Wenn man mit einem einzigen Wort beschreiben würde, wie sich kleine und mittlere Unternehmen im letzten Jahrzehnt verändert haben, wäre dieses Wort wahrscheinlich "Technologie".
In relativ kurzer Zeit hat die Technologie kleinere Unternehmen befähigt,
- Gehen Sie von hauptsächlich lokalen Unternehmen, um globale Märkte zu erschließen.
- Arbeiten Sie mit externen und verteilten Mitarbeitern zusammen, um den Bürokosten zu reduzieren.
- Erzielen Sie mehr Durchsatz durch Automatisierung.
- Kunden besser durch Technologie dienen.
- Stellen Sie das Spielfeld ein, wenn Sie mit größeren Einheiten konkurrieren möchten.
- Bauen Sie die Besitzer und Mitarbeiter von unseren Schreibtischen ab und integrieren Sie Arbeit und Leben besser.
Wie ist Ihr Geschäft mit dem heutigen Kleinunternehmen des 21. Jahrhunderts konfrontiert? Schauen Sie sich das heutige kleine Unternehmen und seine bewährten Methoden an, um zu sehen, wie Sie vergleichen. Heutige kleine Unternehmen befolgen diese fünf Best Practices:
Best Practice 1: Dateien in der Cloud freigeben
Ihre wichtigsten Dateien (Dokumente, Fotos oder Videos) müssen nicht mehr auf Ihrer Festplatte oder auf einem Server vor Ort gespeichert werden. Oder (Horror) in Papierakten.
Nehmen wir nur ein Szenario. Stellen Sie sich eine Kundenpräsentation vor. In der Vergangenheit hätten Sie die Präsentation herunterladen und mitnehmen müssen. Wenn Sie vergessen haben oder Änderungen in letzter Minute erforderlich waren, musste möglicherweise ein Assistent die Datei per E-Mail an Sie senden. In der Vergangenheit habe ich mehr Zeit damit verbracht, Präsentationen auf Reisen zu koordinieren, als ich mir erinnere.
Heute ist es so viel einfacher. Es ist nur eine Frage des Abrufs von Dateien aus der Cloud, unabhängig davon, ob Sie sich auf einer Konferenz oder in der Zentrale Ihres Kunden in einer weit entfernten Stadt befinden.
Das Teilen von Dateien in der Cloud ist auf Reisen jedoch mehr als bequem. Heutige kleine Unternehmen betreiben virtuelle Büros mit Cloud-Tools, um die Zusammenarbeit mit Partnern und Mitarbeitern im ganzen Land und auf der ganzen Welt zu ermöglichen.
Sie müssen sich keine Sorgen um einen Hardwarefehler machen, der zu einer Katastrophe führt, wenn Sie alle Dateien und Daten in der Cloud gespeichert haben. Dort gewesen, getan - und Stunden damit verbringen, verlorene Dateien wiederherzustellen, ist nie schön.
Es gibt eine Reihe von Tools, die heute helfen können. Mit Microsoft OneDrive können Sie beispielsweise Dateien synchronisieren und speichern, sodass Sie von jedem Browser oder mobilen Gerät aus darauf zugreifen können. Darüber hinaus können Sie Computer so einrichten, dass sie standardmäßig alles auf OneDrive speichern, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter niemals manuell in die Cloud übertragen müssen.
Das heißt, Sie können von überall aus teilen und zusammenarbeiten. Mit Office 365 können Sie virtuelle Netzwerke mit bis zu 300 Benutzern aufbauen, die Dateien über Webversionen von Outlook, Word, Excel und PowerPoint gemeinsam nutzen können.
Wenn Ihr Unternehmen schnell wachsen muss, können Sie kostengünstig über SharePoint in Microsoft Azure skalieren.
Best Practice 2: Verstärken Sie die Kraft der Teamarbeit durch Zusammenarbeit
Die Technologie hat es den Arbeitern auch ermöglicht, von überall aus zusammenzuarbeiten. Es ist ein wahrhaft virtuelles Büro entstanden, dessen Mitarbeiter sich nicht mehr in derselben Stadt oder sogar auf demselben Kontinent befinden müssen.
Es gibt viele technische Tools, mit denen Sie, Ihre Partner und Mitarbeiter beispielsweise Word, PowerPoint und OneNote gemeinsam verfassen können.
Mit Skype for Business können Sie durch Instant Messaging, Bildschirmfreigabe, Talk oder Video-Chat Eingaben abhalten und Meetings abhalten. Hier bei Small Business Trends setzt unser gesamtes Team auf Skype, um zusammenzuarbeiten. Zum Beispiel halten wir unsere Besprechungen mit dem Executive Team über Skype ab, während Besprechungsberichte in freigegebenen Cloud-Dokumenten angezeigt werden. Darüber hinaus nutzen wir Skype, um mit Freelancern und Partnern in Kontakt zu bleiben, denn fast jeder, dem wir begegnen, hat eine Skype-ID.
Haben Sie Dokumente mit einigen Informationen, die Sie weitergeben müssen, und einige Informationen, die Sie nicht weitergeben möchten? Microsoft GigJam bietet eine bahnbrechende Möglichkeit, die richtigen Informationen in Echtzeit mit den richtigen Personen zu teilen.
Best Practice 3: Sicherheit im Kern für den Betrieb
Im Zeitalter des Internets ist Datensicherheit für Ihre Büros genauso wichtig wie die physische Sicherheit.
Es gibt eine Vielzahl von Tools, um Ihre Geschäftsdaten in einer Welt von Malware, Phishing, Umleitungsprogrammen für Hostdateien und mehr zu schützen. Das wichtigste, was moderne Kleinunternehmen tun, ist, die Sicherheit so tief in den täglichen Betrieb zu integrieren, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sie nicht als besondere Veranstaltung behandeln. Rechensicherheit ist auf allen Ebenen und zu jeder Zeit einfach vorhanden.
Der Datenschutz ist in Enterprise Data Protection und Office 365 Mobile Device Management für alle Geräte integriert - auch für Situationen, in denen Sie Ihr eigenes Gerät mitbringen müssen.
Mit der Multi-Faktor-Authentifizierung können Sie überall sicher auf Inhalte zugreifen, wenn Sie sich nicht im Unternehmensnetzwerk befinden. Sicherheitsupdates für Office 365 werden monatlich bereitgestellt, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten schützen können.
Vergessen Sie nicht den kostenlosen Windows Defender-Antivirus-Schutz, der in Windows 10 integriert ist, und den Anmeldeschutz für die Gesichtserkennung bei jedem Benutzer.
Best Practice 4: Nutzen Sie die Kraft der KI
Technologie ist mehr als ein Werkzeug in die Geschäftswelt eingetreten. Technologie in Form künstlicher Intelligenz funktioniert heute fast wie ein menschlicher Arbeiter.
Die virtuelle Unterstützung kann über einen Desktop oder ein mobiles Gerät aktiviert werden und liefert wichtige Informationen in dem Bruchteil der Zeit, die erforderlich sein könnte, um die Forschung selbst durchzuführen oder einem Mitarbeiter zuzuweisen.
Cortana zum Beispiel kann Ihren Kalender verwalten und Ihnen Terminerinnerungen anzeigen, Pakete, Teams, Interessen und Flüge verfolgen. Cortana kann E-Mails und Texte senden, Listen erstellen und verwalten und jede App in Ihrem System öffnen.
Eine weitere Wiederholung dieser intelligenten Technologie - Bots - kann die einfachen Fragen der Kunden beantworten und Informationen liefern, die für einen besseren Kundenservice unerlässlich sind.
Über das Microsoft Bot Framework können Sie Ihre eigenen Bots erstellen, um mit Systembenutzern und Kunden über SMS, Skype, Ihre Website oder Office 365-Mail zu kommunizieren.
Best Practice 5: Unterwegs oder aus der Ferne arbeiten
Das Arbeiten aus der Ferne bringt viele Vorteile.
Es wird weniger Zeit für das Pendeln und weniger Stress verschwendet. Darüber hinaus sind Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, oft glücklicher, besser mit ihrem Job verbunden und produktiver, wenn sie die Wahl haben.
Technologie macht es einfach, in Verbindung zu bleiben.
Zum Beispiel arbeitet mein gesamtes Unternehmen virtuell. Jeder in Small Business Trends arbeitet von zu Hause aus. Ohne gemeinsam genutzte Dateien, Tools für die Zusammenarbeit und eine Vielzahl mobiler Geräte könnten wir nicht arbeiten.
Es gibt auch harte Geschäftsvorteile. Durch die Nutzung von Technologie für den virtuellen Betrieb konnte mein Unternehmen die Rentabilität maximieren und unser Wachstum finanzieren, da der Overhead gering ist.
Darüber hinaus machen unsere Mitarbeiter Arbeitsplätze für unser Leben passend - und nicht umgekehrt. Wir sind nicht an unsere Schreibtische gebunden. Wenn wir auf eine Datei zugreifen müssen, können wir sie auf unseren mobilen Geräten abrufen, wo immer wir gerade sind. Wir können frei reisen oder einfach Besorgungen machen, um Körper und Seele zusammen zu halten.
Hoffentlich habe ich Ihnen eine Vorliebe für moderne SMB gegeben, darunter fünf Best Practices. Es ist wichtig zu wissen, dass Microsoft Ihr Partner sein kann, um Ihr Unternehmen in das moderne KMU zu verwandeln und diese Best Practices vollständig umzusetzen. Aus diesem Grund freue ich mich sehr, ein Microsoft Small Business-Botschafter zu sein, denn ich habe die Kraft der Technologie genutzt, um mein Geschäft in der heutigen Welt auf kostengünstige und effiziente Weise zu führen. Und Microsoft hat dazu beigetragen.
Zum Zeitpunkt dieses Artikels nimmt Anita Campbell am Microsoft Small Business Ambassador-Programm teil.
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