Geschäftstätigkeiten werden zunehmend über Online-Meetings abgewickelt.
Die Ausrüstung ist gleichzeitig einfacher zu bedienen, mit nahtlosen Integrationen und ausgefeilteren und leistungsfähigeren Funktionen. Sogar Menschen, die unterwegs sind, können an einem Rastplatz vorbeikommen oder einen ruhigen Ort finden und an einer Online-Konferenz von ihrem Smartphone aus teilnehmen.
Business Web Conferencing-Lösungen sind kostengünstig und reichen oft von 20 USD pro Monat bis zu 40 USD pro Monat für ein reichhaltiges Servicepaket. Laut einer von Getvoip.com, einem Berater für Webkommunikation, bereitgestellten Tabelle bieten die meisten VoIP-Telefonanbieter für Unternehmen sogar Webkonferenzlösungen als Zusatzleistung für eine monatliche Gebühr an, die zwischen 5 USD pro Monat und 15 USD pro Monat liegt.
$config[code] not foundWebkonferenzen können eine Offenbarung sein - oder für einige Organisationen eine große Zeitverschwendung, wenn sie nicht ordnungsgemäß implementiert werden. Die technologischen Wunder sind wertlos, wenn webbasierte Meetings unorganisiert, zu lang, zu kurz, mäanderförmig oder auf andere Weise ineffizient und ineffektiv sind. Mit anderen Worten, die Attribute eines guten Meetings, das gehalten wird, wenn sich alle im selben Konferenzraum befinden, müssen so gut wie möglich in einem Webkonferenzformat gepflegt werden.
Mary Polley-Berte von SyberWorks bot eine umfassende Liste von Webkonferenztipps. Hier einige Vorschläge, um Ihre Webkonferenzen zum Erfolg zu führen:
- Sei sehr vorsichtig bei der Produktion von PowerPoint-Folien. Sie müssen überzeugend und punktgenau sein.
- Haben Sie eine "go-to" Person wer steht im Mittelpunkt der Organisation des Treffens.
- Lassen Sie die Teilnehmer wissen Was wird während des Treffens angegangen.
- Probe und testen die Präsentation vor dem Treffen.
- Stellen Sie im Allgemeinen sicher dass jeder, der an der Durchführung der Webkonferenz beteiligt ist, mit der verwendeten Technologie vertraut ist.
Einige der folgenden Vorschläge von Polley-Berte - es gibt 23 weitere - sind sehr nützlich. Unter dem Strich ist die Webkonferenz-Technologie noch in den Anfängen, aber der Schlüssel zu ihrer weitgehenden und effektiven Nutzung basiert auf altmodischem gesunden Menschenverstand.
Esther Schindler von CIO ist auf dem gleichen Gebiet wie Polley-Berte. Ihr einzigartiger Dreh und ihre Einsicht machen ihre Gedanken jedoch zu einer weiteren lesenswerten Lektüre.
Schindler schlägt vor, dass das Senden von Informationen vor einer Telefonkonferenz wichtiger ist als das für ein Inhouse-Meeting. Grundregeln sind aufgrund der Art von Web-Telekonferenzen wichtig. Sie fügt hinzu, dass strikte Kontrolle ein Muss ist. Teilnehmer an Webkonferenzen unterliegen den Ablenkungen eines Home-Office oder Starbucks. Daher ist mentale Disziplin von großer Bedeutung.
Es ist auch wichtig, nicht dem Syndrom „außer Sichtweite“ zu verfallen. Bei hybriden Meetings, bei denen sich die meisten Menschen an einem Ort befinden, jedoch viele Personen aus der Ferne teilnehmen, besteht die Tendenz, die Personen zu vergessen, die sich nicht im Raum befinden. Eine strukturierte Vorgehensweise im Verfahren ist ein wichtiger Schritt, um dies zu verhindern.
Die Humbolt State University befasst sich in einem ungepilzten Stück mit Web-Konferenzen aus der Woche vor, während und nach den Aussichtspunkten. Es gibt mehrere Vorschläge für jeden Zeitraum. Hier sind die Besten von jedem:
- Vor: Antizipieren Sie voraussichtliche Fragen der Teilnehmer und bereiten Sie Antworten vor. eine Agenda aufstellen und ein klares Verständnis für das Ziel der Konferenz schaffen.
- Während eines Trockenlaufs: Verwenden Sie die Computer, die während der Veranstaltung verwendet werden, um sicherzustellen, dass sie über die richtige Software verfügen und ordnungsgemäß funktionieren. binden Sie alle Referenten und Moderatoren in den Testlauf ein, damit jeder weiß, was zu tun ist.
- Der Tag der Sitzung: Verwenden Sie eine detaillierte Agenda. Beginnen Sie die Online-Sitzung 30 Minuten vor der Veranstaltung.
- Während der Sitzung: Die Einladung von Teilnehmern, sich im Chat vorzustellen, dient dem doppelten Zweck, sie mit der Technologie vertraut zu machen und sie zu binden. durch die Agenda gehen und einen Soundcheck machen.
- Nach der Sitzung: Überprüfen Sie jede Aufzeichnung, um alle Aspekte der Durchführung einer Webkonferenz zu verbessern. Einen Link zur Aufnahme posten, von dem Teilnehmer und andere profitieren können.
Dr. Tony Karrer von eLearning Technologies bot auch eine Liste mit Schritten an, die die Chancen für eine erfolgreiche Webkonferenz erhöhen werden. Der Artikel ist nicht neu, aber er hat Ratschläge, die immer noch sehr relevant sind. Einige wichtige Erkenntnisse von Karrer:
- Planen Sie keine Ad-hoc-Teilnahme von den Teilnehmern. Entwerfen Sie sie. Wenn Leute freiwillige Beiträge leisten, betrachten Sie dies als Bonus.
- Wenn es lang ist oder Mehrpunktsitzung, Entwurf in Pausen.
- Wenn die Webkonferenz Zeitzonen überspannen - besonders international - sehr sorgfältig.
- Leute ermutigen wer wird präsentieren zu verwandten Themen oder im selben Panel, um vor der Veranstaltung miteinander zu kommunizieren.
Webkonferenzen bieten enorme Vorteile. Gleichzeitig sind sie vorbereitungsintensiv. Viele der Dinge, die in einer Besprechung in einem Gebäude auf natürliche Weise vorkommen, wie spontane Gespräche während der Kaffeepausen und die Fähigkeit der Bürger, die verbalen Signale der Sprecher zu lesen, fehlen ganz oder weitgehend. Dies nachzuholen ist schwierig, aber nicht unmöglich.
VOIP-Konferenzfoto über Shutterstock
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