Während viele Unternehmen und Schulen stärker auf elektronische Kommunikation angewiesen sind, bieten einige nach wie vor Versandräume an, in denen die ein- und ausgehenden Papiersendungen bearbeitet werden. Eine Poststelle ähnelt einer persönlichen Poststelle für das Geschäft oder die Schule. Diejenigen, die in der Poststelle arbeiten, tun vieles, was Postangestellte tun.
Externe Mail
Eine der Hauptfunktionen eines Versandraums besteht darin, alle externen E-Mails für das Unternehmen oder die Schule abzuwickeln. Die Poststelle liefert die gesamte Post für den Standort an die Poststelle und nimmt alle ausgehenden Post auf. Die Poststellenmitarbeiter sortieren dann die gesamte Post so, dass sie die vorgesehenen Empfänger erreichen kann. In einigen Orten liefern die Postbeamten die Post direkt an die einzelnen Abteilungen, während andere Personen von der Abteilung verlangen, dass sie die Post abholen.
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Viele Unternehmen setzen auf interne Post, um Korrespondenz und Papierkram hin und her zu schicken. Die Mitarbeiter legen die Dokumente in spezielle Umschläge zwischen den Büros und richten sie an die jeweilige Person und Abteilung. Mailroom-Mitarbeiter holen die Interoffice-Post entweder von den Abteilungen ab oder die Abteilungsmitarbeiter bringen die Interoffice-Post zur Verteilung in den Postraum. In einigen Unternehmen erledigen die Mitarbeiter des Versandraums die Zustellungen, während andere die Abteilungen dazu auffordern, ihre eigenen Briefsendungen im Versandraum zu überprüfen.
Porto
Der Versandraum ist insbesondere in größeren Schulen und Unternehmen dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle ausgehenden E-Mails über das entsprechende Porto verfügen. Insbesondere Schulen gelten oft als gemeinnützig und gelten manchmal für besondere Portokosten. Die Poststellenmitarbeiter prüfen alle ausgehenden E-Mails und geben sie entsprechend ihrem Zweck in Bezug auf das Geschäft mit dem entsprechenden Porto. Die Mitarbeiter wiegen außerdem Pakete und bestimmen die Versandkosten für den Versand. In einigen Fällen verwendet das Unternehmen möglicherweise eine eigene Frankiermaschine, wodurch das Unternehmen Geld sparen kann, indem es exaktes Porto für alles, von Briefen bis hin zu großen Paketen, bezahlt.
Andere Versender
Während der Versandraum hauptsächlich für die interne Post und alles, was durch das Postamt eingeht oder ausgeht, verantwortlich ist, befasst er sich normalerweise auch mit anderen Versendern. Alles, was an das Geschäft gesendet wird, wird oft zuerst durch den Versandraum geleitet. Das bedeutet, dass das Zustellpersonal seine Pakete häufig in den Versandraum bringt, anstatt herauszufinden, wo das Paket tatsächlich hingehört. Wenn jemand ein Paket erhält, das ihm nicht gehört, kann er es in die Poststelle bringen, um es an den richtigen Ort zu bringen.
Kundendienst
Neben dem Umgang mit Postangestellten und anderem Speditionspersonal interagieren die Postbeamten häufig mit anderen Arbeitnehmern innerhalb einer Schule oder eines Unternehmens sowie mit Schülern einer Schule. In Fällen, in denen der Posteingang die Post einfach in einzelne Postfächer sortiert, kommen Studenten und Mitarbeiter, um ihre Post abzuholen. Wenn ein Problem vorliegt, z. B. etwas, das nicht eingetroffen ist, oder ein Problem beim Zugriff auf E-Mails, ist es Sache des Mailroom-Angestellten, Fragen und Problemlösungen zu bearbeiten. Um in einem Versandraum arbeiten zu können, sind gute Kundendienstfähigkeiten erforderlich, damit alle zufrieden sind.
