Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie bereits einen genauen Überblick über die Ressourcen Ihres Unternehmens, einschließlich Kapital, Mitarbeitern und Einrichtungen. Aber wie sieht es mit der Zeit der Mitarbeiter aus? Zeit ist schwer zu quantifizieren und zu verfolgen, und daher behandeln viele Kleinunternehmer die Zeit fälschlicherweise als eine unbegrenzte Ressource. Dies könnte jedoch nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.
Eine kürzlich von McKinsey durchgeführte Studie ergab, dass nur 9% der Führungskräfte mit der aktuellen Arbeitszeit der Mitarbeiter „sehr zufrieden“ waren. Darüber hinaus gab fast die Hälfte der Führungskräfte an, dass ihre derzeitige Zeitzuteilung nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmt. Ein durchschnittlicher Büroangestellter kann Ihnen sagen, dass viel zu viel Unternehmenszeit für triviale Aufgaben aufgewendet wird, z. B. für die Beantwortung von E-Mails und die Teilnahme an nicht wesentlichen Besprechungen.
$config[code] not foundEin effektives Zeitmanagement ist für die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Wie können Unternehmen also das Zeitmanagement verbessern? Es ist nicht so einfach, die Mitarbeiter nur dazu anzuhalten, ihre Zeit effektiver zu nutzen. Stattdessen muss das Führungsteam eine Unternehmenskultur aufbauen, die ein effektives Zeitmanagement im gesamten Unternehmen aktiv unterstützt.
Eine Kultur, die ein effektives Zeitmanagement unterstützt
Datenschutz der Mitarbeiter
Multitasking ist ein wichtiges Schlagwort in der Geschäftswelt. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie mehrere Aufgaben gleichzeitig effektiv erledigen können. So füllen Manager ihre Arbeitszeiten mit verschiedenen Projekten, Besprechungen und Unternehmensaktivitäten.
Studien belegen jedoch zunehmend, dass Multitasking nicht effektiv ist. In der Tat haben Stanford-Forscher bewiesen, dass Multitasker über schlechte organisatorische Fähigkeiten verfügen, leicht abgelenkt werden und oft nicht fokussiert sind.
Wenn Multitasking nicht der Schlüssel zum effektiven Zeitmanagement ist, was ist dann
Die Antwort ist Fluss. Nach Definition des Autors und Psychologen Mihaly Csikszentmihalyi tritt Fluss auf, wenn Sie sich intensiv und mühelos auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Es wird oft als "in der Zone" bezeichnet, und die Mitarbeiter sind in diesem Zustand weitaus produktiver als zu irgendeinem anderen Zeitpunkt.
Um die Produktivität zu verbessern, sollten Arbeitgeber alles tun, um die Mitarbeiter im Flussmodus zu halten. Dies bedeutet die Förderung einer Unternehmensumgebung der Stille und der Privatsphäre. Manager sollten nach Möglichkeit vermeiden, ihre Mitarbeiter mit mehreren Aufgaben zu belasten oder mit unnötigen E-Mails und Telefonanrufen abzulenken.
Viele Mitarbeiter profitieren auch von privaten Büros, anstatt in lauten Kabinenbetrieben zu arbeiten.
Weniger effektive Meetings
Eine der größten Mühen für ein effektives Zeitmanagement ist das Firmentreffen. Die durchschnittliche Besprechung nimmt wertvolle Zeit in Anspruch und unterbricht den Mitarbeiter-Flow-Modus. Dabei werden nur sehr wenige sinnvolle Ergebnisse erzielt.
Laut einer Umfrage von Microsoft gehören ineffektive Meetings zu den Top-Zeitverschwendern in der durchschnittlichen Arbeitswoche. Darüber hinaus verbringen Mitarbeiter fast sechs Stunden pro Woche in Besprechungen, und 69% der Angestellten halten diese Besprechungen für unproduktiv.
Um die Unternehmenszeit besser verwalten zu können, sollten Führungskräfte nur Besprechungen planen, die unbedingt erforderlich sind. Besprechungen sollten einen bestimmten Zweck haben: Entscheidung treffen oder Probleme lösen. Es sollte eine detaillierte Agenda mit Themen geben, die besprochen werden sollen, in welcher Reihenfolge und wie viel Zeit ihnen zugeteilt wird.
Wenn ein Meeting nur dazu dient, Informationen zu vermitteln, können Sie stattdessen eine E-Mail versenden. Viele Besprechungen können auch optional gemacht werden. Wenn sich ein Mitarbeiter in diesem kritischen Flussmodus befindet, kann er die Unterbrechung abbrechen.
Zeiterfassung
Jede Führungskraft weiß, dass für die Weiterentwicklung eines Unternehmens klar definierte Ziele und Ziele für die Zukunft definiert werden müssen. Die Festlegung dieser Ziele reicht jedoch nicht aus. Allzu oft verspüren sich Führungskräfte und ihre Angestellten bei alltäglichen Aufgaben und finden nie die Zeit, um langfristige Ziele zu erreichen. Hier setzt eine integrierte, elektronische Zeiterfassung an.
Effektive elektronische Zeiterfassungssysteme sollten sowohl die Kosten als auch den Zeitaufwand für jeden einzelnen Mitarbeiter und jedes Projekt erfassen und diese Informationen dann in eine umfassende Sicht der betrieblichen Arbeitszeit integrieren. Auf diese Weise können Sie bestimmen, ob die aktuelle Zeitzuordnung Ihres Unternehmens mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmt. Wie bei jeder Ressource wird die korrekte Zeitzuteilung den Abfall reduzieren und das Unternehmenswachstum fördern.
Peter Druckers, der legendäre Unternehmensberater, sagte einmal:
Zeit ist die knappste Ressource. Wenn sie nicht verwaltet wird, kann nichts anderes verwaltet werden.
In der Geschäftswelt ist Zeit kostbar. Es ist im besten Interesse jedes Arbeitgebers, eine Unternehmenskultur zu fördern, die diese misst, verwaltet und wertschätzt.
Unproduktives Meeting-Foto über Shutterstock
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