Um ein kleines Unternehmen zu führen, muss man versuchen, sich in einer Landschaft zu behaupten, die wettbewerbsfähiger ist als je zuvor. Jeder Dollar zählt, was häufig dazu führt, dass auf hilfreiche Tools zur Kostensenkung verzichtet werden muss - wie bei einem Geschäftstelefonsystem. Obwohl sie in vielerlei Hinsicht nützlich sind, sind sie auch teuer und nicht immer für Teams geeignet, deren Mitglieder aus der Ferne arbeiten oder häufig reisen.
$config[code] not foundEs gibt eine recht einfache Alternative: Vergessen Sie ein Telefonsystem. Benutze einfach deine Handys! Jeder hat einen, sie sind großartig, wer braucht noch etwas. Recht? Dies ist sicherlich eine Option, aber eine, die mit Nachteilen verbunden ist, und dank der neuen Technologie besteht keine Notwendigkeit, sich zu lösen. Geben Sie das Cloud-Telefonsystem ein.
Im Rest dieses Artikels erklären wir:
- Was ist ein Cloud-basiertes Telefonsystem?
- Was fehlt Ihnen ohne ein Cloud-Telefonsystem?
- Wie Sie Ihr Telefonerlebnis mit einem Anrufbeantworter weiter verbessern können.
Was ist ein Cloud-basiertes Telefonsystem?
Ein Cloud-basiertes Telefonsystem (auch als virtuelles Telefonsystem bezeichnet) bietet Ihrem Smartphone im Wesentlichen die Funktionalität eines ausgereiften Geschäftstelefonsystems ohne erschreckenden Preis und unnötige Hardware. Sie sind flink (das Setup erfordert nicht viel mehr als das Herunterladen einer App), ist erschwinglich (keine Verträge, niedrige monatliche Preise) und sie gehen überall hin. Cloud-Telefonsysteme sind darauf ausgelegt, Ihr Unternehmen so poliert und professionell wie möglich erscheinen zu lassen. Zweifellos sind sie die Zukunft der Geschäftskommunikation.
Wie kann mein Unternehmen davon profitieren?
Die Verwendung Ihrer persönlichen Telefonnummer als Geschäftsnummer bringt eine Reihe von Nachteilen und Unannehmlichkeiten mit sich. Die erste davon ist: es ist nur unprofessionell. In den Augen der meisten Kunden hat ein etabliertes Unternehmen eine eigene Telefonnummer. Eine persönliche Telefonnummer anstelle von einer kann dazu führen, dass Sie kleiner aussehen, was möglicherweise kostspielig und leicht vermeidbar ist. Wenn Sie Ihr Cloud-Telefonsystem einrichten, wählen Sie entweder eine neue lokale oder gebührenfreie Telefonnummer oder einen Port in einer vorhandenen Nummer aus. Diese Nummer klingelt bei jedem gewünschten Telefon, sodass Sie und Ihr Team die Telefonanrufe besser steuern können.
Das Fehlen eines Geschäftstelefonsystems kann auch zu Problemen bei Ihren Kunden führen. Das Erreichen einer bestimmten Person oder Abteilung in Ihrem Unternehmen ist viel schwieriger, wenn jeder seine eigene Telefonnummer verwendet. Die Anzeige von zwölf Telefonnummern auf einmal ist nicht gerade optisch ansprechend, und Sie können darauf wetten, dass ein Konkurrent schnell angerufen wird nach einem frustrierenden Telefonerlebnis. Hier zeigt sich Ihr Cloud-Telefonsystem: Durch Anrufweiterleitungsfunktionen werden Ihre Anrufer über die gleiche Telefonnummer mit allen Mitgliedern Ihres Teams verbunden. Sobald sie anrufen, werden sie aufgefordert, 1 für diese Person, 2 für diese Abteilung und so weiter zu drücken, und der Anruf klingelt direkt am Telefon dieses Benutzers. Im Falle einer Abteilung oder Gruppe von Benutzern klingelt der Anruf gleichzeitig an allen Telefonen, sodass derjenige, der gerade verfügbar ist, schnell antworten kann.
Durch die Analyse, wie Ihr Unternehmen das Telefon nutzt, gibt es eine Fülle an umsetzbarem Wissen. Kommt ein Großteil Ihres Unternehmens aus einem bestimmten geografischen Gebiet? Sind Ihre Telefone an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten besetzt? Hat diese Werbekampagne zu einem Anstieg der Anrufe geführt? Der Zugriff auf diese Informationen ist jedoch viel schwieriger, wenn Ihre geschäftlichen Anrufe auf einer Handvoll verschiedener Mobiltelefone stattfinden. Bei einem Cloud-Telefonsystem, das mit Analysen ausgestattet ist, stehen alle Anrufinformationen in detaillierten Berichten zur Verfügung, sodass Sie stets auf dem neuesten Stand sind.
Ein Anrufbeantworter erfasst jeden Anruf.
Während ein Cloud-Telefonsystem die Kommunikationsstruktur Ihres Unternehmens absolut stärkt, werden einige Anrufe unweigerlich durch die Lücken geraten. Der gelegentliche Anruf in Abwesenheit mag nicht als ein katastrophaler Fehler erscheinen, aber dieser Anruf in Abwesenheit könnte nur Ihr neuer größter Kunde sein - nur ein weiterer Ausrutscher, der mit den richtigen Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen, völlig vermeidbar ist. Ein Anrufbeantworter mit 24/7-Verfügbarkeit sorgt dafür, dass Ihre Anrufe gedeckt bleiben und die Anrufe von Kunden ausgeglichen werden, die grundlegende Informationen (Geschäftszeiten, Rückgaberichtlinien, Preise usw.) suchen.
Die besten Anrufbeantworter können weit mehr als nur Nachrichten entgegennehmen: Sachkundig geschulte Mitarbeiter können Aufträge bearbeiten, Termine verwalten, als Helpdesk fungieren, Anrufe abrufen, Informationen sammeln und vieles mehr. Dies geschieht alles auf der Grundlage Ihres benutzerdefinierten Skripts, wodurch die Agenten genau wie ein Mitglied Ihres Teams klingen. Und noch etwas: Die besten Antwortdienste können in jedes beliebige Online-System integriert werden, z. B. in eine CRM- oder Case-Management-Software wie Salesforce oder Clio.
Sobald Sie Ihren Anrufbeantworter eingerichtet haben, können sie so oft Sie möchten Anrufe entgegennehmen. Nimmst du die Woche ab? Möchten Sie geschäftliche Anrufe nur während der Geschäftszeiten? Sie können sogar Anrufe zuerst an Ihr Telefon weiterleiten, dann an den Anrufbeantworter, wenn Sie nicht innerhalb einer bestimmten Zeit antworten. Sie kontrollieren Ihre Anrufe und werden immer von einer freundlichen, sachkundigen Person beantwortet.
Es ist wahr, kleine Unternehmen müssen mit weniger mehr erreichen, was einen Nachteil darstellen kann. Glücklicherweise befinden sich die ausgereiften Telefon-Tools, die früher für kleinere Unternehmen nicht zugänglich waren, in einer mobilen App, die flexibel und erschwinglich ist. Die flexiblen Funktionen eines Cloud-Telefonsystems, gepaart mit der zuverlässigen Unterstützung eines Anrufbeantworters, sind ein leistungsstarkes Duo, das sicherstellt, dass Sie keinen weiteren Telefonanruf vergeuden.
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