennen oder etwas verschieben müssen.
Verwenden Sie Corkboards, um "Top of Mind" -Elemente vor sich zu behalten
Wenn Sie sich für eine Aufgabe oder eine Art Erinnerung an eine Checkliste wenden müssen, befestigen Sie sie an einer Pinnwand in der Nähe Ihres Schreibtisches. Dies ist gut für jeden neuen Prozess, bis es zu einer tief verwurzelten Gewohnheit wird. Entpacken Sie den Artikel einfach, wenn Sie sich nicht mehr darauf beziehen müssen.
Bewahren Sie alle Handbücher an einem Ort auf
Müssen Sie sich immer in der Bedienungsanleitung Ihres Druckers orientieren? Oder finden Sie den kleinen Anleitungsflyer, der mit Ihrem Bluetooth-Headset geliefert wurde? Wenn Sie alle Handbücher in einer speziellen Schublade, einer Plastikkiste oder einem Ordner ablegen, müssen Sie nicht danach suchen.
Erstellen Sie geteilte Schubladen
Wenn Ihre Schubladen keine eingebauten Trennwände haben, kaufen Sie preiswerte Trennwände aus Metall oder Holz - oder besser noch Recycling-Kunststoff. Geräteladegeräte organisieren; Stifte; Büroklammern; Notizblöcke und Haftnotizen; Scheren und andere Gegenstände. Eine organisierte Schublade spart nicht nur Zeit, Sie werden sich auch weniger gestresst fühlen, wenn Sie nicht mehrmals am Tag in ein Wirrwarr durcheinander geraten müssen.
Verwenden Sie einen Etikettierer, um die Regale organisiert zu halten
Es sind nicht nur Dateien, für die Etiketten erforderlich sind. Regale und Schubladen können von der Kennzeichnung profitieren. Auf diese Weise weiß jeder im Büro den richtigen Ort für die Rücksendung.
Führen Sie eine Aufgabenliste
Geistige Unordnung ist ebenso ein Problem wie körperliche Unordnung. Einer der wichtigsten Punkte im Getting Things Done-System besteht darin, Gegenstände aus dem Kopf auf Papier (oder eine elektronische Liste) zu bringen. Auf diese Weise können Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Halten Sie Ihre To-Do-Liste kurz und übersichtlich.
Wöchentliche Wartung und Reinigung
Am Ende jeder Arbeitswoche legen Sie die Dinge wieder ein, die während der Woche verwendet wurden. Papierstapel zerkleinern oder abfeilen. Wenn Sie die Unordnung nicht zu lange ansammeln, ist es einfacher, organisiert zu bleiben.
Verwenden Sie einen zentralen Cloud-Speicherort für Firmendokumente
Eine fantastische Möglichkeit, Zeit zu sparen und zu vermeiden, dass jeder sein eigenes "virtuelles Archivierungssystem" einrichten muss, ist die Verwendung eines zentralen Cloud-Speicherorts für Unternehmensdokumente. Mit Optionen wie Google Drive oder OneDrive können Sie zentrale Ordner nach Themen oder Clients einrichten, um Dokumente gemeinsam zu nutzen.
Verwenden Sie die Projektmanagement- oder Task-Manager-Software
Ein Projektmanagementsystem hält die Mitarbeiter bei Projekten auf dem Laufenden. Noch wichtiger ist, dass keine To-Do-Listen und E-Mail-Anweisungen sowie Verwirrungen, die sich daraus ergeben, eliminiert werden.
Quittungen scannen und in der Cloud speichern
Dann können Sie Papierbelege verwerfen. Mit neueren mobilen Apps benötigen Sie nicht einmal einen Scanner - Sie machen einfach ein Foto. Mit erweiterten Apps können Sie Belege automatisch mit Ihren Buchhaltungsaufzeichnungen oder Kreditkartendatensätzen synchronisieren (manuelle Eingabe entfällt).
Verwenden Sie Browser-Lesezeichen für die Kurzübersicht
Suchen Sie immer nach Links zu wiederkehrenden Referenzseiten oder Anmeldebildschirmen? Oder nicht erinnern, wo man sie findet? Erstellen Sie Lesezeichen und ordnen Sie Lesezeichen in Ordnern, sodass Sie mit ein paar Klicks darauf zugreifen können.
Favoritenlisten für wiederkehrende Bestellungen speichern
Eine weitere Zeitersparnis ist das Speichern von Favoritenlisten bei Online-Händlern, die Sie regelmäßig verwenden. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal die gleichen Verbrauchsmaterialien nachschlagen, wenn Sie kaufen. Mit Sites wie Staples.com können Sie Favoritenlisten speichern. Das ist sehr praktisch.
Alte Dateien archivieren
Wenn Sie im letzten Jahr keine Computerdateien (insbesondere E-Mails!) Verwendet haben, archivieren Sie sie. Sie haben sie immer noch, aber Sie müssen sie nicht durchsuchen, um nach aktuellen Artikeln zu suchen. Sie können auch festlegen, dass eine Richtlinie so festgelegt wird, dass archivierte Dateien nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden.
Besitzen Sie geeignete Antiviren- und Anti-Malware-Software
Nur wenige Dinge können aufgrund von Computerviren und Malware-Angriffen zu mehr Unterbrechung und Verwirrung führen als verlorene Dateien oder Zeitverluste. 'Nuff sagte!
Verwenden Sie eine App zum Organisieren von Notizen
Hinweis Apps wie Evernote, Microsofts OneNote und SimpleNote können Sie beim Organisieren und Speichern von Webrecherchen und elektronischen Notizen unterstützen.
Wirklich "intelligente" Telefone sparen Zeit
Intelligente Smartphones sparen Zeit und können uns glücklicher machen. Wir können möglicherweise ohne Schuldgefühle aus dem Büro für ein Familienereignis flüchten, weil wir immer noch in Kontakt sind, falls etwas Kritisches auftaucht. Verfügen Sie über leistungsstarke Smartphones mit ausreichend internem Speicher, um die benötigten Apps auszuführen.
Automatische Synchronisierung für alle Geräte
Apropos Smartphones: Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter verwenden mehrere Geräte - vielleicht einen Desktop-Computer, ein Tablet und ein Smartphone pro Person - und das alles am selben Tag. Cloud-Dateispeicherung oder zumindest die Fähigkeit, Dateien automatisch zu synchronisieren, ist wichtig, um Zeit zu sparen und Verwirrung zu vermeiden, wenn die neueste Datei nicht vorhanden ist.
Aktualisieren Sie Computer für Speicher und Geschwindigkeit
Sie wissen vielleicht nicht einmal, wie viel Zeit vergeudet wird, wenn alles, was Sie tun, länger dauert oder schlimmer, regelmäßig einfriert oder abstürzt. Ausreichender Arbeitsspeicher und Prozessorgeschwindigkeit im letzten Jahr könnten der Aufgabe in diesem Jahr nicht gerecht werden. Also aufrüsten!
Das sind meine 21 Ideen zur Aufbewahrung und Organisation von Büros. Was sind Ihre besten Tipps, um Ihr Büro zu organisieren und die Unordnung und das Durcheinander zu bändigen?
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