Das Büropersonal spielt in jedem Unternehmen eine entscheidende Rolle. Die Mitarbeiter sind diejenigen, die die täglichen Aufgaben eines typischen Büros wahrnehmen und werden häufig gebeten, eine Vielzahl weiterer Funktionen für das Unternehmen auszuüben. Die Aufgaben und Erwartungen der Büroangestellten sind den Bewerbern jedoch nicht immer klar und sollten vor der Einstellung vom Unternehmen klar definiert werden.
Telefonanrufe
Die Mitarbeiter der Büroangestellten sind für das Beantworten, Durchleiten und Telefonieren zuständig. Sie müssen diese Anrufe auf professionelle Weise durchführen und in der Lage sein, Anrufe weiterzuleiten und Anrufer an die richtige Voicemail-Box weiterzuleiten, wenn die Person nicht dort ist oder gerade ein anderes Gespräch führt. Sie müssen außerdem mit den Rollen aller Mitarbeiter vertraut sein, damit Anrufe korrekt weitergeleitet werden können. Sie müssen auch wissen, welche Anrufe übertragen werden müssen, und welche Anrufe, z. B. Telemarketer, eine niedrigere Priorität haben.
$config[code] not foundBüroangestellte sind für eingehende und ausgehende Post zuständig. Eingehende E-Mails müssen sortiert und den beabsichtigten Empfängern zugestellt oder von den Büroangestellten geöffnet werden, um die Art der Sendung zu ermitteln, beispielsweise eine Kundenbeschwerde, und sie an den richtigen Ort zu senden. Ausgehende Post muss organisiert, adressiert und abgestempelt werden. Darüber hinaus wird sich das Büropersonal mit Versanddienstleistungen wie Federal Express für Paketzustellung und Abholung abstimmen.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtDokumentenkontrolle
Die Verantwortung für die Verwaltung interner Dokumente liegt auch weitgehend bei den Büroangestellten. Büroangestellte sind dafür verantwortlich, alle internen Dokumente zu tippen, zu kopieren, zu verteilen, zu archivieren oder zu vernichten. Sie führen ein Ablagesystem in alphabetischer Reihenfolge und verfolgen sensible Dokumente, die nach einer bestimmten Zeit vernichtet werden müssen. Darüber hinaus werden größere Fotokopiermengen an einen Mitarbeiter delegiert.
Veranstaltungskoordination
Von Büroangestellten wird häufig erwartet, dass sie Unternehmensereignisse koordinieren. Sie sorgen dafür, dass Lebensmittel zum richtigen Zeitpunkt geliefert werden und dass etwaige Handouts kopiert und verfügbar sind. Sie helfen auch bei der Gestaltung von PowerPoint-Präsentationen oder anderen Multimedia-Elementen, die möglicherweise präsentiert werden, und sorgen dafür, dass der Konferenzraum vor Beginn der Veranstaltung in der richtigen Reihenfolge ist.
Lieferauftrag und Portokasse
Büroangestellte sind häufig für die Bestellung von Büromaterial nach Bedarf und für die Verteilung von Bargeld an andere Mitglieder des Amtes zuständig, beispielsweise für Taxifahrten oder dringend benötigte Vorräte. Büroangestellte führen in der Regel einmal pro Woche einen Lieferauftrag und andere Bestellungen aus.
