Als Führungskraft möchten Sie ein produktives Team. Daher ist es nur sinnvoll, die Aktualität zu verstärken und den Teammitgliedern zu helfen, schlechte Arbeitsgewohnheiten wie Verschleppung zu vermeiden.
Zaudern zerfrisst bei der Produktivität der Person, die zaudert. Mehr als das, es fügt dem Zauderer sowie dem Rest des Teams Stress hinzu, der sich bemühen muss, die Lücke für verpasste Termine einzuhalten.
$config[code] not foundEs führt auch zu negativen Emotionen, die die Teamarbeit untergraben. Der Zauderer trägt eine Last der Schuld mit sich, weil er nicht rechtzeitig ist, und andere im Team empfinden Ressentiments, weil sie jemanden, der den Ball abgeworfen hat, wiedergutmachen müssen.
Ganz zu schweigen davon, dass dies die Geschäftsergebnisse Ihres Unternehmens beeinträchtigen kann. Verschleppung kann zu unglücklichen Kunden, Strafen für Verspätungen und zukünftigen Umsätzen führen.
Software bietet eine einfache Lösung, die Ihrem Team dabei hilft, die Gewohnheit des Zauderns zu durchbrechen. Es gibt 5 einfache Möglichkeiten, Software zu verwenden, um sich von der Verschleppung zu lösen und Sie und Ihr Team produktiver zu machen.
Verwenden Sie Kalender zu ihrem größten Potenzial
Digitale Kalender sind ideal, um den Zyklus der Verschleppung zu durchbrechen - wenn Sie sie richtig einsetzen. Ermutigen Sie Ihr Team, diese Kalendertechniken auszuprobieren (und verwenden Sie sie selbst, um mit gutem Beispiel voranzugehen):
- Blockieren Sie einen festgelegten Zeitraum, um ein wichtiges Projekt oder eine wichtige Aufgabe in Ihrem Kalender auszuführen. Wenn in Ihrem Kalender ein oder zwei Stunden zur Verfügung stehen, sind Sie einen Schritt näher, als die Aufgabe einfach auf eine Aufgabenliste zu setzen.
- Wenn Sie die Kalenderbenachrichtigung eingerichtet haben, fügen Sie Links zu allen Dokumenten hinzu, die Sie für die Aufgabe benötigen, direkt in der Kalenderbenachrichtigung. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit mit der Suche nach Dokumenten, um loszulegen - oder abgelenkt zu werden.
- Verwenden Sie in Ihren Organisationen gemeinsame Kalender, um zu vermeiden, dass die Verfügbarkeit überprüft wird. Mit freigegebenen Kalendern können Sie sehen, wer frei ist. Lernen Sie auch die Funktionen Ihres Kalenderprogramms kennen, um kleine Hacks zu finden, die die Planung vereinfachen. In Outlook-Kalendern gibt es beispielsweise den sogenannten Planungsassistenten, mit dem die Einrichtung von Meetings beschleunigt werden kann.
Spülen und wiederholen: Vorlagen, Vorlagen, Vorlagen
Nichts fördert den Aufschub, als auf einen leeren Bildschirm zu schauen und sich zu fragen, wo er für das nächste Projekt beginnen soll. Mit einer Vorlage können Sie Aufgaben wie das Verfassen eines Berichts, das Erstellen einer Präsentation oder das Erstellen einer Meeting-Agenda schneller erledigen.
Es gibt zwei Arten von Vorlagen. Eine davon sind generische Vorlagen, die Sie online oder sogar in der von Ihnen verwendeten Office-Suite finden können. In Office 365 gibt es beispielsweise viele kostenlose Vorlagen in verschiedenen Modulen wie Tabellenkalkulationen und Präsentationen.
Eine andere Art von Vorlagen sind solche, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Im Laufe der Zeit werden Sie Vorlagen für Verkaufspräsentationen, Berichte und mehr erstellen. Der Schlüssel ist sicherzustellen, dass jeder sie finden kann, wenn er gebraucht wird. Erstellen Sie eine zentrale Vorlagenbibliothek und fordern Sie alle Benutzer auf, diese Bibliothek zu verwenden. Mit freigegebenen Ordnern und Cloud-Dateispeicher ist dies sehr einfach einzurichten.
Tick Tock: Verwenden Sie Zeitverwaltungszeitgeber
Manchmal wird die Verschleppung unterstützt und gefördert, indem zu viel Zeit für unwichtige Aufgaben aufgewendet wird. Helfen Sie Ihrem Team zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit besser einteilen und für die dringendsten und wichtigsten Aufgaben einsetzen können.
Hier kann etwas so einfaches wie ein Timer helfen. Wenn jemand in Ihrem Team die Neigung hat, unwichtige E-Mails zu lange zu lesen oder Besprechungen überlaufen zu lassen, kann ein Zeitgeber helfen, Minuten zu sparen, die sich im Verlauf einer Woche in Stunden summieren.
Ich habe festgestellt, dass Zeitbewusstsein erstaunliche Auswirkungen hat. Bis ich mit dem Tracking anfing, wusste ich nicht, wie viel Zeit ich mit unwichtigen Aufgaben verbrachte.
Windows 10 verfügt über eine kostenlose Timer-App. Sie können Timer-Apps auch im Internet finden oder einfach Timer und Wecker Ihres Smartphones verwenden.
Sofortige Änderungen: Zusammenarbeit über freigegebene Dokumente
Angenommen, Sie haben eine Pressemitteilung, die einige Ihrer Teams prüfen sollen, bevor sie über das Internet gesendet werden. Der Versuch, alle zu erreichen, die Eingaben zur Überprüfung und Beantwortung benötigen, kann Zeit in Anspruch nehmen - insbesondere für die Aufschiebenden in Ihrem Team.
Hier hilft die Cloud in Form von gemeinsam genutzten Cloud-Dokumenten.
Wussten Sie, dass Sie in Word zusammenarbeiten können, indem Sie eine Funktion verwenden, mit der Sie in Echtzeit gemeinsam verfassen können? Sie können die Änderungen Zeichen für Zeichen verfolgen, wenn ein anderer Benutzer an dem Dokument arbeitet. Auf diese Weise können Sie alle zu einem Anruf zusammenbringen und alle Eingaben schnell in Echtzeit einholen. So vermeiden Sie die Tendenz einiger, sich zu zögern.
Microsoft Office 365 bietet außerdem HD-Video- und Audioplattform-Teams mit mehreren Teilnehmern, mit denen Ihre Gruppe Zahlen, Kampagnen und Projekte von verschiedenen Standorten aus diskutieren kann. Wenn Sie einen Kunden haben, der Ideen für die letzte Kampagne zusammenstellen möchte, werden alle auf derselben Online-Seite angezeigt.
Der Planer wurde speziell für Office 365 entwickelt. Er funktioniert auf allen Ihren Geräten. Sie können Dateien und Aufgaben hinzufügen und sogar mit dem Team sprechen, egal wo sie sich befinden. E-Mail-Benachrichtigungen machen es einfach, Teammitglieder mitzuteilen, wenn sie eine neue Aufgabe erhalten haben. Der Planer bindet alle ein und hält sie über alle Entwicklungen auf dem Laufenden.
Office 365 Video ist eine weitere Option, um Verschleppung zu vermeiden. Durch das Hochladen und Freigeben von Videoinhalten über Ihr Unternehmen werden schriftliche Notizen und Anweisungen sichtbar.
Verwenden Sie einen virtuellen Assistenten wie Cortana
Hier ist noch ein weiterer Hemmungsversuch: Verwenden Sie einen virtuellen Assistenten, um sich Notizen zu machen und für Ihr nächstes Projekt zu recherchieren. Mit Cortana können Sie beispielsweise ein paar Notizen für diesen großen Bericht verbal diktieren und in OneNote speichern. Manchmal ist es viel einfacher, wenn Sie mit kleinen Schritten beginnen, z. B. indem Sie ein paar Notizen diktieren, die in einem Bericht enthalten sein sollen.
Sie können Cortana auch verwenden, um Web-Recherchen für ein Projekt durchzuführen. Es fühlt sich weniger nach mühsamer Arbeit und eher nach einer einfachen Diskussion an, wenn Sie etwas wie Cortana verwenden, um die Dinge nachzuschlagen.
Wie diese Beispiele gezeigt haben, gibt es viele Möglichkeiten, Technologien einzusetzen, um loszulegen und Verschleppungen zu vermeiden. Also, worauf wartest Du? Beginnen Sie mit der Verwendung einiger dieser Tools!
Zum Zeitpunkt dieses Artikels nimmt Anita Campbell am Microsoft Small Business Ambassador-Programm teil.
Mann am Laptop Foto über Shutterstock
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