Jedes kleine Unternehmen, das Kreditkarten akzeptiert, kennt Rückbelastungen. Eine Rückbelastung liegt vor, wenn eine Kreditkartentransaktion storniert wird. Einige (aber nicht alle) häufigsten Gründe für Rückbelastungen sind:
- Der Kunde hat die Dienstleistung oder den gekauften Artikel nicht erhalten.
- Der gekaufte Dienst oder Artikel war nicht wie angekündigt.
- Dem Kunden wurde der falsche Betrag oder zweimal berechnet.
- Der Kunde hat die Belastung auf seiner Gutschrift nicht anerkannt.
- Betrug, entweder als Folge eines Identitätsdiebstahls, oder die Kreditkarte wurde mit der absichtlichen Absicht verwendet, um später eine Rückbelastung anzufordern.
Als Händler zahlt es sich aus, Ihre Sachen zu kennen und proaktiv zu sein. Je mehr Sie wissen und je härter Sie arbeiten, um Probleme zu antizipieren und zu vermeiden, desto mehr können Sie Rückbelastungen minimieren.
Die gute Nachricht ist, dass viele Rückbelastungen vermieden werden können. Einige der folgenden Tipps mögen naheliegend erscheinen, sind jedoch grundlegende Blockierungen und Maßnahmen, die Unternehmen manchmal nicht erfüllen.
Kommunizieren Sie klar und geben Sie Kontaktinformationen an
In manchen Fällen kann eine Rückbelastung durch Missverständnisse oder unklare Kommunikationen entstehen.
Annoncieren Sie so genau wie möglich und geben Sie klare Servicebedingungen an. Die Übermittlung unzureichender Informationen kann so viele Probleme verursachen wie ungenaue Informationen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie online oder per Versandhandel verkaufen und der Kunde nicht die Möglichkeit hat, den Artikel physisch zu inspizieren. Wenn Sie online verkaufen, geben Sie so viele Details wie möglich an.
Wenn ein Problem auftritt, versuchen Sie, das Problem direkt mit dem Kunden zu lösen, und wiederholen Sie ggf. Ihre Rückgaberichtlinien.
Stellen Sie sicher, dass Transaktionen aus Ihrem Unternehmen anhand der Kreditauszüge des Kunden leicht identifiziert werden können. Es ist eine gute Idee, auch Ihre Kundendienstnummer oder Website anzugeben. Wenn der Kunde die Gebühr nicht erkennt, kann er Sie direkt kontaktieren.
Geben Sie großartigen Kundendienst und reagieren Sie schnell
Ein guter Kundenservice macht es wahrscheinlicher, dass ein Kunde zuerst zu Ihnen kommt, wenn er mit einer Dienstleistung oder einem Einkauf unzufrieden ist. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, das Problem zu beheben, bevor eine Rückbelastung eingereicht wird.
Versenden Sie bei Online-Bestellungen, bevor Sie die Transaktion hinterlegen. Wenn ein Artikel nicht vorrätig ist oder Lieferverzögerungen vorliegen, benachrichtigen Sie den Kunden, um die Erwartungen zu erfüllen.
Haben Sie ein großzügiges Rückgaberecht und geben Sie es deutlich auf Ihren Verkaufsbelegen oder Ihrer Website an. Dann kommen Kunden zu Ihnen für eine mögliche Rückerstattung, anstatt den Rückbuchungsprozess zu durchlaufen.
Rückerstattungen oder Ersatzzahlungen sind natürlich zwei Möglichkeiten, um Probleme zu lösen, aber es hilft auch, kreativ zu sein. Ein großzügiger Rabatt für einen zukünftigen Einkauf kann den Kunden zufriedenstellen. Manchmal können Anweisungen oder Hilfestellungen zur Behebung eines Problems beim Installieren oder Bedienen eines Elements beantwortet werden. Aber Sie werden nicht die Gelegenheit haben, „gut zu machen“, wenn Sie nicht schnell und professionell reagieren.
Vermeiden Sie technische Fehler
Eine doppelte Belastung einer Transaktion ist im Zeitalter der Technologie ein alltäglicher Vorgang. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Transaktion nur einmal in Ihr POS-Terminal eingeben und nur einmal einzahlen. Stellen Sie sicher, dass Sie falsche Kaufbelege stornieren und die Transaktion nur einmal durchführen.
Wenn der Kunde anwesend ist, lassen Sie ihn wissen, dass Sie die Transaktion für ungültig erklärt haben, und reißen Sie die alte Quittung vor sich auf. Wenn Sie feststellen, dass ein Kunde doppelt oder falsch belastet wurde, korrigieren Sie ihn sofort und erstatten Sie das Konto des Kunden. Lagern Sie Verkaufsbelege und Gutschriften so schnell wie möglich beim Erwerber. Erstellen Sie alle Papierspuren, die erforderlich sind, um zu überprüfen, ob der Kunde die Transaktion autorisiert hat und den Kauf erhalten hat. Stellen Sie sicher, dass der Kunde die Quittung unterschrieben hat. Wenn Sie einen Artikel versenden, erhalten Sie eine Bestätigung der Lieferung. Zeichnen Sie Ihre Verkaufsentwürfe auf und ändern Sie sie in keiner Weise. Es ist keine große Hilfe für Sie, wenn Sie die Probleme verstehen, die zu Rückbelastungen führen können, und wie Sie sie vermeiden können, wenn Ihre Mitarbeiter dies nicht tun. Nehmen Sie sich die Zeit, nicht nur zu erklären, was Ihre Mitarbeiter tun sollen, sondern auch warum. Auf diese Weise befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, Probleme zu antizipieren und tägliche Entscheidungen zu treffen, um die Kunden zufrieden zu stellen. Denken Sie auch breit. Es ist nicht nur das Verkaufspersonal oder der Kundensupport, der es verstehen muss. Betrachten Sie solche Mitarbeiter als Ihren Webmaster, der möglicherweise doppelte Kreditkartengebühren verhindern kann, indem Sie auf einer Webseite eine Mitteilung machen, dass Sie während einer Online-Transaktion nicht auf die Zurück-Schaltfläche klicken, da dies zu einer doppelten Belastung führen kann. Berücksichtigen Sie auch Ihre Marketingmitarbeiter, die Missverständnisse vermeiden können, indem Sie Produktbeschreibungen und Servicebedingungen klar schreiben. Mit anderen Worten, betrachten Sie Ihre durchgängigen Marketing-, Vertriebs- und Kundensupportprozesse. Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die Sie am Verkaufspunkt tun können, um Betrug und die daraus resultierenden Rückbuchungen zu vermeiden. Einige schnelle Tipps sind: Weitere Informationen zur Verhinderung von Betrug an der Verkaufsstelle finden Sie hier: „Bekämpfung von Kreditkartenbetrug am Verkaufsort“. MasterCard hat einen sehr guten Chargeback-Leitfaden im praktischen PDF-Format erstellt, den Sie zusammen mit anderen hilfreichen Quellen finden können: MasterCard-Regeln für den Erfolg von. Es ist möglicherweise nicht möglich, jede Rückbelastung zu vermeiden, aber die Einhaltung dieser Best Practices und Richtlinien wird Ihnen auf jeden Fall helfen, diese zu minimieren. Kredit Foto über Shutterstock Hinterlassen Sie eine Papierspur
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