Ein formelles Memo zu schreiben ist eine effektive Möglichkeit, innerhalb eines Unternehmens zu kommunizieren. Schreiben Sie das Memo mit einer autoritativen Stimme, die den Leser informieren und nicht einschüchtern soll. Ergänzende Informationen, die in der Notiz enthalten sind, werden als Anhang bezeichnet, und Beilagen werden normalerweise mit Briefen geliefert. Ein formelles Memo enthält bestimmte Abschnitte und enthält am Ende die Initialen des Autors und des Assistenten. Obwohl die meisten Memos nur eine Seite oder weniger umfassen, sollten Sie daran denken, einen zusammenfassenden Absatz am Ende des Memos anzufügen, wenn er länger als eine Seite ist.
$config[code] not foundErstellen Sie die Überschrift für die Notiz, die die Abschnitte "An", "Von" und "Betreff" enthält. Legen Sie fest, wer eine Kopie des Memos erhalten soll. Wenn Sie Anhänge hinzufügen, legen Sie fest, wer die Anhänge erhalten muss und wer nur eine Kopie des Memos benötigt, damit sie über die Informationen informiert werden und dass die Anhänge verteilt wurden (z. B. hat ein Manager den Anhang erstellt und wird nicht unbedingt eine Kopie benötigen). Geben Sie die Namen aller an, um das Memo im Abschnitt "An" der Überschrift abzurufen. Personen, die Sie kopieren möchten, werden in den "cc" -Teil des Memos am Ende des Memos aufgenommen. Es kann auch Personen geben, an die Sie sich privat über das Memo informieren möchten. Diese Empfänger werden "blindkopiert". Sie erhalten eine Kopie des Memos, die jedoch nicht öffentlich in den Abschnitten "An" oder "CC" aufgeführt ist.
Schreiben Sie den Hauptteil des Memos klar und prägnant. Verwenden Sie eine direkte und formale Sprache, vermeiden Sie jedoch, dass das Memo einschüchternd oder abwertend wirkt. Längere Memos sollten Absatzüberschriften enthalten, damit sie besser lesbar sind.
Beenden Sie die Notiz. Nach Abschluss des Memos sollten die Initialen des Autors und die Initialen des Assistenten nach einem Schrägstrich "XX / yy" erscheinen. Die Initialen des Autors werden groß geschrieben. Die Assistenten sind in Kleinschreibung. Darunter sollte sich das Wort "Attachments (x)" mit der Anzahl der in Klammern enthaltenen Attachments befinden, falls mehr als ein Leerzeichen vorhanden ist. Als Nächstes listen Sie die Personen auf, die Sie kopieren möchten, oder "cc". Es sollte in einem Listenformat vorliegen. Personen, die blind kopiert werden, sollten auf ihren Kopien von Hand eingeschrieben werden. Stellen Sie sicher, dass Sie das "bcc" angeben, damit sie wissen, dass sie anonym kopiert wurden. Der Autor des Memos sollte vor dem Verteilen des Memos im Abschnitt "Von" der Überschrift mit seinem Namen beginnen.
Spitze
Bewahren Sie eine oder zwei zusätzliche Kopien des Memos in einer Datei mit den Anhängen auf, falls eine andere Person zur Verteilerliste hinzugefügt werden muss.
Korrekturlesen Sie das Memo für Tippfehler, die die Rechtschreibprüfung vermisst (Formular / von).
Die meisten Textverarbeitungsprogramme enthalten eine Memo-Vorlage, wenn in Ihrem Unternehmen keine Vorlage festgelegt wurde.
Warnung
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Empfänger in den Abschnitt "An" der Notiz aufnehmen.
Memos sollten nur für die interne Kommunikation des Unternehmens verwendet werden. Die Kommunikation mit Lieferanten oder Kunden sollte in einem Briefformat erfolgen.
