Arbeitgeber können Arbeitnehmern die Möglichkeit bieten, bestimmte persönliche Kosten vor Steuern über flexible Ausgabenkonten (FSAs) zu bezahlen.
Die Verwendung dieser Konten bedeutet, dass die Beträge, die Arbeitnehmer zu den FSAs beitragen, nicht in die steuerpflichtige Entschädigung für Bundessteuerzwecke einbezogen werden.
1. Verschiedene Arten flexibler Ausgabenkonten
Eine FSA kann für bestimmte Zwecke eingerichtet werden:
$config[code] not found- Flexible Ausgabenkonten für Gesundheit: Diese Konten können von Mitarbeitern abgerufen werden, um medizinische Kosten zu decken, die nicht durch Versicherungen oder andere Krankenversicherungspläne (z. B. Krankenversicherungskonten) bezahlt werden. Soweit die medizinischen Kosten durch Auszahlungen von diesen flexiblen Ausgabenkonten bezahlt werden, kann der Arbeitnehmer keinen Einzelabzug für sie vornehmen.
- Flexible Pflegekonten für abhängige Pflege: Diese Konten können zur Bezahlung von Kinderbetreuungs- oder Langzeitpflegekosten verwendet werden. Der Einkommensausschluss für Beiträge zu diesen flexiblen Ausgabenkonten muss mit dem Pflegeguthaben abgestimmt werden. Die von der FSA erstatteten Ausgaben können nicht zur Kreditzählung herangezogen werden.
2. Dollarlimits treffen zu
Flexible Ausgabenkonten können als Gehaltsreduzierungsvereinbarungen eingerichtet werden, die vollständig aus Arbeitnehmerbeiträgen aus ihren Gehältern finanziert werden. Das Steuergesetz begrenzt, wie viel jährlich die Mitarbeiter zu ihren flexiblen Ausgabenkonten beitragen können.
Die Beiträge der Health FSA für 2015 und 2016 sind auf 2.550 USD begrenzt. Die Dollargrenze kann erhöht werden, wenn die Inflation ausreichend ist. Die Pläne können eine begrenzte Übertragbarkeit annehmen, sodass bis zu 500 US-Dollar, die im laufenden Jahr nicht verwendet werden, auf das nächste Jahr übertragen werden können. Die Übertragung wirkt sich nicht auf den Jahresbeitrag aus. Angenommen, ein Mitarbeiter hat bis zum 31. Dezember 2015 ungenutzte Beiträge in Höhe von 600 US-Dollar für das Jahr 2015. Wenn der Plan dies zulässt, kann er 500 US-Dollar bis 2016 tragen; Sie kann außerdem für das Jahr 2016 2.550 US-Dollar zu ihrer FSA beitragen (die Gesamtkosten, die zur Deckung der Kosten für medizinische Kosten zur Verfügung stehen, betragen 3.050 US-Dollar).
Die FSA-Beiträge für abhängige Pflege sind auf 5.000 USD jährlich begrenzt. Das Dollarlimit unterliegt nicht der Inflation. Nicht übertragene Beträge sind nicht zulässig.
3. Einschränkungen bei Änderungen zum Jahreswechsel
In der Regel müssen sich die Mitarbeiter bis Jahresbeginn zu ihren Gehaltsminderungsbeiträgen verpflichten. Bei bestimmten Veranstaltungen können Mitarbeiter jedoch Beiträge ändern. Beispiele für solche Ereignisse sind:
- Eheschließung, Scheidung oder rechtliche Trennung oder Tod eines Ehepartners
- Geburt, Adoption oder Tod eines Kindes
- Beschäftigungsstatus des Arbeitnehmers, des Ehepartners oder des unterhaltsberechtigten Arbeitnehmers (z. B. Beginn oder Beendigung der Arbeit, Streik oder Aussperrung oder Rückkehr aus unbezahltem Urlaub)
- Eine Änderung des Wohnorts für den Arbeitnehmer, den Ehepartner oder die Unterhaltsberechtigten
- Anspruch auf Medicare oder Medicaid
- Ein Urteil oder Dekret einholen, in dem jemand befohlen wird, medizinische Unterstützung für Kinder bereitzustellen
Es ist Aufgabe des Plans, einem Mitarbeiter zu erlauben, die Beiträge zu ändern. Der Plan sollte auslösende Ereignisse angeben. Die Beitragsänderung eines Arbeitnehmers muss im Einklang mit der Veranstaltung stehen, z. B. die Senkung der Beiträge beim Tod eines Ehepartners.
4. Lohnsteuer
Die Beiträge der Arbeitnehmer zu flexiblen Ausgabenkonten reduzieren nicht nur ihre lohnsteuerpflichtigen Löhne; Sie reduzieren auch die Löhne für die Besteuerung der Arbeit. So sparen Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Steuern von FICA und FUTA. Die Behandlung der staatlichen Einkommensteuer kann jedoch von der Bundesvorschrift abweichen. In New Jersey sind beispielsweise die Arbeitnehmerbeiträge immer noch Bestandteil der steuerpflichtigen Entschädigung, die der staatlichen Einkommenssteuer unterliegt.
Zu Berichtszwecken erscheinen die Beiträge der FSA weder auf der W-2 der Arbeitnehmer noch auf der vierteljährlichen Steuererklärung des Arbeitgebers (Formular 941). Sie sind jedoch auf Formular 940 für die Steuern der FUTA aufgeführt. Die Beiträge unterliegen nicht der FUTA-Steuer.
5. Kosten für Arbeitgeber
Flexible Ausgabenkonten werden durch Arbeitnehmerbeiträge finanziert. Arbeitgeber leisten keine Beiträge zu den Konten der Arbeitnehmer.
Die einzigen Kosten für die Arbeitgeber sind Verwaltungskosten. Abhängig von der Anzahl der Beschäftigten mit FSAs kann ein Arbeitgeber den Plan intern mit wenig oder keinen zusätzlichen Verwaltungskosten überwachen. Sobald die Anzahl der Mitarbeiter ansteigt (in manchen Fällen sind mehr als 10 Mitarbeiter angestellt), kann es erforderlich sein, einen externen Administrator zu verwenden, was Kosten verursacht. Der Grund: Überlegen Sie, wie mit Erstattungen umzugehen ist: Prüfung der von Mitarbeitern eingereichten Ansprüche und Auszahlung von Geldern für zulässige Kosten.
Fazit
Flexible Ausgabenkonten sind eine attraktive Nebenleistung für die Mitarbeiter. Kleinunternehmer sollten erwägen, sie jetzt für 2016 und darüber hinaus umzusetzen, damit sich die Mitarbeiter für das kommende Jahr für ihre Beiträge einsetzen können, wenn sie teilnehmen möchten. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und ggf. einem Leistungsexperten.
Bill Foto über Shutterstock
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